Експорт табеля в Excel і PDF: години працівників для бухгалтерії

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Бухгалтерові чи аутсорсинговій фірмі надсилаєте файл – доступ до FreshQR їм не потрібен.
• Один PDF для всієї компанії до архіву або окремий PDF для кожного працівника в одному ZIP.
• Фільтр філії, керівника чи посади діє і на експорт: склад отримає лише свій файл.
• Експорт бере ваші стовпці й шаблон звіту, тож формат файлу щомісяця однаковий.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте вкладку По працівниках і виберіть місяць.

   У Табличні звіти перейдіть на вкладку По працівниках і оберіть місяць. За потреби додайте фільтр, наприклад Філія Склад готової продукції. Над звітом є три іконки: PDF для всіх, Excel для всіх і база даних для вибору стовпців.

   

2. Вивантажте всіх у Excel.

   Іконка Excel на панелі – Експортувати всіх працівників до Excel – створить таблицю з днями кожного працівника за обраний місяць. Стовпці будуть ті, що ви обрали в Налаштувати звіт, див. власні стовпці та шаблони. Файл формується прямо в браузері, тож для великої компанії зачекайте кілька секунд.

3. Відкрийте масовий експорт у PDF.

   Іконка PDF на панелі відкриває вікно Масовий експорт місячних звітів працівників з попередженням Експорт може зайняти деякий час. Будь ласка, не закривайте вікно браузера до завершення експорту.

4. Налаштуйте формат і натисніть Експорт.

   У вікні оберіть:

   • Рік і Місяць.
   • Формат експорту: PDF – Всі працівники в одному файлі, або ZIP – Кожен працівник експортується в окремий PDF файл.
   • Сортувати за: Ім’я або Особистий ID.
   • Включити перерви: Фіксовані (лише автоматичні перерви) або Всі.
   • За потреби одне обмеження: Філія, Працівник, Прямий керівник або Посада. Коли оберете одне, інші поля стануть неактивні.

   Натисніть Експорт і зачекайте, доки файл завантажиться.

   

5. Вивантажте підсумки з табличних вкладок.

   На вкладках Роки, Місяці, Тижні, Дні і Перерви натисніть Експорт в Excel над таблицею. Файл міститиме таблицю так, як ви її бачите: з активними фільтрами й лише видимими стовпцями. Для бухгалтера, якому потрібні лише підсумкові години за місяць, це найшвидший шлях.

   

6. Вивантажте години за філіями.

   На вкладці Деталі за філіями кожна філія має кнопку Експорт, а кнопка Експортувати всі філії в Excel вивантажить усі філії одразу. Зверніть увагу на попередження над звітом: Цей звіт показує необроблені дані відвідуваності зі сканувань QR-кодів. Автоматичні перерви та округлення часу не застосовуються. Для оплати тому беріть дані з вкладки По працівниках. Більше про звіти філій – в інструкції про деталі за філіями.

   

#Інші експорти

• PDF або Excel однієї людиниІконки PDF та Excel біля імені працівника у По працівниках, або вкладка Місячний звіт у картці працівника. Подробиці – місячний звіт працівника і PDF на підпис.
• PDF перевірок, деталей проєкту та огляду філійВкладки Перевірки, Деталі проєкту і Огляд філій/проектів мають власну кнопку експорту в PDF. Див. перевірки і звіт проєктів.

#Особливі випадки та поради

У PDF менше стовпців, ніж у таблиці

PDF вміщує щонайбільше 10 стовпців даних. Оберіть у Налаштувати звіт десять найважливіших – Excel збереже всі.

Вікно експорту одного працівника

Іконка PDF біля імені відкриває те саме вікно масового експорту, лише з уже вибраним працівником. Перед наступним експортом для всіх перевірте, що поле Працівник знову порожнє.

У файлі немає відпустки

Експорти містять лише відсутності зі статусом Затверджено. Заявки, що чекають на рішення, у файл не потрапляють – спершу їх затвердьте.

Бракує частини місяця

Період, заблокований у режимі Приховати, зникає з усіх звітів і експортів. Див. заблоковані періоди.

Менеджер філії експортує

Файл міститиме лише працівників, яких цей обліковий запис бачить у звітах: його філії або його команду в органіграмі.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)