Export dochádzky do Excelu a PDF

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Účtovníčka nepotrebuje prístup do FreshQR. Pošlete jej jeden Excel za mesiac.
• Mesačné výkazy v PDF si po podpise odložíte do archívu. Formát ZIP pripraví samostatný súbor pre každého zamestnanca.
• Export obsahuje rovnaké stĺpce, aké vidíte v reporte. Čo si nastavíte raz, platí aj pre súbor.
• Každá tabuľková záložka sa dá stiahnuť samostatne, napríklad prehľad prestávok za mesiac.

#Pre koho je to vhodné

#Prehľad exportov

#Postup krok za krokom

1. Otvorte záložku Podľa zamestnanca.

   V menu Tabuľkové Reporty kliknite na záložku Podľa zamestnanca a vyberte mesiac. Ak chcete exportovať len jednu pobočku, vyberte ju vo filtri. V paneli nad reportom sú ikony na export všetkých zamestnancov do PDF a do Excelu.

   

2. Stiahnite Excel za všetkých.

   Kliknite na ikonu s popisom Exportovať všetkých zamestnancov do Excelu. Súbor obsahuje všetkých zamestnancov, ktorých report práve ukazuje, so stĺpcami, ktoré máte vybrané. Ako stĺpce zmeniť, opisuje návod Vlastné stĺpce a šablóny reportov. Excel sa pripravuje priamo v prehliadači, pri veľkej firme to chvíľu trvá.

3. Alebo otvorte hromadný export do PDF.

   Ikona PDF otvorí dialóg Hromadný export dochádzky zamestnancov. Vyberte rok a mesiac a Formát exportu:

   • PDF – všetci zamestnanci v jednom súbore,
   • ZIP – každý zamestnanec sa exportuje do samostatného súboru PDF.
   V poli Zoradiť podľa zvolíte Meno alebo Osobné ID, predvolené je Osobné ID. Pri Započítať prestávky vyberiete fixné alebo všetky prestávky. Export môžete obmedziť na pobočku, zamestnanca, priameho nadriadeného alebo pracovnú pozíciu.

   

4. Kliknite na Exportovať a počkajte.

   Ako upozorňuje dialóg, Export môže chvíľu trvať. Nezatvárajte okno prehliadača, kým sa export nedokončí. Súbor sa potom stiahne do priečinka na stiahnuté súbory. PDF má rovnaký obsah ako mesačný výkaz – vrátane polí na podpis, ak ich máte zapnuté. Pozri Mesačný report zamestnanca a PDF na podpis.

5. Stiahnite súčty z tabuľkovej záložky.

   Ak vám stačia súčty bez rozpisu po dňoch, otvorte záložku Mesiace (alebo Roky, Týždne, Dni) a kliknite na Excel Export. Stiahne sa tabuľka tak, ako ju vidíte. Stĺpce, ktoré nechcete, predtým skryjete tlačidlom viditeľnosti stĺpcov.

   

#Ďalšie spôsoby exportu

• Jeden zamestnanecV záložke Podľa zamestnanca sú pri mene každého zamestnanca ikony na PDF a Excel iba pre neho. Ikona PDF otvorí ten istý dialóg hromadného exportu so zamestnancom už predvyplneným. Pri ďalšom exporte za všetkých preto skontrolujte, či je pole zamestnanca prázdne. Z detailu zamestnanca v záložke Mesačný report sa PDF stiahne hneď, bez dialógu.
• Detail pobočiekNa záložke Detail pobočiek stiahnete hodiny po pobočkách do Excelu. Čo táto záložka ukazuje, vysvetľuje návod Detail pobočiek, Prehľad a Porovnanie.

  

• Kontroly a projekty v PDFZáložky Kontroly, Detail projektov a Prehľad pobočiek/projektov majú vlastné tlačidlo na export do PDF. Pozri Kontroly (Beta).
• Mzdový programPre programy Olymp, MRP, Helios a MkSoft vie FreshQR pripraviť súbor na import. Export zapne podpora FreshQR, postup je v návode Exporty do mzdových systémov.
• Rozvrh zmienAk plánujete zmeny, rozvrh exportujete priamo v plánovači. Pozri Export rozvrhu zmien.

#Okrajové prípady a tipy

Tlačidlo exportu nereaguje

V mesiaci nie sú žiadne záznamy, alebo export ešte beží. Skontrolujte vybraný mesiac a počkajte na dokončenie predchádzajúceho exportu.

PDF je preplnené

Do PDF sa zmestí najviac 10 stĺpcov s údajmi. Ak ich máte vybraných viac, pred odoslaním skontrolujte, či sú v súbore všetky, ktoré potrebujete. Pre PDF si môžete uložiť samostatnú šablónu s menej stĺpcami.

Vedúci pobočky exportuje

Export obsahuje iba zamestnancov, ktorých daný účet vidí v reporte. Manažér pobočky stiahne len svoje pobočky, vedúci prepojený so zamestnancom len svoj tím.

Chýba dovolenka alebo mesiac

V exporte sú iba schválené absencie. Obdobie skryté cez Uzamknuté obdobia sa neexportuje.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)