Návod na dochádzkový systém – web aj mobil | FreshQR

Návod na dochádzkový systém FreshQR

Tento návod na dochádzkový systém FreshQR pokrýva webovú aplikáciu pre vedenie firmy aj mobilnú aplikáciu zamestnanca. Vyberte, kto ste, a nájdite postup, ktorý práve potrebujete. Každý návod začína krátkou odpoveďou, potom nasleduje postup krok za krokom so snímkami obrazovky.

Šimon Skotnický, zakladateľ FreshQR Aktualizované
Pre koho je návod

Ako FreshQR funguje

  1. Krok 1

    QR kód na pracovisku

    Vytlačíte QR kódy pre príchod a odchod a vyvesíte ich na pobočke alebo stavbe.

  2. Krok 2

    Zamestnanec naskenuje mobilom

    Každý zamestnanec skenuje vo vlastnom telefóne cez aplikáciu FreshQR. Netreba účet ani heslo – stačí prvý sken alebo kód spoločnosti.

  3. Krok 3

    Vy vidíte dochádzku

    Čas, pobočka a GPS poloha sú hneď na webe. Reporty exportujete do Excelu, PDF alebo mzdového systému.

Začnite tu

  1. Prvé kroky po registráciiInštalácia, prvý sken a tlač QR kódu.
  2. Ako pridať zamestnancovPrvý sken, kód spoločnosti alebo odkaz na aplikáciu e-mailom.
  3. QR kódy pre príchod a odchodTlač, vlastný štýl a regenerácia kódov.
  4. Mesačný report zamestnanca a PDF na podpisOdpracované hodiny, absencie a export.

Ako začať za 15 minút

Šesť krokov pre nového administrátora. Registrácia, skúšobný sken a tlač kódov zaberú zhruba štvrťhodinu. Zvyšné kroky prídu na rad, keď tím začne skenovať.

  1. Zaregistrujte firmu

    Vyplníte názov firmy, e-mail a heslo, platobnú kartu nezadávate. Hneď máte hlavnú pobočku s QR kódmi Príchod a Odchod, predvolený rozvrh a typy absencií. Podrobnosti: Registrácia a 30-dňová skúšobná doba.

  2. Vytlačte QR kódy

    V menu Dochádzka (QR Kódy) stiahnete oba kódy pobočky do jedného PDF a zavesíte ich pri vchode. Skôr než tlačíte, môžete si sken vyskúšať priamo z obrazovky – ukazuje to návod Prvé kroky po registrácii. Tlač a pregenerovanie kódov opisuje QR kódy pre príchod a odchod.

  3. Pošlite tímu aplikáciu

    Zamestnanci si do vlastného telefónu nainštalujú aplikáciu FreshQR a naskenujú kód Príchod. Týmto prvým skenom sa sami objavia v menu Zamestnanci, účet ani heslo nepotrebujú. Kto práve nie je pri kóde, pripojí sa kódom spoločnosti. Viac v návode Ako pridať zamestnancov.

  4. Skontrolujte Detaily skenov

    Po prvých príchodoch otvorte Detaily skenov. Pri každom zázname vidíte čas, pobočku a vzdialenosť skenu od pobočky. Chýbajúci odchod doplníte cez tri bodky na konci riadku. Postup: Detaily skenov – prehľad a úprava dochádzky.

  5. Nastavte pracovný rozvrh

    V Moja Spoločnosť › Pracovné rozvrhy upravte predvolený rozvrh: pracovné dni, počet hodín, automatickú prestávku a zaokrúhľovanie. Z rozvrhu sa počítajú nadčasy aj dĺžka absencií. Návod: Pracovné rozvrhy, zaokrúhľovanie a prestávky.

  6. Na konci mesiaca stiahnite report

    V Tabuľkové Reporty › Podľa zamestnanca stiahnete mesačný výkaz ako PDF s poľami na podpis alebo Excel pre mzdovú účtovníčku – za jedného zamestnanca či za všetkých naraz. Pozrite Mesačný report zamestnanca a Export do Excelu a PDF.

Pobočky alebo projekty?

FreshQR eviduje dochádzku na pevné pracoviská (pobočky) aj na zákazky (projekty) – môžete používať jedno, druhé alebo oboje naraz. Od toho závisí, aké QR kódy vytlačíte a čo zamestnanec skenuje.

Pobočky
reštaurácia, predajňa, výroba, kancelária
Projekty
stavba, servis, upratovanie, montáže
Ako sa rozhodnúť: Pobočky vs. projekty →

Najčastejšie úlohy

Oblasti – webová aplikácia

Pre zamestnancov

Poslal vás sem zamestnávateľ? Nainštalujte si do vlastného telefónu aplikáciu FreshQR – pre zamestnancov je zadarmo – a pripojte sa k firme prvým skenom QR kódu Príchod na pracovisku. Registrácia, e-mail ani heslo netreba. Celý postup je v návode Inštalácia aplikácie a pripojenie k firme.

Pri každom príchode a odchode ťuknete na Naskenujte QR a namierite telefón na kód (príchod a odchod cez QR kód). Bez internetu sa sken uloží a odošle neskôr. Odpracovaný čas vidíte na karte Domov a mesačný súhrn v Reporty, ak ich zamestnávateľ zobrazuje (prehľad dňa, reporty v mobile).

O dovolenku požiadate v časti Absencie (žiadosť o dovolenku). Upozornenie o schválení nepríde, stav ukáže farba ikony. Keď zabudnete naskenovať odchod, povedzte to vedúcemu – opraví ho vo webovej aplikácii. Ak nefunguje kamera alebo poloha, pomôže návod Problémy so skenovaním.

Časté otázky

Musí mať každý zamestnanec vlastný mobil?

Áno. Každý zamestnanec skenuje QR kód vo svojom telefóne a sken sa priradí k jeho profilu. Aplikácia je pre zamestnancov zadarmo v Google Play aj App Store.

Potrebujú zamestnanci účet a heslo?

Nie. Po inštalácii stačí naskenovať prvý QR kód vašej firmy alebo zadať kód spoločnosti v nastaveniach. Zamestnanec sa vám potom sám objaví v zozname zamestnancov.

Čo ak zamestnanec nemá internet?

Sken sa uloží v telefóne a odošle sa automaticky, keď bude znova online. V aplikácii vidí neodoslané skeny vo Fronte skenovania, takže vie, že sa nič nestratilo. Žiadosť o dovolenku však internet potrebuje.

Ako zabránim tomu, aby niekto skenoval z domu?

Pri každom skene sa ukladá GPS poloha a vzdialenosť od pobočky. Môžete zapnúť aj povinnú fotku pracoviska a e-mailové upozornenie na vzdialené skeny.

Sleduje aplikácia polohu zamestnancov počas celého dňa?

Nie. Poloha sa zisťuje iba v okamihu skenu, nie počas zmeny. Sken sa kvôli vzdialenosti nikdy neodmietne – uloží sa a ďaleký sken sa vo webovej aplikácii označí. Čo s ním urobíte, rozhodujete vy.

Čo keď zamestnanec zabudne odísť?

Ak to zapnete v nastaveniach mobilnej aplikácie, telefón mu po nastavenom počte hodín pripomenie odchod. Môžete tiež nastaviť pravidlá, ktoré zabudnutý odchod automaticky uzavrú, a v kontrolách uvidíte dni s chýbajúcim skenom.

Ako opravím chýbajúci alebo chybný záznam dochádzky?

V menu Detaily skenov kliknite na tri bodky na konci riadku a zvoľte Upraviť. Celý chýbajúci deň pridáte tlačidlom + Vytvoriť. Každá zmena sa zapíše do Histórie zmien a zamestnanec o nej upozornenie nedostane.

Ako dostanem dochádzku k mzdovej účtovníčke?

V Tabuľkových reportoch exportujete Excel alebo PDF za všetkých zamestnancov naraz. Exporty pre Olymp, MRP, Helios a MKSoft zapína podpora FreshQR.

Môže mať účtovníčka vlastný prístup k reportom?

Áno. V Moja Spoločnosť › Užívateľské účty jej vytvorte účet s rolou Reporty: Iba čítanie a reporty si stiahne sama. Automatické posielanie exportu e-mailom FreshQR nemá.

Vidí vedúci prevádzky iba svojich ľudí?

Áno, ak mu dáte rolu Manažér pobočky alebo Manažér projektu. Potom vidí a upravuje iba záznamy svojich pobočiek či projektov a v reportoch má menej záložiek. Účet prepojený so zamestnancom vidí iba seba a svojich podriadených.

Dá sa FreshQR používať na stavbe alebo na viacerých pobočkách?

Áno. Každá pobočka má vlastné QR kódy Príchod a Odchod, takže vidíte, kde kto pracoval; za deň môže zamestnanec vystriedať aj dve pobočky. Na stavby a zákazky slúžia projekty s jedným QR kódom, ktorý prácu začne aj ukončí. Pobočky a projekty sa dajú kombinovať.

Vidí zamestnanec svoje odpracované hodiny?

Áno, ak to povolíte. V nastaveniach mobilnej aplikácie určíte, či vidí reporty dochádzky, nadčasy alebo mzdu.

Dá sa nastavenie zmeniť len jednému zamestnancovi?

Áno. Väčšina nastavení mobilnej aplikácie sa dá v detaile zamestnanca prepísať oproti firemnému nastaveniu – napríklad povinná fotka alebo viditeľnosť mzdy.

Ako zamestnanec požiada o dovolenku?

V mobilnej aplikácii vyberie typ absencie a dni a odošle žiadosť. Vy ju uvidíte v menu Absencie, kde ju schválite alebo zamietnete; zamestnanec potom vidí nový stav vo svojej aplikácii.

Dostane zamestnanec upozornenie, keď schválim dovolenku?

Push notifikáciu nedostane. Stav uvidí v aplikácii v časti Absencie podľa farby ikony – zelená je schválená, červená zamietnutá žiadosť. E-mailové notifikácie sú určené administrátorom a vedúcim.

Môžem si FreshQR vyskúšať bez tlače QR kódov?

Áno. Po registrácii vás sprievodca prevedie prvým skenom priamo z obrazovky počítača. Tlačiť treba až vtedy, keď pripájate tím. Testovací sken vytvorí v zozname zamestnancov aj váš profil.

Čo sa stane, keď skončí skúšobná doba?

Ak nekúpite kredity, webová aplikácia sa obmedzí: Dashboard, Tabuľkové Reporty, Detaily skenov, Absencie, Kalendár a Poznámky budú sivé. Nastavenia a Moja Spoločnosť fungujú ďalej, takže kredity kúpite bez problémov. Zamestnanci medzitým ďalej skenujú v mobilnej aplikácii a ich dochádzka sa zaznamenáva. Dáta sa nemažú a po nákupe sa všetko znova otvorí.

Koľko to stojí?

Prvých 30 dní je skúšobná doba. Potom platíte podľa počtu aktívnych zamestnancov – podrobnosti nájdete v cenníku. Mobilná aplikácia pre zamestnancov je zadarmo.

Slovník pojmov

Pobočka
Stále miesto práce – prevádzka, predajňa alebo kancelária. Hovorí, kde zamestnanec pracuje; dochádzka sa počíta podľa jej rozvrhu. Cez deň môže zamestnanec vystriedať aj viac pobočiek.
Projekt
Zákazka alebo stavba so začiatkom a koncom. Hovorí, na čom zamestnanec pracuje; report ukáže hodiny za každú zákazku zvlášť. Cez deň ich môže byť viac, aj súbežne s pobočkou.
Sken
Jedno naskenovanie QR kódu alebo NFC nálepky (príchod, odchod, prestávka).
Detaily skenov
Menu webovej aplikácie so všetkými príchodmi a odchodmi. Tu dochádzku kontrolujete a opravujete.
Kód spoločnosti
Kód, ktorým sa zamestnanec pripojí k firme bez skenu, napríklad z domu pred prvým dňom. Pobočku a nadriadeného mu potom priradíte vy.
Fronta skenovania
Skeny v mobile, ktoré čakajú na odoslanie, kým telefón nemá internet.
Absencia
Dovolenka, PN, lekár a iné neprítomnosti.
Limit absencií
Spoločný ročný alebo mesačný limit pre jeden či viac typov absencií, napríklad nárok na dovolenku.
Rozvrh
Plánovaný pracovný čas, podľa ktorého sa počítajú nadčasy a prestávky.
Zaokrúhľovanie a ukotvenia
Ukotvenie započíta sken krátko pred začiatkom zmeny ako jej začiatok a sken krátko po konci ako jej koniec – príchod o 7:53 sa započíta ako 8:00. Zaokrúhľovanie upraví čas skenov, napríklad na celých 15 minút.
Užívateľský účet
Prihlásenie do webovej aplikácie pre vedenie, vedúcich alebo účtovníčku. Rola určuje, čo účet vidí. Zamestnanci, ktorí iba skenujú, účet nepotrebujú.
Kredit
Jednotka platby; 1 kredit pokryje jedného aktívneho zamestnanca na mesiac.

O tomto návode

Návod píše Šimon Skotnický, zakladateľ FreshQR. Každý postup prejdeme v aplikácii na ukážkovej firme Reštaurácia Zelený Dvor z Bratislavy, takže snímky obrazovky ukazujú skutočné obrazovky, nie ilustrácie. Čo návod tvrdí o správaní aplikácie, overujeme priamo v aplikácii.

Návod zodpovedá stavu aplikácie k dátumu „Aktualizované“ pod nadpisom každej stránky. Keď sa aplikácia zmení, upravíme dotknuté stránky a dátum posunieme. Prehľad noviniek nájdete na stránke Novinky. Funkcie označené Beta sa ešte môžu meniť.

Ak niečo v návode nesedí s tým, čo vidíte vo svojej firme, napíšte nám na info@freshqr.online alebo cez WhatsApp.

Nenašli ste odpoveď? Napíšte nám – odpovedáme v pracovné dni.Kontaktovať podporu