Opakované úlohy zamestnancov: pravidlá automatického vytvárania

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Rutinu nastavíte raz: čistenie pivných rúrok, kontrola hasiacich prístrojov, týždenná kontrola auta.
• Úlohy sa nehromadia. Kým zamestnanec nedokončí minulotýždňovú úlohu, nová nevznikne.
• Pri údržbe, ktorá sa posúva, sa ďalšia úloha vytvorí až určitý počet dní po dokončení tej predošlej.
• História pravidla ukáže, kedy úloha vznikla a kedy sa preskočila.

#Pre koho je to vhodné

#Postup krok za krokom

1. Otvorte pravidlá.

   V menu Úlohy kliknite na Pravidlá auto-vytvárania. Otvorí sa okno so zoznamom pravidiel a stĺpcami Názov pravidla, Spúšťač, Pridelený, Aktívne obdobie a Akcie. Kliknite na Pridať pravidlo.

   

2. Napíšte, čo sa má urobiť.

   V časti ČO sa vytvorí vyplňte Názov ToDo úlohy, napríklad „Vyčistiť pivné rúrky“. Do Popis napíšte kroky, ktoré zamestnanec potrebuje. Popis má najviac 1000 znakov.

3. Vyberte, kto to urobí.

   V časti KTO to urobí vyberte jedného zamestnanca.

4. Nastavte, kedy sa úloha vytvorí.

   V časti KEDY — typ spúšťača máte dve možnosti:

   • Vo vybraných dňoch týždňa – zaškrtnite dni (predvolene Po až Pi, rýchle voľby Všetky dni, Iba pracovné dni, Iba víkendy) a čas v poli Vygenerovať o. Čas sa zadáva po štvrťhodinách: 8:00, 8:15, 8:30…
   • X dní po dokončení predchádzajúcej inštancie – zadajte počet dní a čas. Hodí sa na údržbu, ktorej termín sa posúva, napríklad odvápnenie kávovaru 14 dní po poslednom.
   Živý náhľad pod formulárom zhrnie, ako pravidlo pobeží.

   

5. Nastavte aktívne obdobie.

   Predvolené je Začať teraz, bez konca. Ak má pravidlo platiť iba počas sezóny, zvoľte Vlastný rozsah a zadajte začiatok a koniec – napríklad čistenie terasy od mája do septembra.

6. Uložte pravidlo.

   Kliknite na Vytvoriť pravidlo. Objaví sa hláška Pravidlo vytvorené a pravidlo pribudne v zozname. Prvá úloha vznikne v najbližší nastavený čas v rámci aktívneho obdobia. Ak ju potrebujete hneď, použite Spustiť teraz.

   

#Ako pravidlo beží

FreshQR pravidlá kontroluje každých 15 minút. Keď príde nastavený deň a čas, vytvorí bežnú úlohu so stavom Nový. Zamestnanec ju uvidí v aplikácii na karte Úlohy a ako zadávateľ bude uvedený názov pravidla. Úloha sa potom správa ako každá iná – pozri Zadávanie úloh zamestnancom.

Ochrana proti duplicitám

Nová úloha vznikne, iba keď je predošlá úloha z toho istého pravidla dokončená alebo zrušená. Ak čašník Tomáš minulý pondelok rúrky nevyčistil a úlohu nedokončil, tento pondelok nová nepribudne. V histórii pravidla sa zapíše Preskočené (otvorená inštancia). Pozastavená úloha sa počíta ako otvorená.

Termín úlohy

Úlohy z pravidla vo vybraných dňoch týždňa termín nemajú. Pri pravidle X dní po dokončení dostane úloha termín o rovnaký počet dní neskôr.

#Úkony v zozname pravidiel

• Spustiť terazIkona blesku v riadku vytvorí úlohu hneď, bez ohľadu na deň a čas. Ochrana proti duplicitám platí aj tu: ak je predošlá úloha otvorená, uvidíte hlášku, že sa úloha preskočila.
• HistóriaIkona hodín otvorí História pravidla – posledných 200 kontrol s časom, výsledkom (Vytvorené, Preskočené, Chyba) a odkazom na vytvorenú úlohu.
• Úprava a vymazanieCeruzkou pravidlo upravíte a uložíte tlačidlom Uložiť zmeny. Zmena platí pre ďalšie úlohy, už vytvorené ostanú. Kôš pravidlo po potvrdení vymaže; vytvorené úlohy ostanú.

#Okrajové prípady a tipy

Pozastavenie pravidla

Samostatný vypínač pravidlo nemá. Nastavte mu dátum konca alebo ho vymažte. Pravidlo po dátume konca zosivie a má značku Ukončené.

Zamestnanec odišiel

Keď priradený zamestnanec odíde, pravidlo upravte a vyberte nového človeka, alebo ho vymažte.

Sviatky

Pravidlá sviatky nepoznajú. Ak nemá úloha vzniknúť počas zatvorenej prevádzky, upravte dni alebo aktívne obdobie.

Kontrolný zoznam

Úloha z pravidla nemá kontrolný zoznam. Ak ho potrebujete, doplňte ho do vytvorenej úlohy ručne alebo kroky napíšte do popisu pravidla.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)