Automatická dochádzka a automatické uzatváranie zabudnutých odchodov

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Ľudia s pevným časom, ktorí neskenujú, sa aj tak objavia v reportoch a v mzdách.
• Opakované absencie, ako home office každý piatok, nemusíte zadávať každý týždeň.
• Zabudnuté obdobie doplníte spätne jedným kliknutím.
• Žiadne dni s 20 hodinami v reporte len preto, že niekto zabudol naskenovať odchod.

#Pre koho je to vhodné

#Ako vytvoriť pravidlo automatickej dochádzky

1. Otvorte Automatická dochádzka.

   V ľavom menu kliknite na Zamestnanci a otvorte kartu Automatická dochádzka. Filter vedľa tlačidla prepína medzi aktívnymi a ostatnými pravidlami. Kliknite na Vytvoriť pravidlo.

2. Vyberte dni.

   V Aplikovať vo vybrané dni zvoľte Pracovné dni (Po-Pi), Víkendy (So-Ne), Všetky dni alebo Vlastný výber a podľa potreby odškrtnite jednotlivé dni. Mária Kováčová, účtovníčka Zeleného Dvora, chodí do kancelárie od pondelka do štvrtka – piatok je odškrtnutý. Pod dňami sú Nepárny týždeň a Párny týždeň; obe zaškrtnuté znamená každý týždeň.

   

3. Vyberte zamestnancov a pobočku.

   V poli Meno vyberte jedného alebo viac zamestnancov, Vybrať všetkých označí všetkých. Potom zvoľte Pobočku, kde sa dochádzka zapíše.

4. Zadajte čas a poznámku a uložte.

   Vyplňte Začiatok a Koniec, napríklad 08:00 a 16:30. Do Poznámky napíšte, prečo pravidlo existuje – v zozname pravidiel sa zobrazí pod menom. Prepínač Pravidlo aktívne nechajte zapnutý a pravidlo uložte.

5. Skontrolujte záznamy.

   Vytvorené záznamy nájdete v Detailoch skenov a v reportoch ako bežnú dochádzku. Pozri Detaily skenov.

#Ďalšie možnosti pravidla automatickej dochádzky

• Absencia namiesto dochádzkyPod poľom Pobočka kliknite na alebo vyberte typ absencie namiesto pobočky a zvoľte typ, napríklad Home office. Pravidlo potom vo vybrané dni zapíše schválenú absenciu. Mária má takto každý piatok prácu z domu. Začiatok a Koniec treba vyplniť aj tu. V zozname pravidiel karta typ absencie neukazuje, preto ho napíšte do poznámky, napríklad „Piatok z domu“.

  

• Dočasné pravidloRozbaľte Pokročilé plánovanie a zvoľte Dočasné pravidlo s dátumami Aktívne od a Aktívne do. Hodí sa napríklad na home office počas rekonštrukcie kancelárie. Trvalé pravidlo platí bez konca.

  

• Spätne za minulé dniNa karte pravidla kliknite na ikonu s hodinami a šípkou. Priamo v karte sa objaví výber obdobia od – do. Potvrďte ho a pravidlo vytvorí záznamy za zvolené dni. Výsledok si potom pozrite v Detailoch skenov.

  

• Striedanie týždňovPri dvojtýždennom striedaní vytvorte dve pravidlá: jedno iba s Nepárny týždeň, druhé iba s Párny týždeň a inými dňami.

#Okrajové prípady a tipy

Pravidlo automatickej dochádzky už netreba

Vypnite prepínač Pravidlo aktívne alebo pravidlo zmažte krížikom na karte.

Záznam z pravidla treba opraviť

Záznam vytvorený pravidlom upravíte v Detailoch skenov ako každý iný, napríklad keď účtovníčka v ten deň odišla skôr.

Iná funkcia s podobným menom

Automatické absencie menia označené prestávky na absencie a s týmito pravidlami nesúvisia. Pozri Automatické absencie a náhradné voľno.

#Zabudnutý odchod z práce: automatické uzatváranie odchodov

Druhá funkcia rieši opačný problém: zamestnanec skenoval príchod, ale zabudol na odchod. Pravidlá automatického uzatvárania otvorenú dochádzku uzavrú samy – buď po zadanom počte odpracovaných hodín, alebo o presnom čase. Čas odchodu je odhad, nie skutočný čas.

Na začiatku nie je nastavené žiadne pravidlo a nič sa neuzatvára samo. Pravidlá pridáte v Detailoch skenov tlačidlom Automatické ukončovanie. Upravovať ich môže každý, kto smie upravovať Detaily skenov: Hlavný účet, Administrátor, Manažér: Plný prístup okrem nastavení firmy a rola Detail skenov: Čítanie a úpravy. Pravidlá platia pre celú firmu a každé môžete obmedziť na vybrané dni, pobočky a zamestnancov. Otvorené záznamy, ktoré pravidlu vyhovujú, dostanú čas odchodu a uzavrú sa, reporty potom počítajú s uzavretým záznamom.

#Okno Automatické ukončovanie

V ľavom menu otvorte Detaily skenov a v paneli nad tabuľkou kliknite na Automatické ukončovanie. Okno vysvetľuje funkciu v rámčeku Automatické uzatváranie odchodov: pravidlá uzatvoria dochádzku, keď zamestnanci zabudnú naskenovať odchod, a odhadovaný čas nemusí zodpovedať skutočnému odchodu.

#Pravidlo na uzatváranie zabudnutých odchodov

1. Pridajte pravidlo. Kliknite na Pridať pravidlo, pomenujte ho a vyberte typ: Uzatvoriť o presnom čase – napríklad 23:30, pol hodiny po záverečnej reštaurácie –, alebo Uzatvoriť flexibilne po odpracovaných hodinách – napríklad po 12 hodinách od príchodu. Čas zadávate vo formáte HH:MM, od 00:30 do 24:00.
2. Pravidlo prípadne pozdržte. Voliteľné pole Kontrolovať až po čase pravidlo vyhodnotí až po zadanom čase. Hodí sa, keď nechcete nikoho uzavrieť skôr, napríklad pri nadčasoch do večera.
3. Vyberte dni, pobočky a zamestnancov a uložte. V Aktívne dni zvoľte Všetky, Iba pracovné, Iba víkendy alebo konkrétne dni od pondelka do nedele. Pravidlo uzavrie iba dochádzku, ktorá začala vo vybraných dňoch. Potom obmedzte pobočky (všetky okrem vybraných alebo len vybrané) a zamestnancov (všetci okrem vybraných alebo len vybraní).

#Poradie pravidiel a kontrola uzavretých záznamov

Pravidlá sa vyhodnocujú zhora nadol a použije sa prvé, ktoré vyhovuje. Konkrétnejšie pravidlo preto dajte vyššie. Zelený Dvor má navrchu „Zatvorenie reštaurácie o 23:30“ pre Reštauráciu Panskú a pod ním „Najviac 12 hodín“ pre všetkých ostatných. Poradie meníte potiahnutím za úchyt vľavo. Pri pravidle podľa hodín zoznam ukazuje napríklad Uzavrieť po 12:00 – znamená to po 12 odpracovaných hodinách.

Automatické spracovanie beží každých 15 minút. Záznam, ktorý pravidlo uzavrelo, môžete v Detailoch skenov opraviť ako každý iný, ak poznáte skutočný čas odchodu.

#Tipy k zabudnutým odchodom

• Pripomienka v telefóne: v Nastaveniach mobilnej aplikácie nastavte Pripomienka odhlásenia po (hodín). Telefón zamestnanca sa po zadanom čase opýta Stále v práci? – pozri Pripomienka odchodu Stále v práci?. Kde potrebujete presný čas odchodu, je to lepšia voľba ako pravidlo.
• Ručná oprava: jednotlivé zabudnuté odchody doplníte v Detailoch skenov cez Upraviť – pozri Detaily skenov. Otvorené a nezvyčajne dlhé záznamy rýchlo nájdete v reporte Kontroly (Beta).
• Dočasne vypnúť: pravidlo nemusíte mazať. V zozname ho pozastavíte ikonou pauzy, upravíte alebo zmažete ikonami vedľa neho.
• Uzavrieť o polnoci: čas 00:00 zadať nejde, bol by pred akýmkoľvek príchodom. Aplikácia na to upozorní a navrhne 23:59.
• Nočné zmeny: pravidlo s presným časom večer by mohlo zasiahnuť nočnú zmenu krátko po jej začiatku. Pre nočné tímy použite pravidlo podľa odpracovaných hodín alebo ich z večerného pravidla vylúčte – pozri Nočné zmeny a dochádzka cez polnoc.
• Pravidlo neuzavrelo záznam: skontrolujte poradie – možno záznamu vyhovelo iné pravidlo vyššie. Skontrolujte aj aktívne dni: rozhoduje deň, keď dochádzka začala.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)