Одночасні відпустки працівників: ліміт відсутніх в один день

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Виробнича лінія, магазин чи кухня не залишаться без людей, бо зайву заявку застосунок просто не прийме.
• Працівник одразу бачить, що дата зайнята, і обирає іншу – без зайвих розмов із керівником.
• Керівник бачить конфлікт ще до рішення: значок у списку, червоне попередження й лічильник по днях.

#Кому це підходить

#Як FreshQR рахує одночасно відсутніх

• Для кожного дня заявки рахуються інші працівники, які вже мають затверджену відсутність будь-якого типу з того самого ліміту.
• Заявки зі статусом Введено не рахуються.
• Відсутності інших лімітів не рахуються: лікарняний не займає місце, призначене для щорічної відпустки, якщо він в іншому ліміті.
• Приклад: ліміт Щорічна відпустка має Макс одночасних працівників = 2. Тарас Савчук і Богдан Лисенко вже мають затверджену відпустку 17.11. Олег Кравчук на цей день заявку з телефону не надішле.

#Як підібрати число

Почніть від того, скільки людей мінімально потрібно на роботі, а не від того, скільки хочуть у відпустку. Якщо у столярному цеху 8 столярів, а для виконання замовлень потрібні щонайменше 6, задайте 2. Пам’ятайте, що обмеження спільне для всієї компанії: у компанії з кількома філіями це сумарна кількість відсутніх у всіх філіях разом.

Лікарняний і візити до лікаря зазвичай мають інший ліміт, ніж щорічна відпустка, тому місце у відпустці не займають. Якщо хочете, щоб рахувалися всі відсутності разом, призначте відповідні типи одному ліміту – але тоді вони ділитимуть і річну кількість днів.

#Покрокова інструкція

1. Задайте максимум для ліміту.

   У Відсутності › Типи відсутностей натисніть олівець у заголовку групи, наприклад Щорічна відпустка. У вікні Ліміт заповніть Макс одночасних працівників. Підказка під полем пояснює: Обмежте, скільки працівників можуть мати схвалені відсутності одночасно (напр., макс 3 особи у відпустці одночасно). Натисніть Зберегти. Ті самі налаштування ліміту описує інструкція про облік відпусток працівників.

2. Стежте за значками у списку.

   У списку Відсутності біля типу в рядках цього ліміту з’являється значок. Жовтий значок людей – обмеження ще не вичерпано. Червоний знак оклику – схвалення перевищить обмеження. Наведіть курсор на значок: спливне вікно покаже день найбільшої кількості відсутніх, їх число та імена.

   

3. Перевірте деталі заявки.

   У деталях заявки над кнопкою Зберегти буде червоне попередження Схвалення перевищить ліміт одночасних відсутностей! і рядок на кшталт «2 інших працівників мають схвалені відсутності на 17.11.2026 (ліміт: 2)» з іменами. Панель Хто ще відсутній отримає рядок Щорічна відпустка · ліміт 2 з кількістю відсутніх на кожен день; дні понад обмеження виділено червоним, наприклад 3 / 2.

   

4. Вирішіть.

   Вебзастосунок лише попереджає – заявку все одно можна затвердити або відхилити. Якщо відпустка справді потрібна, домовтеся з іншим працівником про інший термін, або затвердіть свідомо понад обмеження. Після затвердження такий запис матиме попередження Ліміт одночасних відсутностей перевищено!

#Як обмеження бачить працівник

• У мобільному застосункуКоли працівник натисне Завершити у новій заявці, а обмеження на якийсь день уже вичерпано, застосунок покаже повідомлення на кшталт На жаль, забагато колег (2) вже відсутні з "Щорічна відпустка" на 2026-10-27. Будь ласка, оберіть іншу дату. Заявку не буде збережено. Число в дужках – це встановлений максимум, а дата має формат рік-місяць-день. Обмеження діє і для типів з Автоматично схвалено. Як подати заявку, пояснює інструкція для працівника.

  

• У календарі колегЯкщо ви дозволили працівникам календар відсутностей колег, вони ще до заявки бачать, хто вже у відпустці.

#Особливі випадки та поради

Внесення за працівника

Форма + Створити у вебзастосунку обмеження не перевіряє і нічого не попереджає. Значок з’явиться в списку вже після збереження.

Старі відсутності понад обмеження

Якщо ви задали обмеження пізніше, вже затверджені відсутності залишаться як є. Біля них просто з’явиться червоне попередження.

Конфлікт не в першому тижні

Панель Хто ще відсутній відкривається на першому тижні заявки; якщо перевищення пізніше, перегорніть її кнопкою Наступний тиждень.

Колеги поза вашою командою

Якщо ваш обліковий запис бачить лише свою команду, колег з інших команд попередження лише рахує, без імен.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)