Výmena zmien a žiadosti zamestnancov v plánovači

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Žiadosti o voľno a o zmeny nechodia do súkromných správ. Máte ich pri rozvrhu, ku ktorému patria.
• Žiadosť chce pracovať zmeníte na zmenu dvoma kliknutiami.
• Zamestnanci si zmeny vymenia medzi sebou a rozvrh v plánovači je hneď aktuálny – nemusíte nič prepisovať.
• Aplikácia pustí výmenu iba medzi ľuďmi s rovnakou pracovnou pozíciou. Kuchár nepreberie zmenu čašníka.

#Pre koho je to vhodné

#Čo zamestnanec urobí a čo uvidíte vy

Ponuka z Burzy zmien sa vám teda ukáže ako nemôže pracovať. Ak chcete, aby zmenu prevzal kolega, kartu neprijímajte – Prijať by zmenu z rozvrhu odstránilo.

V paneli môžete stretnúť aj kartu výmena s dvoma menami a dvoma zmenami. Prijať vtedy v koncepte vymení obe zmeny naraz.

#Postup krok za krokom

1. Otvorte panel Žiadosti.

   V Plánovači zmien vyberte pobočku a týždeň. V ľavom paneli kliknite na záložku Žiadosti – číslo pri nej ukazuje počet otvorených žiadostí. Filter So žiadosťami nad mriežkou nechá v rozvrhu iba zamestnancov, ktorí v tomto týždni nejakú žiadosť majú. Žiadosť vidíte aj priamo v bunke dňa ako farebný štítok, napríklad nemôže pracovať.

   

2. Prepnite sa do konceptu.

   Žiadosti vybavujete v koncepte, tak ako ostatné zmeny v rozvrhu. Ak ste v publikovanej verzii, aplikácia pripomenie Na spracovanie žiadostí sa prepnite do konceptu. Koncept vyberiete alebo založíte vo výbere verzie hore vpravo – pozrite Tvorba rozvrhu zmien.

3. Naplánujte žiadosť „chce pracovať“.

   Na karte kliknite na Vybrať zmenu a zvoľte šablónu, napríklad Večerná 14:30 – 23:00. Kartu môžete aj chytiť a pustiť do bunky. Na karte je aj poznámka zamestnanca, napríklad „V pondelok nemám prednášky, rada prídem“. Zmena pribudne v koncepte.

   

4. Vybavte žiadosť „nemôže pracovať“.

   Ak je žiadosť naviazaná na zmenu, karta ukazuje jej názov a čas, napríklad „so 17. 10. · Večerná (14:30–23)“. Prijať zmenu z konceptu odstráni a aplikácia pripomenie Skontrolujte pokrytie. Za zamestnanca potom naplánujte niekoho iného. Zamietnuť žiadosť zavrie a zmena ostane. Žiadosť na celý deň bez zmeny môžete iba zamietnuť – berte ju ako informáciu, že v ten deň nemôže.

   

5. Publikujte a dajte vedieť.

   Kliknite na Publikovať. Až potom zamestnanci zmeny uvidia v aplikácii. O tom, ako ste žiadosť vybavili, zamestnanec upozornenie nedostane – povedzte mu to.

#Pravidlá Burzy zmien

Na Burze zmien zamestnanec ponúkne budúcu publikovanú zmenu Komukoľvek alebo Konkrétnemu kolegovi. Kolega ju prevezme tlačidlom Prevziať a zmena je od tej chvíle jeho – v jeho aplikácii aj u vás v plánovači. Konkrétny kolega môže ponuku aj odmietnuť.

Aplikácia prevzatie nepustí, ak:

• kolega nemá rovnakú pracovnú pozíciu (zamestnanci bez pozície si vymieňajú iba medzi sebou),
• by sa zmena prekrývala s jeho vlastnou zmenou,
• má v ten deň absenciu.

Preto majte pri zamestnancoch vyplnenú pracovnú pozíciu. Ako to vyzerá u zamestnanca, opisujú časti návodu Moje zmeny: Burza zmien a Žiadosť o zmenu.

#Ďalšie spôsoby

• Štítok v bunkeŽiadosť je vidieť aj v bunke zamestnanca a dňa. Kartu zo Žiadostí môžete pustiť priamo na bunku.

  

• Žiadosti zbierajte pred plánovanímDohodnite sa s tímom, dokedy majú poslať žiadosti na budúci týždeň – napríklad do stredy večer. Keď vo štvrtok plánujete, máte ich všetky v paneli Žiadosti a filter So žiadosťami vám ukáže, koho sa týkajú.
• Voľno ako absenciaAk zamestnanec potrebuje naozajstné voľno, napríklad dovolenku, nech pošle žiadosť o absenciu. Tú schvaľujete v Absenciách alebo priamo v plánovači – pozrite Schválenie dovolenky.

#Okrajové prípady a tipy

Prijať a Vybrať zmenu nefungujú

Ste v publikovanej verzii a aplikácia ukáže Na spracovanie žiadostí sa prepnite do konceptu. Vyberte koncept alebo založte nový.

Rovnaká žiadosť pri každej pobočke

Žiadosť nemôže pracovať na celý deň uvidíte pri každej pobočke a projekte. Tam, kde zamestnanec zmenu nemá, ju môžete iba zamietnuť.

Žiadosť zmizla

Niekto ju už vybavil, alebo stratila zmysel – napríklad ste zamestnancovi v ten deň medzitým naplánovali zmenu, alebo ponúknutú zmenu už prevzal kolega.

Kolega prevzal zmenu, ktorú ste nechceli meniť

Prevzatie platí hneď. Ak s ním nesúhlasíte, upravte rozvrh v koncepte a publikujte ho.

Limity žiadostí

Zamestnanec pošle žiadosť iba na budúci deň, keď nemá zmenu ani absenciu, najviac 3 mesiace dopredu. Otvorených žiadostí môže mať najviac 30.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)