Облік відпусток працівників: річний ліміт і залишок днів

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Кадровику не потрібна окрема таблиця: залишок відпустки рахується автоматично із затверджених відсутностей.
• Різна кількість днів для різних людей – наприклад, додаткові дні або перенесені з минулого року – задається для конкретного працівника і року.
• Керівник бачить залишок прямо в заявці, перш ніж її затвердити.
• Працівник бачить свій залишок у мобільному застосунку й не питає про нього кадровика.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте ліміт у Типах відсутностей.

   Перейдіть у Відсутності › Типи відсутностей. Типи згруповано за лімітами, у заголовку групи видно річне значення. Натисніть олівець у заголовку групи, наприклад Щорічна відпустка, або кнопку + Додати нову групу для нового ліміту. Цю вкладку бачать лише Власник і Адміністратор.

   

2. Задайте річний ліміт.

   У вікні Ліміт заповніть Назва пулу (наприклад, «Щорічна відпустка»), Річний ліміт і Одиниця – днів або годин. У полі Типи відсутностей, призначені цьому пулу оберіть типи, які з ліміту віднімаються, – для відпустки це Відпустка і 1/2 Відпустки. Іконка пулу необов’язкова. Поле Макс одночасних працівників описує інструкція про ліміт одночасних відсутностей. Натисніть Зберегти.

   

3. Перевірте залишок у звіті.

   Відкрийте Табличні звіти › Статистика відсутностей і оберіть рік. Для кожного ліміту є окрема таблиця: Ім’я, Прогрес, Затверджено / Майбутні і Залишилось. Смуга прогресу зелена до 80 %, жовта від 80 % і червона, коли ліміт вичерпано. У стовпці Затверджено / Майбутні друге число – це частина, яка ще попереду.

   

4. Розгорніть рядок для розбивки за типами.

   Стрілка на початку рядка показує, з яких типів складається використаний ліміт, наприклад скільки днів – звичайна відпустка, а скільки – половини днів. Олівець біля назви ліміту відкриває його налаштування в Типи відсутностей.

   

5. Задайте індивідуальний ліміт.

   Якщо працівник має іншу кількість днів, натисніть олівець Змінити ліміт у його рядку. У вікні Керувати індивідуальними лімітами натисніть Додати річний ліміт, оберіть рік і введіть число (можна з кроком 0,5), а потім збережіть. Індивідуальний ліміт замінює ліміт компанії лише для цього року; інші роки працівник має значення компанії. Змінювати індивідуальні ліміти можуть усі, хто має право редагувати відсутності.

   

6. Або відкрийте картку працівника.

   Той самий огляд є у картці працівника: Працівники › працівник › вкладка Відсутності, розділ Огляд відсутностей. Звідси теж працює олівець Змінити ліміт.

   

7. Стежте за залишком під час затвердження.

   У деталях кожної заявки картка ліміту показує Використано, Заплановано, Цей запит і скільки залишилось із ліміту. Так ви бачите залишок ще до рішення – докладніше в інструкції про затвердження відпустки.

   

#Що рахується і що ні

• Рахуються лише затверджені відсутності. Заявка зі статусом Введено залишок не зменшує, поки ви її не затвердите.
• Рік – календарний, з 1 січня до 31 грудня. Відпустку, що переходить через Новий рік, розділено між двома роками.
• Майбутні затверджені дні теж віднімаються. Відпустка, затверджена на серпень, зменшує залишок уже зараз.
• День рахується за розкладом працівника. Відсутність ділиться на звичайну тривалість його робочого дня. Ліміт у годинах просто підсумовує години.
• Дні без запланованої роботи не рахуються – вихідні за розкладом, а в компаніях з планувальником змін також дні без опублікованої зміни.
• Діє індивідуальний ліміт, якщо він є, інакше – ліміт компанії.
• Ліміт не блокує. Якщо затвердження перевищить річний ліміт, FreshQR спершу запитає Затвердження цього запиту призведе до перевищення ліміту пулу відсутностей працівника. Ви впевнені, що хочете продовжити? і затвердить заявку після кнопки Затвердити все одно. Місячний ліміт, якщо ви його задали, теж лише попереджає під час затвердження.

#Приклад: як складається залишок

Ліміт компанії Щорічна відпустка – 24 дні на рік. Оксана Бондаренко вже була у відпустці 8 днів навесні, на грудень їй затвердили ще 3 дні. Тепер вона просить 5 днів у листопаді.

Поки заявку не затверджено, у звіті та в застосунку Оксани залишок 13 днів (24 − 8 − 3). Якщо Оксана має ще 5 днів, перенесених з минулого року, задайте їй на цей рік індивідуальний ліміт 29.

#Особливі випадки та поради

Перенесення невикористаної відпустки

Автоматично дні на наступний рік не переносяться. Задайте працівнику індивідуальний ліміт на новий рік, у який уже включено перенесені дні: наприклад, 24 + 5 = 29.

Залишок у звіті 0, а в заявці «понад ліміт»

Звіт Статистика відсутностей не показує від’ємних значень і зупиняється на нулі. Деталі заявки покажуть, на скільки ліміт перевищено (понад ліміт).

Дробові значення

Якщо працівник у день відпустки ще й працював, відсутність зараховується лише за ту частину дня, яку він не відпрацював. Тому у звіті може з’явитися, наприклад, 0,05 дня.

Видалення ліміту

Якщо ліміт видалити (кошик і Так, видалити), його типи перейдуть до групи Інші, а всі індивідуальні ліміти цього ліміту зникнуть разом із ним. Перш ніж видаляти, запишіть собі особливі значення.

Компанії з планувальником змін

Якщо робочі дні визначають опубліковані зміни, день відпустки без зміни залишок не зменшує – деталі заявки тоді покажуть У цьому діапазоні немає запланованих робочих днів.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)