Інструкція з обліку робочого часу – веб і телефон | FreshQR

Інструкція з обліку робочого часу у FreshQR

Ця інструкція з обліку робочого часу у FreshQR охоплює вебзастосунок для керівництва та мобільний застосунок працівника. Оберіть свою роль і знайдіть дію, з якою потрібна допомога. Кожна інструкція починається з короткої відповіді, далі – покрокові дії зі знімками екрана.

Šimon Skotnický, засновник FreshQR Оновлено
Для кого інструкція

Як працює FreshQR

  1. Крок 1

    QR-код на робочому місці

    Ви друкуєте QR-коди для приходу та виходу й розміщуєте їх у філії або на об’єкті.

  2. Крок 2

    Працівник сканує телефоном

    Кожен працівник сканує код на власному телефоні в застосунку FreshQR. Обліковий запис і пароль не потрібні – достатньо першого сканування або коду компанії.

  3. Крок 3

    Ви бачите облік часу

    Час, філія та GPS-геолокація одразу з’являються у вебзастосунку. Звіти можна експортувати в Excel або PDF для бухгалтерії.

Почніть звідси

  1. Перші кроки після реєстраціїВстановлення, перше сканування та друк QR-коду.
  2. Як додати працівниківПерше сканування, код компанії або посилання на застосунок e-mailом.
  3. QR-коди для приходу та виходуДрук, власний стиль і перевипуск кодів.
  4. Місячний звіт працівника та PDF на підписВідпрацьовані години, відсутності та експорт.

Як почати за 15 хвилин

Шість кроків для нового адміністратора. Реєстрація, тестове сканування й друк кодів займуть приблизно чверть години. Решта – коли команда почне сканувати.

  1. Зареєструйте компанію

    Вкажіть назву компанії, e-mail і пароль – платіжна картка не потрібна. Одразу отримаєте філію з готовими QR-кодами, робочий розклад і типи відсутностей. Докладно: Реєстрація і 30-денний пробний період.

  2. Надрукуйте QR-коди

    У меню Відвідуваність (QR коди) завантажте обидва коди філії в один PDF і повісьте їх біля входу. Перед друком сканування можна перевірити прямо з екрана – це показує інструкція Перші кроки після реєстрації. Для монтажу чи виїзних робіт створіть проєкт із власним QR-кодом. Про друк і перевипуск кодів: QR-коди для приходу та виходу.

  3. Надішліть застосунок команді

    Працівники встановлюють застосунок FreshQR на власні телефони й сканують код приходу. Після першого сканування вони самі з’являються в меню Працівники – без облікового запису й пароля. Хто зараз не біля коду, підключиться кодом компанії. Більше в інструкції Як додати працівників.

  4. Перевірте Деталі сканування

    Після перших приходів відкрийте Деталі сканування. У кожному записі видно час, філію та відстань сканування від філії. Пропущений вихід додасте через меню рядка. Як це зробити: Деталі сканування – перегляд і редагування.

  5. Налаштуйте робочий розклад

    У Моя компанія › Робочі розклади змініть стандартний розклад: робочі дні, кількість годин, автоматичну перерву та округлення. За розкладом рахуються понаднормові й тривалість відсутностей. Інструкція: Робочі розклади, округлення та перерви.

  6. Наприкінці місяця вивантажте звіт

    У Табличні звіти › По працівниках вивантажте місячний звіт кожного працівника в PDF із полями для підпису або в Excel для бухгалтера – за одного працівника чи за всіх одразу. Див. Місячний звіт працівника та Експорт в Excel і PDF.

Філії чи проєкти?

FreshQR веде облік часу і на постійних робочих місцях (філіях), і на замовленнях (проєктах) – можна використовувати одне, інше або обидва одночасно. Від цього залежить, які QR-коди ви надрукуєте і що скануватимуть працівники.

Філії
ресторан, магазин, виробництво, офіс
Проєкти
будівельний об’єкт, сервіс, прибирання, монтаж
Як обрати: філії чи проєкти →

Часті завдання

Розділи – вебзастосунок

Почніть звідси

  1. Встановлення застосунку та підключення до компаніїПерше сканування QR-коду або код компанії.
  2. Прихід і вихід через QR-кодКод Прихід, код Вихід і що робити в разі помилки.
  3. Відпустка та відсутності в застосункуНадішліть запит і стежте за його статусом.
  4. Проблеми зі скануваннямКамера, геолокація, недійсний QR-код і скан поза філією.

Часті завдання

Розділи – мобільний застосунок

Для працівників

Вас сюди направив роботодавець? Встановіть на власний телефон застосунок FreshQR – для працівників він безкоштовний – і підключіться до компанії першим скануванням QR-коду приходу на робочому місці. Реєстрація, e-mail і пароль не потрібні. Увесь порядок дій описано в інструкції Встановлення застосунку та підключення до компанії.

Щоразу, коли приходите й ідете, натискаєте Сканувати QR і наводите камеру на код (прихід і вихід через QR-код). Якщо працюєте на монтажі, скануєте ще й код проєкту. Без інтернету сканування збережеться й надішлеться пізніше. Відпрацьований час видно на вкладці Головна, а підсумок за місяць – у Звіти, якщо роботодавець їх показує (огляд дня, звіти в застосунку).

Заяву на відпустку подаєте на вкладці Відсутність (запит на відпустку). Сповіщення про схвалення не надходить – статус показує колір значка. Забули відсканувати вихід? Скажіть керівникові, він виправить запис у вебзастосунку. Якщо не працює камера чи геолокація, допоможе інструкція Проблеми зі скануванням.

Поширені запитання

Чи потрібен кожному працівникові власний телефон?

Так. Кожен працівник сканує QR-код на своєму телефоні, і сканування прив’язується до його профілю. Для працівників застосунок безкоштовний у Google Play і App Store.

Чи потрібні працівникам обліковий запис і пароль?

Ні. Після встановлення достатньо відсканувати перший QR-код вашої компанії або ввести код компанії в налаштуваннях. Після цього працівник сам з’явиться у вашому списку працівників.

Що буде, якщо в працівника немає інтернету?

Сканування збережеться в телефоні та надішлеться автоматично, щойно з’явиться зв’язок. Ненадіслані сканування працівник бачить у застосунку в Черзі сканування, тож знає, що нічого не втрачено. А от запит на відпустку без інтернету не надіслати.

Як не допустити сканування з дому?

Під час кожного сканування зберігається GPS-геолокація та відстань від філії. Також можна увімкнути обов’язкове фото робочого місця та email-сповіщення про віддалені сканування.

Чи стежить застосунок за геолокацією працівника весь день?

Ні. Геолокація визначається лише в момент сканування, а не протягом зміни. Через відстань сканування ніколи не відхиляється – воно зберігається, а далеке сканування позначається у вебзастосунку. Що з ним робити, вирішуєте ви.

Що робити, якщо працівник забув відмітити вихід?

Якщо ви це ввімкнете в налаштуваннях мобільного застосунку, телефон нагадає працівникові про вихід через задану кількість годин. Також можна налаштувати правила, які автоматично закривають забуті виходи, а в перевірках ви побачите дні з пропущеним скануванням.

Як виправити пропущений або хибний запис?

У меню Деталі сканування відкрийте меню в кінці рядка й оберіть редагування. Цілий пропущений день додасте кнопкою + Створити. Кожна зміна потрапляє в Журнал змін, а працівник окремого сповіщення про неї не отримує.

Як передати облік часу бухгалтеру?

У табличних звітах ви експортуєте Excel або PDF одразу за всіх працівників. Ці файли бухгалтер може використати для нарахування зарплати.

Чи може бухгалтер мати власний доступ до звітів?

Так. У Моя компанія › Облікові записи користувачів створіть для нього обліковий запис із роллю Звіти: Лише перегляд – і звіти він вивантажуватиме сам. Автоматичного надсилання експорту електронною поштою у FreshQR немає.

Чи бачить керівник цеху лише своїх людей?

Так, якщо дати йому роль Менеджер філіалу, а для монтажних бригад – Менеджер проекту. Тоді він бачить і редагує лише записи своїх філій чи проєктів, а у звітах має менше вкладок. Обліковий запис, пов’язаний із працівником, бачить лише його самого та його підлеглих.

Чи можна вести облік на кількох філіях і виїзних об’єктах?

Так. Кожна філія має власні QR-коди для приходу та виходу, тож видно, хто де працював; за день працівник може побувати й на двох філіях. Для монтажу та об’єктів клієнтів є проєкти з одним QR-кодом, який і починає, і завершує роботу. Філії та проєкти можна поєднувати.

Чи бачить працівник свої відпрацьовані години?

Так, якщо ви це дозволите. У налаштуваннях мобільного застосунку ви визначаєте, чи бачить працівник звіти відвідуваності, понаднормові або зарплату.

Чи можна змінити налаштування лише для одного працівника?

Так. Більшість налаштувань мобільного застосунку можна змінити в картці працівника окремо від загальних налаштувань компанії – наприклад, обов’язкове фото чи показ зарплати.

Як працівник подає запит на відпустку?

У мобільному застосунку він обирає тип відсутності та дні й надсилає запит. Ви знайдете його в розділі Відсутності, де можна схвалити або відхилити запит; новий статус працівник побачить у своєму застосунку.

Чи отримає працівник сповіщення, коли я схвалю відпустку?

Push-сповіщення не надходить. Статус працівник бачить у застосунку на вкладці Відсутність за кольором значка: зелений – схвалено, червоний – відхилено. Email-сповіщення призначені для адміністраторів і керівників.

Чи можна спробувати FreshQR, нічого не друкуючи?

Так. Після реєстрації майстер проведе вас через перше сканування прямо з екрана комп’ютера. Друкувати коди потрібно, лише коли підключаєте команду. Тестове сканування створить у списку працівників і ваш профіль.

Що буде після завершення пробного періоду?

Якщо не придбати кредити, вебзастосунок обмежиться: Головна панель, Табличні звіти, Деталі сканування, Відсутності, Календар подій і Нотатки стануть сірими. Налаштування та Моя компанія працюють далі, тож кредити придбаєте без проблем. Працівники й далі сканують у мобільному застосунку, і їхні відмітки записуються. Завершення пробного періоду нічого не видаляє, і після купівлі кредитів усе знову відкриється.

Скільки це коштує?

Перші 30 днів діє пробний період. Далі оплата залежить від кількості активних працівників – подробиці на сторінці цін. Мобільний застосунок для працівників безкоштовний.

Словник термінів

Філія
Постійне місце роботи – заклад, магазин або офіс. Визначає, де працює працівник; облік часу рахується за її розкладом. Протягом дня працівник може працювати в кількох філіях.
Проєкт
Замовлення чи об’єкт із початком і завершенням. Визначає, над чим працює працівник; звіт покаже години окремо за кожним замовленням. Протягом дня їх може бути кілька, зокрема паралельно з філією.
Сканування
Одне сканування QR-коду – прихід, вихід або перерва.
Деталі сканування
Меню вебзастосунку з усіма приходами й виходами. Тут ви перевіряєте й виправляєте облік часу.
Код компанії
Код, яким працівник підключається до компанії без сканування, наприклад удома перед першим робочим днем. Філію та керівника йому потім призначаєте ви.
Черга сканування
Сканування в телефоні, які чекають на надсилання, поки немає інтернету.
Відсутність
Відпустка, лікарняний, візит до лікаря та інші відсутності на роботі.
Ліміт відсутностей
Спільний річний або місячний ліміт для одного чи кількох типів відсутностей, наприклад право на щорічну відпустку.
Розклад
Запланований робочий час, за яким рахуються понаднормові та перерви.
Округлення та прив’язки
Прив’язка зараховує сканування незадовго до початку або після завершення зміни як запланований час. Округлення коригує час сканувань, наприклад до 15 хвилин.
Обліковий запис користувача
Вхід до вебзастосунку для керівництва, керівників підрозділів чи бухгалтера. Роль визначає, що бачить обліковий запис. Працівникам, які лише сканують, він не потрібен.
Кредит
Одиниця оплати; 1 кредит покриває одного активного працівника на місяць.

Про цю інструкцію

Інструкцію пише Šimon Skotnický, засновник FreshQR. Кожну дію ми проходимо в застосунку на демонстраційній компанії ТОВ «Карпатські меблі» зі Львова, тож знімки екрана показують справжні екрани, а не ілюстрації. Усе, що інструкція каже про роботу застосунку, перевіряємо в самому застосунку.

Кожна сторінка відповідає стану застосунку на дату «Оновлено» під заголовком. Коли застосунок змінюється, ми оновлюємо відповідні сторінки й переносимо дату. Новини застосунку дивіться на сторінці Новинки. Функції з позначкою Beta ще можуть змінюватися.

Якщо щось в інструкції не збігається з тим, що ви бачите у своїй компанії, напишіть нам на info@freshqr.online або у WhatsApp.

Не знайшли відповіді? Напишіть нам – відповідаємо в робочі дні.Звернутися до підтримки