E-mailové notifikácie o dochádzke a žiadostiach | FreshQR
Komunikácia a úlohy
Administrátor (web)

E-mailové notifikácie pre administrátorov a vedúcich

Šimon Skotnický, zakladateľ FreshQR Aktualizované Čas čítania: 4 min
Na tejto stránke
  1. Rýchla odpoveď
  2. Ako to zapnúť
  3. Na čo je to dobré
  4. Pre koho áno / nie
  5. Prehľad pravidiel
  6. Postup krok za krokom
  7. Ako funguje Priamy nadriadený
  8. Typické nastavenia
  9. Okrajové prípady a tipy
  10. Časté otázky
  11. Súvisiace

Rýchla odpoveď

E-mailové notifikácie nastavíte v Moja Spoločnosť › Notifikácie. Každé pravidlo sleduje jednu udalosť, napríklad nová žiadosť o absenciu, ďaleký GPS sken alebo koniec pracovnej zmluvy. Každé zapnete zvlášť, vyberiete príjemcov – užívateľské účty alebo Priamy nadriadený – a kliknete na Uložiť. E-maily chodia iba administrátorom a vedúcim, zamestnancom nie.

Ako to zapnúť

Všetky pravidlá sú na začiatku vypnuté. Zapnete ich na karte Notifikácie. Kartu otvárajte z menu kliknutím na Moja Spoločnosť a potom na Notifikácie, nie cez uložený priamy odkaz.

  1. Moja Spoločnosť
  2. Notifikácie
E-mailové notifikácie v Moja Spoločnosť › Notifikácie: pravidlá s prepínačmi, príjemcami a hranicami
Každé upozornenie zapnete zvlášť a vyberiete príjemcov
Kto môže zapnúť
Hlavný účet, Administrátor a rola Nastavenia firmy: Čítanie a úpravy. Rola Manažér: Plný prístup okrem nastavení firmy kartu nevidí.
Čo sa zmení
Vybraní príjemcovia začnú dostávať e-maily. V mobilnej aplikácii zamestnancov sa nič nezmení.
Platí pre
Celá firma. Každé pravidlo má vlastných príjemcov.

#Na čo je to dobré

  • O žiadosti o dovolenku sa dozviete do pár minút, aj keď vo FreshQR celý deň nesedíte.
  • Každý vedúci dostáva iba e-maily o svojich ľuďoch, ak zvolíte príjemcu Priamy nadriadený.
  • Podozrivé skeny – starý QR kód alebo sken ďaleko od pracoviska – uvidíte bez prechádzania reportov.
  • Na koniec pracovnej zmluvy vás FreshQR upozorní vopred.

#Pre koho je to vhodné

Pre koho áno

  • Firmy s vedúcimi zmien alebo pobočiek, ktorí vybavujú žiadosti svojich ľudí.
  • Majitelia, ktorí chcú vedieť o podozrivých skenoch a nezvyčajne dlhých zmenách.
  • Personalistika a mzdy: noví zamestnanci a konce zmlúv.

Pre koho nie

  • Upozornenia pre zamestnancov. FreshQR zamestnancom e-maily ani push notifikácie neposiela – ani o schválení dovolenky.
  • Úlohy. Pre úlohy a komentáre k nim pravidlo nie je – pozri Zadávanie úloh zamestnancom.
  • Okamžité upozornenia. E-maily chodia s oneskorením do 10 alebo 30 minút a viac udalostí spojí do jedného e-mailu.

#Prehľad pravidiel

PravidloKedy príde e-mail
Nová žiadosť o absenciuZamestnanec pošle žiadosť o dovolenku alebo inú absenciu. Do 10 minút. Pozri Schválenie dovolenky.
Nová zamestnanecká poznámkaZamestnanec napíše poznámku k dňu. Do 10 minút. Pozri Poznámky zamestnancov.
Detekovanie neoprávneného skenuNiekto naskenuje starý QR kód, ktorý ste medzitým pregenerovali. Do 30 minút. Pozri QR kód na dochádzku.
Detekovanie ďalekého GPS skenuSken je ďalej od pobočky alebo projektu, ako je nastavená minimálna vzdialenosť. Aplikácia odporúča 500 m až 1 km. Do 30 minút. Pozri GPS dochádzka.
Detekovanie príliš dlhej prácePríchod a odchod sú od seba ďalej, ako je nastavená minimálna doba (najmenej 4 hodiny). E-mail príde až po skene odchodu, do 30 minút.
Vytvorený nový zamestnanecký profilNový človek sa pripojí cez aplikáciu. Do 10 minút. Pozri Pridanie zamestnanca do dochádzky.
Sken dochádzky počas schválenej absencieZamestnanec skenuje v deň, keď má schválenú absenciu. Raz denne na zamestnanca, do 30 minút. Pozri Dochádzka počas dovolenky.
Sken dochádzky (príchod / odchod)Pri každom príchode a odchode. Do 30 minút, viac skenov v jednom e-maile.
Koniec pracovnej zmluvyNastavený počet dní pred koncom zmluvy a znova v deň konca. Pozri Koniec pracovnej zmluvy.

#Postup krok za krokom

  1. Otvorte kartu Notifikácie.

    V ľavom menu kliknite na Moja Spoločnosť a potom na kartu Notifikácie. Uvidíte zoznam pravidiel s prepínačmi.

  2. Zapnite pravidlo.

    Prepnite prepínač pri pravidle, napríklad Nová žiadosť o absenciu. Objaví sa pole na príjemcov. Pri niektorých pravidlách vyplníte aj hranicu – vzdialenosť v metroch, dĺžku práce v hodinách alebo počet dní vopred.

  3. Vyberte príjemcov.

    Kliknite do poľa vyberte príjemcov. Prvá možnosť je Priamy nadriadený, pod ňou sú e-maily užívateľských účtov firmy. Môžete vybrať oboje – napríklad priameho nadriadeného a mzdovú účtovníčku.

    Otvorený výber príjemcov e-mailovej notifikácie: Priamy nadriadený navrchu, pod ním e-maily užívateľských účtov
    Príjemcov vyberiete zo zoznamu účtov

  4. Uložte.

    Kliknite na Uložiť dole na karte. Zmeny sa bez uloženia neprejavia.

#Ako funguje Priamy nadriadený

Príjemca Priamy nadriadený znamená: e-mail o zamestnancovi dostane jeho priamy vedúci a aj spoluvedúci tohto vedúceho. Aby to fungovalo, musia platiť dve veci:

  • zamestnanec má v detaile vyplnené pole Nadriadený zamestnanec,
  • vedúci má užívateľský účet prepojený so svojím zamestnaneckým profilom v stĺpci Prepojiť so zamestnancom.

Ak vedúci účet nemá, cez príjemcu Priamy nadriadený e-mail o jeho ľuďoch nikomu nepríde – vyššie úrovne organigramu ho za neho nedostanú. Ostatní vybraní príjemcovia ho dostanú normálne. Ako hierarchiu nastaviť, vysvetľuje návod Organigram firmy.

Príklad zo Zeleného Dvora: pravidlo Nová žiadosť o absenciu má príjemcov Priamy nadriadený a účet prevádzkarky. Keď kuchár požiada o dovolenku, e-mail dostane šéfkuchár aj prevádzkarka. Keď požiada čašník, dostane ho jeho vedúca a prevádzkarka.

Pravidlo Nová žiadosť o absenciu s príjemcami: konkrétny účet a Priamy nadriadený
O novej žiadosti sa dozvie aj priamy nadriadený

#Typické nastavenia

  • Podozrivé skeny pre majiteľaZapnite Detekovanie neoprávneného skenu a Detekovanie ďalekého GPS skenu s minimálnou vzdialenosťou napríklad 500 m a ako príjemcu vyberte svoj účet.
    Pravidlo Detekovanie ďalekého GPS skenu s minimálnou vzdialenosťou v metroch
    Vzdialenosť, od ktorej príde e-mail, nastavíte sami
  • PersonalistikaZapnite Koniec pracovnej zmluvy s 30 dňami a Vytvorený nový zamestnanecký profil. Ako príjemcu vyberte konkrétny účet – nový zamestnanec ešte väčšinou nadriadeného nemá.
  • Každý sken e-mailomPravidlo Sken dochádzky (príchod / odchod) sa hodí iba pre malý tím. Pri väčšom počte ľudí je prehľadnejší živý prehľad na dashboarde – pozri Dochádzka v reálnom čase.

#Okrajové prípady a tipy

Príliš krátka doba
Pri pravidle Detekovanie príliš dlhej práce nejde zadať menej ako 4 hodiny. Aplikácia ukáže Minimálna doba sú 4hod a pravidlo neuloží.
Chybové hlásenie pri pravidle Detekovanie príliš dlhej práce, keď je zadaná doba kratšia ako minimum
Príliš krátku dobu aplikácia neuloží
Vedúcemu nič neprišlo
Skontrolujte, či má zamestnanec vyplneného nadriadeného a či je vedúceho účet prepojený s jeho profilom. Pri pravidlách s hranicou overte aj, či udalosť hranicu naozaj prekročila.
Viac udalostí naraz
Ak naraz pribudne viac žiadostí alebo poznámok, príjemca dostane jeden e-mail so všetkými.
Odhlásenie z e-mailov
Príjemca sa sám odhlásiť nemôže. Pravidlo vypne alebo príjemcu odoberie administrátor a uloží zmenu.
Príjemca musí mať účet
E-maily chodia iba na užívateľské účty firmy. Ak má e-mail dostávať napríklad mzdová účtovníčka, vytvorte jej účet – pozri Prístupové práva manažérov.

#Časté otázky

Dostane zamestnanec e-mail, keď mu schválim dovolenku?

Nie. FreshQR zamestnancom e-maily ani push notifikácie neposiela. Stav žiadosti uvidia v aplikácii podľa farby ikony.

Ako rýchlo e-mail príde?

Podľa pravidla do 10 alebo do 30 minút. Presný čas je v nápovede pri každom pravidle.

Môžem poslať e-mail viacerým ľuďom?

Áno. Do poľa príjemcov pridajte viac účtov, prípadne aj Priamy nadriadený.

Prečo nevidím kartu Notifikácie?

Kartu vidia iba Hlavný účet, Administrátor a rola Nastavenia firmy: Čítanie a úpravy.

Dá sa dostávať e-mail o úlohách?

Nie, pravidlo pre úlohy nie je. Stav úloh sledujte priamo v menu Úlohy.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)