Nárok na dovolenku: ročné limity absencií a zostatky zamestnancov

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Evidencia dovoleniek zamestnancov bez excelu – zostatok sa počíta sám zo schválených absencií.
• Rôzne nároky v jednej firme: 20 dní pre väčšinu, 25 pre tých, ktorým podľa Zákonníka práce (§ 103) patrí päť týždňov – napríklad od roku, v ktorom dovŕšia 33 rokov –, alebo viac pre toho, kto si prenáša dni z minulého roka.
• Pri schvaľovaní vidíte, koľko dní zamestnancovi ostáva, a nemusíte to dohľadávať.
• Zamestnanec si zostatok pozrie sám v aplikácii, takže sa vás nemusí pýtať.

#Pre koho je to vhodné

#Postup krok za krokom

1. Otvorte nastavenie limitu.

   V menu Absencie otvorte kartu Typy absencií. Typy sú zoskupené podľa limitov. Kliknite na ceruzku v hlavičke skupiny, napríklad pri Dovolenka (ročne: 20 dní). Nový limit založíte tlačidlom + Pridať novú skupinu. Kartu vidí iba Hlavný účet a Administrátor.

   

2. Zadajte ročný nárok a typy.

   V okne Limit vyplňte:

   • Názov limitu – napríklad Dovolenka. Tento názov vidí zamestnanec v aplikácii pri zostatku.
   • Ročný limit – napríklad 20. Prázdne pole alebo 0 znamená bez limitu.
   • Jednotka – dní alebo hodín. Na dovolenku dni, na lekára sa hodia aj hodiny.
   • Typy absencií priradené k tomuto limitu – napríklad Dovolenka a 1/2 dovolenka. Všetky vybrané typy čerpajú z jedného nároku.

   V tom istom okne je aj Max súčasných zamestnancov, ktoré vysvetľuje návod Limit súčasných absencií, a voliteľná Ikona limitu. Kliknite na Uložiť.

   

3. Pozrite, koľko komu zostáva.

   V menu Tabuľkové Reporty otvorte kartu Použitie absencií a vyberte rok. Pre každý limit uvidíte tabuľku so zamestnancami. Priebeh je pruh: zelený do 80 %, žltý od 80 % a červený, keď je nárok vyčerpaný. Schválené / Budúce ukazuje všetky schválené dni v roku a z nich tie, ktoré sú ešte pred zamestnancom. Zostáva je nárok mínus schválené dni.

   

4. Rozbaľte čerpanie podľa typu.

   Šípka v riadku zamestnanca ukáže, koľko čerpal z jednotlivých typov – napríklad 4 dni Dovolenka a 0,5 dňa 1/2 dovolenka – a súčet. Ceruzka pri názve limitu vás prenesie na kartu Typy absencií.

   

5. Zadajte individuálny nárok.

   Pri zamestnancovi s iným nárokom kliknite v reporte Použitie absencií na ceruzku Zmeniť limit v jeho riadku. Kliknite na Pridať ročný limit, vyberte rok, zadajte počet dní (dá sa aj pol dňa, napríklad 25,5) a uložte. Individuálny limit nahradí firemný iba v tom roku, ostatné roky ostanú podľa firmy. Upraviť individuálny limit môže každý, kto smie upravovať absencie.

   

6. Skontrolujte jedného zamestnanca.

   Rovnakú tabuľku pre jedného človeka nájdete v menu Zamestnanci: otvorte zamestnanca, kartu Absencie a sekciu Prehľad absencií. Aj tu je ceruzka na zmenu jeho limitu.

   

7. Zostatok uvidíte aj pri schvaľovaní.

   V detaile každej žiadosti je karta zostatku: Použité, Plánované, Táto žiadosť a koľko zostáva z nároku. Ak by žiadosť nárok prekročila, karta ukáže červeným, o koľko. Viac v návode Schválenie dovolenky.

   

#Ako sa zostatok počíta

• Počítajú sa iba schválené absencie. Žiadosť v stave Požiadaná nárok neznižuje.
• Obdobie je kalendárny rok, od 1. 1. do 31. 12. Dovolenka cez Silvestra sa rozdelí do dvoch rokov a v detaile žiadosti uvidíte dve karty zostatku.
• Deň absencie má hodnotu pracovného dňa zamestnanca podľa jeho rozvrhu. Dni, keď podľa rozvrhu nepracuje (víkend, sviatok, deň bez zmeny), sa neodpočítavajú. Pri limite v hodinách sa sčítajú hodiny.
• Platný nárok je individuálny limit na daný rok, ak ho zamestnanec má. Inak platí firemný ročný limit.
• Mesačný limit zadáte v okne limitu a zobrazí sa v hlavičke skupiny. Funguje ako upozornenie: ak by schválenie žiadosti limit v danom mesiaci prekročilo, FreshQR vás upozorní, schváliť však môžete. Zostatky, karta pri žiadosti aj report Použitie absencií počítajú s ročným limitom.

#Príklad: reštaurácia s rôznymi nárokmi

Reštaurácia Zelený Dvor má firemný limit Dovolenka 20 dní ročne. Na rok 2026 však:

• šéfkuchár Peter Novák má 25 dní, lebo mu podľa Zákonníka práce patrí päť týždňov – individuálny limit 25 na rok 2026;
• čašníčka Zuzana si prenáša 4 dni z roku 2025 – individuálny limit 24 na rok 2026;
• kuchár Martin nastúpil v septembri a patrí mu pomerná časť – individuálny limit 7 na rok 2026;
• ostatní nemajú nič zadané a platí pre nich 20 dní.

Návštevy lekára má firma v limite Lekár s jednotkou hodín a ročným limitom 56 hodín. V reporte Použitie absencií sú tak dve tabuľky – jedna v dňoch, druhá v hodinách. V januári 2027 zadáte individuálne limity nanovo; tie z roku 2026 na nový rok neprechádzajú.

#Ďalšie spôsoby

• Limit priamo pri typeTyp absencie môžete k limitu priradiť aj v jeho vlastnom formulári, poľom Limit – pozri Typy absencií a ich nastavenie.
• Pohľad zamestnancaZamestnanec vidí svoj zostatok v mobilnej aplikácii pod zoznamom absencií – pozri Zostatok dovolenky.

#Okrajové prípady a tipy

Prenos dovolenky do ďalšieho roka

Automaticky sa nič neprenáša. Ak Zuzane ostalo z roku 2026 šesť dní, zadajte jej na rok 2027 individuálny limit 26 dní (20 + 6).

Zamestnanec prekročil nárok

Limit nič neblokuje – žiadosť nad nárok zamestnanec pošle a vy ju môžete schváliť. Pri schvaľovaní sa FreshQR najprv opýta Schválením tejto žiadosti sa prekročí limit poolu absencií zamestnanca. Naozaj chcete pokračovať? Žiadosť sa schváli až po kliknutí na Schváliť napriek tomu. Report Použitie absencií ukáže Zostáva 0, detail žiadosti presný počet dní nad limit.

Zmazanie limitu

Po zmazaní limitu sa jeho typy presunú do skupiny Ostatné a zmažú sa aj všetky individuálne limity, ktoré k nemu patrili.

Nástup počas roka

Ak niekto nastúpi v júli a má nárok na pomernú časť dovolenky, zadajte mu na ten rok individuálny limit, napríklad 10 dní.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)