Mesačný výkaz dochádzky zamestnanca a PDF na podpis

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Na konci mesiaca máte za každého zamestnanca jeden list. Nemusíte nič sčítavať ani prepisovať do Excelu.
• Zákonník práce (§ 99) ukladá zamestnávateľovi viesť evidenciu pracovného času so začiatkom a koncom každého úseku práce. Podpísané PDF si založíte k mzdovým podkladom.
• Súčty sobôt, nedieľ a sviatkov sú pod tabuľkou. Mzdová účtovníčka ich nemusí hľadať po dňoch.
• PDF za všetkých stiahnete naraz – jeden súbor alebo ZIP s jedným PDF na zamestnanca.

#Pre koho je to vhodné

#Postup krok za krokom

1. Otvorte Mesačný report zamestnanca.

   V menu Zamestnanci kliknite na meno, napríklad Zuzana Šimková, a otvorte záložku Mesačný report. Hore vyberte rok a mesiac. Report sa otvorí na poslednom mesiaci, v ktorom sú nejaké údaje. Ak už máte naplánované zmeny na budúci mesiac, prepnite sa na ten, ktorý chcete uzavrieť.

   

2. Skontrolujte dni a súčty.

   Každý deň má riadok s príchodom, odchodom, odpracovaným časom, prestávkami, absenciami a nadčasom. Formát čísel prepína medzi desatinným číslom (8,5) a hodinami a minútami (08:30). Pod tabuľkou je súhrn: Spolu, Spolu bez absencií, Spolu soboty, Spolu nedele, Spolu sviatky a Počet sviatkov. Prepínač Vypočítajte iba základný čas podľa nápovedy počíta pracovný čas za deň, ktorý je v rámci štandardnej dĺžky pracovného dňa – teda bez času navyše.

   

3. Stiahnite PDF.

   Kliknite na ikonu PDF nad tabuľkou. Súbor sa stiahne hneď, bez ďalšieho okna. Na konci PDF je legenda absencií, súčty a polia Podpis zamestnanca a Podpis manažéra.

   

4. Nastavte, čo bude v PDF.

   Obsah PDF zmeníte v Tabuľkové Reporty › Podľa zamestnanca: ikona nad tabuľkou otvorí okno Prispôsobiť report so sekciou Obsah PDF. Sú tam štyri prepínače: Adresa priradenej pobočky, Legenda absencií, Polia pre podpisy a Zobraziť čas exportu v PDF. Predvolene sú zapnuté všetky. Ako hovorí nápoveda, týkajú sa iba exportu do PDF, nie zobrazenia tabuľky. Nastavenie aj výber stĺpcov si pamätá váš užívateľský účet. Kolega môže mať PDF iné. Stĺpce opisuje návod Vlastné stĺpce a šablóny reportov.

   

5. Vytlačte a dajte podpísať.

   PDF vytlačte, nechajte podpísať zamestnanca aj vedúceho a založte k mzdovým podkladom. Ak chcete mať istotu, že sa už podpísaný mesiac nezmení, uzamknite ho. Postup je v návode Uzamknuté obdobia.

#Čo obsahuje PDF

Hlavička PDF uvádza meno zamestnanca, jeho pobočku s adresou, názov firmy s IČO a IČ DPH a mesiac. Nasleduje tabuľka dní so stĺpcami, ktoré máte vybrané v okne Prispôsobiť report. Pod tabuľkou je legenda skratiek absencií, súčty za mesiac a dve polia na podpis. Úplne dole je riadok Export z dochádzkového systému Fresh QR s dátumom a časom exportu.

Ak výkaz tlačíte každý mesiac, stĺpce si nastavte raz a uložte ako šablónu. Pri ďalšom mesiaci už len vyberiete mesiac a stiahnete PDF.

#Ďalšie spôsoby, ako získať mesačný výkaz

• Za všetkých v Tabuľkových reportochV Tabuľkové Reporty otvorte záložku Podľa zamestnanca a vyberte mesiac. Každý zamestnanec má vlastný blok s menom a Osobným ID. Filter pobočky, pozície alebo nadriadeného zúži zoznam. Pri mene sú ikony na PDF a Excel iba pre tohto zamestnanca. Ikona PDF otvorí dialóg hromadného exportu, v ktorom je zamestnanec už predvyplnený – po kliknutí na Exportovať sa stiahne len jeho výkaz. Pri ďalšom hromadnom exporte preto skontrolujte, či je pole zamestnanca prázdne.

  

• PDF za všetkých narazIkona PDF v paneli nad záložkou Podľa zamestnanca otvorí Hromadný export dochádzky zamestnancov. Vo formáte PDF dostanete jeden súbor so všetkými, vo formáte ZIP samostatné PDF pre každého. Podrobnosti sú v návode Export do Excelu a PDF.

  

• Zamestnanec v mobileAk máte zapnuté Zobraziť dochádzkové reporty v mobilnej aplikácii, zamestnanec si svoje hodiny pozrie sám v časti Reporty. Čo tam vidí, opisuje návod Reporty v mobile.

#Okrajové prípady a tipy

V PDF chýbajú podpisy

Otvorte Prispôsobiť report › Obsah PDF a zapnite Polia pre podpisy. Nastavenie platí pre váš účet.

Priveľa stĺpcov

Do PDF sa zmestí najviac 10 stĺpcov s údajmi. Ak ich máte vybraných viac, pred tlačou skontrolujte, či sú v PDF všetky, ktoré potrebujete.

Hodiny nesedia so skenmi

Výkaz počíta s časom po zaokrúhlení, ukotvení a odpočítaní prestávok. Pravidlá sú v návode Pracovné rozvrhy.

Chyba v jednom dni

Opravte ju pred tlačou. V záložke Podľa zamestnanca kliknite na ceruzku na konci riadka dňa a upravte skeny alebo prestávky. Pozri Detaily skenov.

Prázdny mesiac

Zobrazí sa Žiadne záznamy dochádzky za toto obdobie. Zamestnanec v tom mesiaci nemá dochádzku, alebo mesiac patrí do obdobia skrytého v Uzamknutých obdobiach.

Dovolenka a iné absencie

Vo výkaze sú iba schválené absencie. Kým žiadosť čaká, v súčtoch nie je. Pozri Schválenie dovolenky.

Nadčas

Ako vzniká nadčas a čo znamená záporné číslo, vysvetľuje návod Nadčasy. Ak máte zapnutý Mesačný nadčas, stĺpec Nadčas pri jednotlivých dňoch sa nezobrazuje.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)