Schválenie dochádzky za mesiac a uzamknutie obdobia po uzávierke

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Pred výplatou máte jasné, ktorý mesiac je skontrolovaný a ktorý ešte nie.
• Manažéri pobočiek môžu skontrolovať a schváliť svojich ľudí skôr, než mesiac uzavrie centrála.
• Po odovzdaní podkladov mzdovej účtovníčke sa mesiac už nezmení – ani po neskoršej zmene rozvrhu či nastavení.
• História ukáže, kto a kedy obdobie uzamkol, upravil alebo odomkol.

#Pre koho je to vhodné

#Ako schváliť dochádzku zamestnanca

1. Otvorte Kalendár v Tabuľkových reportoch.

   V ľavom menu kliknite na Tabuľkové Reporty a otvorte záložku Kalendár. Vo filtri skontrolujte, že je zvolený mesiac, ktorý chcete schvaľovať.

2. Zapnite riadok Stav schvaľovania.

   V ponuke Typy riadkov zaškrtnite Stav schvaľovania. Pod hodinami každého zamestnanca pribudne pruh. Zelený pruh ✓ Schválené znamená hotové obdobie, čiarkovaný pruh Schváliť obdobie, ktoré čaká na schválenie.

   

3. Skontrolujte hodiny zamestnanca.

   Pred schválením prejdite riadok zamestnanca. Chýbajúce dni, neukončené záznamy alebo podozrivo dlhé dni opravte v Detailoch skenov – pozri Detaily skenov. Rýchlejšie ich nájdete v reporte Kontroly (Beta).

4. Kliknite na Schváliť a potvrďte.

   Kliknite na pruh Schváliť. Otvorí sa malé okno s menom, obdobím a otázkou Schváliť dochádzku za vybrané obdobie? Týmto sa obdobie pre tohto zamestnanca uzamkne. Kliknite na Schváliť. Pruh sa zmení na zelený ✓ Schválené.

   

5. Pozrite, čo sa uzamklo.

   Schválené dni sa v Detailoch skenov nedajú upraviť – menu riadku ukáže iba Uzamknuté. Schválenie sa zapíše aj do Histórie uzamknutí v Moja Spoločnosť › Uzamknuté obdobia s poznámkou cez schválenie.

   

#Uzamknuté obdobia: celý mesiac pre všetkých naraz

Po výplatách môžete mesiac zmraziť pre celú firmu alebo vybraných ľudí naraz, bez schvaľovania po jednom.

1. Otvorte Uzamknuté obdobia. V Moja Spoločnosť kliknite na kartu Uzamknuté obdobia a potom na Uzamknúť prvé obdobie, alebo pri ďalšom období na tlačidlo pridania.
2. Vyberte obdobie. Rýchly výber ponúka Predchádzajúci mesiac, Posledné 2 mesiace, Posledný štvrťrok, Rok do posledného mesiaca a Predchádzajúci rok. Klik vyplní Dátum od a Dátum do za vás. Dátumy môžete zadať aj ručne.
3. Zvoľte režim. Uzamknúť – údaje zostanú viditeľné, ale zmrazené; nedajú sa upravovať ani prepočítať. Skryť – údaje sa navyše všade skryjú, reporty, záznamy aj absencie za toto obdobie nič nezobrazia.
4. Určte, koho sa uzamknutie týka, a uložte. V Vzťahuje sa na zvoľte Všetci zamestnanci alebo Konkrétni zamestnanci. Ak zaškrtnete Chránené heslom, každá zmena tohto obdobia bude vyžadovať opätovné zadanie vášho prihlasovacieho hesla. Kliknite na Uložiť.

#Zoznam uzamknutých období

Uzamknuté obdobia sú v zozname s časovou osou a značkou dneška. Skryté obdobie má štítok Skryté. V Detailoch skenov ukazujú záznamy z uzamknutého obdobia v menu riadku iba Uzamknuté – rovnako ako schválené dni.

#Ďalšie situácie

• Manažér pobočkyManažér pobočky schvaľuje iba dni, ktoré patria k jeho pobočkám. Dni na iných pobočkách vidí ako sivé pruhy so zámkom a názvom pobočky – tie schváli administrátor. Rolu nastavíte v Užívateľské účty a roly.

  

• Oprava po schváleníAdministrátor klikne na zelený pruh ✓ Schválené a schválenie zruší. Obdobie sa tým aj odomkne. Po oprave ho znova schváli. Manažér pobočky schválenie zrušiť nemôže – požiada administrátora.
• Odomknúť jedného zamestnanca na pár dníMzdová účtovníčka našla po uzávierke chybu u jedného človeka? Nemusíte odomykať celý mesiac. Otvorte úpravu uzamknutého obdobia a zvoľte Odomknúť zamestnancov na vlastné obdobie. Vyberte zamestnanca a dni. Náhľad ukáže, ako sa uzamknutie rozdelí – napríklad 1 uzamknutý záznam sa zmení na 3 záznamy + 1 otvorené okno: časť pred, otvorené dni a časť po. Ostatní ostávajú uzamknutí.

  

• História uzamknutíTlačidlo História v Uzamknutých obdobiach ukáže, kto a kedy obdobie uzamkol, upravil, odomkol alebo odstránil. Filtrovať môžete podľa dňa a zamestnanca. Uzamknutia vytvorené schválením dochádzky majú štítok cez schválenie.

  

#Okrajové prípady a tipy

Zamestnanec je ešte v práci

Ak má niekto neukončenú dochádzku, okno na potvrdenie ukáže upozornenie Prebiehajúca dochádzka — tieto dni budú zo schválenia vylúčené aj s menom a dátumami. Tieto dni sa neschvália. Keď sa dochádzka uzavrie, schváľte ich dodatočne.

Uzamknutie aktuálneho mesiaca

Mesiac, ktorý ešte beží, radšej uzamknite až po jeho konci. Zamestnanci v ňom ešte pracujú a záznamy pribúdajú.

Absencie v schválenom alebo uzamknutom období

Uzamknutie platí aj pre absencie v tých dňoch. Formulár absencie je iba na čítanie a ukáže Tento dátum spadá do uzamknutého obdobia a nemožno ho upraviť. Absenciu zmeníte až po zrušení schválenia alebo úprave obdobia – pozri Schválenie dovolenky.

Treba opraviť celý mesiac

Uzamknuté obdobie upravte alebo odstráňte. Po oprave mesiac uzamknite znova. Ak je obdobie Chránené heslom, aplikácia si pri zmene vypýta vaše prihlasovacie heslo.

Skryté obdobie a reporty

V režime Skryť sa údaje nezobrazia nikde, ani vám. Ak ich budete potrebovať, režim zmeňte na Uzamknúť.

Mzdové podklady

Po schválení si stiahnite mesačný report alebo export pre mzdy. Pozri Mesačný report zamestnanca a PDF na podpis a Exporty do mzdových systémov.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)