Графік змін в Excel: безкоштовний шаблон | Fresh QR

Графік змін в Excel: безкоштовний шаблон і чесне порівняння

Завантажте готовий графік змін на місяць, який сам рахує години, помічає короткий відпочинок між змінами й показує, де бракує людей. А ще – коли Excel для планування вже не вистачає.

Завантажити шаблон (.xlsx) Excel чи додаток

✓ Без реєстрації та e-mail · ✓ Без макросів · ✓ Excel 2010 і новіший

Оновлено 26.10.2026

Як скласти графік змін в Excel? Рядки – це працівники, стовпці – дні місяця, а в клітинки вписуєте код зміни, наприклад Р, Д або Н. Таблиця змін задає кожному коду час і години, функція COUNTIF рахує, скільки людей на зміні, а формула порівнює кінець однієї й початок наступної зміни, щоб ніхто не мав надто короткого відпочинку.

Як виглядає шаблон графіка змін

Перші два тижні з аркуша «Приклад»: невеликий ресторан з ранковою та денною зміною. Кольори, підсумки й червоні попередження Excel робить сам за формулами.

Працівник 1
Вт		 2
Ср		 3
Чт		 4
Пт		 5
Сб		 6
Нд		 7
Пн		 8
Вт		 9
Ср		 10
Чт		 11
Пт		 12
Сб		 13
Нд		 14
Пн		 Години Короткий відпочинок
Олена В Р Р Р Р Р В В Р Р Р Р Р В 75,0 -
Петро В В Д Д Д Д Д В В Д Р Д Д Д 75,0 1
Ірина Р В В Р Р Р Р Р В В Р Р Р Р 75,0 -
Марко Д Д В В Д Д Д Д Д В В Д Д Д 75,0 -
Єва Р Р Р В В Р Р Р Р Р В В Р Р 75,0 -
Тарас Д Д Д Д В В Д Д Д Д Д В В Д 75,0 -
Покриття Р 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 3 2 3 2 мін. 2
Покриття Д 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 1 2 2 3 мін. 2
Петро 10.09 працює денну, а вже вранці 11.09 – ранкову зміну: між ними лише 8 годин, тому клітинка червона. Того ж дня на денній зміні бракує однієї людини.

Що вміє шаблон

Коди змін з часом і кольорами

У налаштуваннях задаєте зміни (ранкова, денна, нічна, середня) і відсутності. У графік потім вносите лише код зі списку.

Перевірка відпочинку між змінами

Клітинка стає червоною, якщо між кінцем попередньої та початком наступної зміни менше годин, ніж ви задали. Межу встановлюєте самі.

Покриття кожної зміни

Під графіком видно, скільки людей на кожній зміні щодня. Якщо менше за мінімум, число стає червоним.

Години й норма для кожного

Праворуч рахуються заплановані години, норма за місяць, різниця, кількість змін і робота у вихідні.

Нічні зміни через північ

Зміна з 22:00 до 6:00 рахується правильно – і в годинах, і в перевірці відпочинку до наступного дня.

Увесь місяць на одному екрані

До 15 людей і 31 день в одній сітці, вихідні затемнені. Готово до друку на одній сторінці альбомно.

Завантажте шаблон безкоштовно

Один файл, без макросів і без e-mail для завантаження. Усередині: інструкція, налаштування змін, порожній графік на місяць і заповнений приклад ресторану.

Шаблон графіка змін в Excel (.xlsx)
hrafik-zmin-excel-shablon.xlsx
Excel .xlsx · 4 аркуші · без макросів · 43 kB
Завантажити шаблон (.xlsx)

Шаблон можна вільно використовувати й змінювати. Потрібен ще й облік відпрацьованого часу? Завантажте шаблон табеля обліку робочого часу в Excel.

Як спланувати місяць за 20 хвилин

  1. 1

    Вкажіть місяць і зміни

    На аркуші «Налаштування» введіть рік, місяць, норму й мінімальний відпочинок. У таблиці змін змініть час і мінімум людей для кожної зміни.

  2. 2

    Впишіть імена

    На аркуші «Графік змін» заповніть імена в стовпці A. У шаблоні є місце для 15 людей.

  3. 3

    Розплануйте зміни

    Вибирайте коди змін у клітинках днів. Повторюваний тиждень скопіюйте по сім клітинок і вставте далі.

  4. 4

    Виправте червоні клітинки

    Перевірте короткий відпочинок, покриття й години відносно норми. Потім роздрукуйте графік або збережіть у PDF і завчасно ознайомте з ним людей.

Скільки часу забирає графік в Excel

Перший графік складається швидко. Час іде на те, що далі: побажання, обміни, лікарняні, нова версія й знову розіслати. Розрахунок нижче – для ресторану з 10 людьми на змінах.

  • Зібрати побажання й відпустки (повідомлення, папір, дзвінки) 2–4 хв / особа
  • Скласти графік і перевірити покриття й години 3–5 хв / особа
  • Переробляти після обмінів, лікарняних і змін плану 3–6 хв / особа
  • Розіслати нову версію й відповідати «коли я виходжу?» 2–3 хв / особа
  • Разом за місяць – для 10 людей 2–3 години 10–18 хв / особа

Скільки вам коштує планування в Excel?

Планування в Excel коштує вам за рік

6 000 ₴

30 год на рік лише на графік змін

Спробувати Fresh QR 30 днів безкоштовно

Це оцінка, а не вимірювання. У Fresh QR працівники бачать графік у телефоні, надсилають побажання й обміни через додаток, а опублікований графік одразу стає планом для обліку часу. Планування змін – додатковий модуль до обліку; його актуальну ціну видно в додатку.

Найчастіші помилки в графіку змін в Excel

Графік в Excel виглядає готовим, навіть коли в ньому помилка. Ось ті, що трапляються найчастіше, і як з ними впоратися.

Помилка Що стається в Excel Як це вирішують шаблон / Fresh QR
Короткий відпочинок Денна зміна до 22:00, а наступного ранку ранкова з 6:00. У сітці цього не видно, доки хтось не поскаржиться. Шаблон зафарбує таку клітинку червоним. Fresh QR цього поки не перевіряє – тут шаблон на крок попереду.
Прогалина в покритті Хтось у відпустці, і на ранковій зміні раптом одна людина. Дізнаєтеся вранці. Шаблон рахує людей на кожній зміні. Fresh QR показує кількість прогалин за день згідно з вимогами до покриття.
Стара версія графіка Пів команди має в телефоні фото вчорашньої версії й приходить не на ту зміну. Шаблон цього не вирішить. У Fresh QR є один опублікований графік, і кожен бачить його в додатку.
Обмін змінами телефоном Колеги домовляються між собою, ви не знаєте, і графік не збігається з обліком. У Fresh QR працівник пропонує зміну колезі з тією ж посадою, той її бере – графік оновлюється сам.
Години не збігаються з нормою Хтось має на 20 годин більше, хтось менше. Видно це лише при нарахуванні зарплати. Шаблон порівнює заплановані години з нормою. У Fresh QR видно заплановані години кожного працівника за тиждень.
План і факт у двох таблицях Графік в одному файлі, облік в іншому. Понаднормові відносно плану хтось рахує вручну. У Fresh QR опублікований графік є планом для обліку, а деталі дня показують план поруч із реальними сканами.

Графік змін в Excel чи Fresh QR

Порівняння добре зробленого шаблону Excel і планування змін у Fresh QR, де графік бачить кожен працівник у безкоштовному додатку.

Excel (цей шаблон) Fresh QR
Де люди бачать графік Папір на стіні, PDF або фото в груповому чаті У додатку Fresh QR у телефоні – поточний і наступний тиждень
Зміни після публікації Нова версія файлу й знову розіслати Редагування створює чернетку; працівники побачать її після публікації
Побажання та обміни Повідомлення й дзвінки, ви переписуєте Побажання «хочу працювати / краще ні» та обмін змінами в додатку
Покриття COUNTIF у шаблоні Вимоги до покриття й кількість прогалин за день
Відпочинок між змінами Шаблон перевіряє Поки не перевіряє
Відпустки й лікарняні Вручну в клітинки Погоджені й очікувані відсутності видно в сітці
План і облік Дві окремі таблиці Опубліковані зміни – план для обліку часу й понаднормових
Вигляд Увесь місяць на одному аркуші Тижневий вигляд, планування на комп’ютері
Вартість 0 грн за програму, платите часом і енергією Додатковий модуль до обліку, ціна видна в додатку

Переваги й недоліки: чесно

Планування змін у Fresh QR – молодий модуль, і деякі речі Excel поки що робить краще. Ось обидві сторони.

Excel

  • Перевага: Безкоштовний, і весь місяць видно на одному екрані.
  • Перевага: Наш шаблон перевіряє відпочинок між змінами – Fresh QR поки цього не вміє.
  • Перевага: Повна свобода: власні коди, кольори й стовпці.
  • Недолік: Кожна зміна – нова версія, яку знову треба розіслати. Хтось завжди дивиться на стару.
  • Недолік: Побажання й обміни приходять телефоном, а ви їх переписуєте.
  • Недолік: Графік не пов’язаний з обліком – понаднормові відносно плану рахуєте вручну.
  • Недолік: Файл є на комп’ютері в однієї людини. Коли вона хворіє, ніхто його не оновить.

Fresh QR

  • Перевага: Кожен працівник бачить свої зміни в телефоні, ніхто не працює за старою версією.
  • Перевага: Побажання й обміни змінами – в додатку, графік оновлюється сам.
  • Перевага: Опублікований графік одразу є планом для обліку, понаднормових і перерв.
  • Перевага: Покриття, відпустки й очікувані заявки видно просто в сітці.
  • Недолік: Немає автоматичного планування – зміни ставите ви, скорочення – копіювання тижня.
  • Недолік: Не перевіряє відпочинок між змінами чи тижневі максимуми.
  • Недолік: Після публікації немає сповіщення; люди побачать графік, коли відкриють додаток.
  • Недолік: Планування – в тижневому вигляді на комп’ютері, і це платний модуль понад облік.

Коли спокійно залишайтеся з Excel

Якщо у вас невелика команда з фіксованими змінами, які майже не змінюються, і графік висить на стіні, Excel із цим шаблоном вистачить. Додаток окупається, коли ви переробляєте графік щотижня, люди міняються змінами між собою або потрібно, щоб план і облік збігалися без ручного порівняння.

Власний графік за допомогою AI: приклад промпту

Вахти, зміни по 12 годин чи розділені зміни? Скопіюйте промпт у ChatGPT, Claude або Copilot в Excel і змініть значення у квадратних дужках. Промпт просить AI вставити формули – коли ви зміните зміну, години й перевірки перерахуються самі.

Створи файл .xlsx для графіка змін працівників на місяць (Україна).

Параметри:
- Кількість працівників: [12]
- Зміни: [Р ранкова 6:00–14:00, Д денна 14:00–22:00, Н нічна 22:00–6:00], кожна з перервою 30 хвилин
- Мінімум людей: [Р 3, Д 3, Н 1]
- Відсутності: В (вихідний), ВІ (відпустка, 8 год), ТН (лікарняний, 0 год)
- Норма: [8] годин на день

Аркуші:
1. «Налаштування»: рік, місяць, норма, мінімальний відпочинок між змінами в годинах, таблиця змін (код, назва, початок, кінець, перерва, години, мінімум людей) і список святкових днів (врахуй, що під час воєнного стану святкові дні не є вихідними – залиш список для ручного заповнення). Створи іменовані діапазони.
2. «Графік»: рядки = працівники, стовпці = дні з 1 по 31. У клітинках випадаючий список кодів. Заголовок з датою та днем тижня, вихідні виділені.
3. Праворуч для кожного: заплановані години (SUMPRODUCT і COUNTIF за таблицею змін), норма, різниця, кількість змін, зміни у вихідні й кількість змін із коротким відпочинком.
4. Під графіком: покриття кожної зміни за кожен день, виділи дні нижче мінімуму.

Правила:
- Відпочинок = початок зміни в день d+1 мінус кінець зміни в день d; нічна зміна закінчується наступного дня. Якщо відпочинок коротший за мінімум, зафарбуй клітинку червоним.
- Години зміни = кінець − початок − перерва, зміна через північ має рахуватися правильно (MOD).
- Кольори клітинок за кодом зміни через умовне форматування.

Технічні вимоги:
- Скрізь формули, а не обчислені значення. Без макросів.
- Не використовуй XLOOKUP, FILTER і LET, щоб файл працював і в старіших версіях Excel.
- Допоміжні обчислення розмісти в прихованих стовпцях.
- Наприкінці додай аркуш «Інструкція» українською.

Перш ніж створювати файл, коротко опиши план у 5 пунктах і запитай, якщо щось незрозуміло.

Як отримати від AI робочий графік

Часті запитання про графік змін в Excel

Рядки – працівники, стовпці – дні місяця. На окремому аркуші задайте зміни з часом, а в клітинках вибирайте їхні коди через перевірку даних (випадаючий список). Години порахує SUMPRODUCT(COUNTIF(рядок;коди)*години), покриття – COUNTIF(стовпець;"Р"). У нашому шаблоні це вже готово.
Для кожного дня порахуйте різницю між початком сьогоднішньої та кінцем вчорашньої зміни: (1 + початок_сьогодні − кінець_вчора) × 24. Якщо вчорашня зміна переходила через північ, додайте до кінця один день. Результат, менший за ваш мінімум, виділіть умовним форматуванням. Шаблон робить це в прихованих стовпцях.
За ст. 59 КЗпП перерва між змінами має бути не меншою за подвійну тривалість роботи в попередній зміні. Під час воєнного стану роботодавець може змінювати режим роботи, тому в шаблоні мінімум задаєте самі. Графіки змінності за ст. 58 КЗпП, як правило, доводять до працівників не пізніше ніж за місяць.
Ми перевірили шаблон у Microsoft Excel. Він використовує поширені функції (COUNTIF, SUMPRODUCT, INDEX, MATCH), тож має відкритися й деінде, але умовне форматування й приховані стовпці можуть поводитися інакше. Перед використанням перевірте його на аркуші «Приклад».
Поки що ні. Планувальник Fresh QR показує покриття, відсутності й заплановані години, але відпочинок і тижневі максимуми не перевіряє. Якщо це для вас головне, шаблон Excel уже вміє це сьогодні. Більше про те, що вміє планувальник, – на сторінці планування змін у Fresh QR.
З Excel ви друкуєте його на стіну або зберігаєте в PDF і надсилаєте – і повторюєте після кожної зміни. У Fresh QR кожен працівник бачить свої зміни на поточний і наступний тиждень у додатку, а остання опублікована версія завжди там.
Так. Тижневий графік завантажується як PDF формату A4 альбомно або як Excel – див. інструкцію створення графіка змін. Excel можна й далі використовувати для друку чи архіву.

Дивіться також планування змін, пов’язане з обліком часу, шаблон табеля обліку робочого часу в Excel і облік часу для ресторанів.

Excel – на старт, додаток – для росту

Користуйтеся шаблоном, поки його вистачає. Коли почнете переробляти графік щотижня, спробуйте Fresh QR: графік у телефоні кожного працівника, обмін змінами в додатку й план, що одразу збігається з обліком.

Спробувати Fresh QR 30 днів безкоштовно Завантажити шаблон (.xlsx)

Шаблон і тексти на цій сторінці не є юридичною консультацією. Інформацію наведено станом на жовтень 2026. Microsoft Excel – торговельна марка Microsoft; Fresh QR не пов’язаний з Microsoft.