Затвердження обліку робочого часу і заблоковані періоди

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Чіткий стан «перевірено» для кожного працівника перед зарплатою.
• Затверджений чи заблокований місяць уже ніхто випадково не змінить, а зміна розкладу чи округлення не перерахує його заднім числом.
• Старі періоди можна повністю приховати – зі звітів і з записів.
• Історія блокувань показує, хто, коли і що заблокував, затвердив чи розблокував.

#Кому це підходить

#Як затвердити облік працівника

1. Відкрийте Календар у Табличних звітах.

   У лівому меню натисніть Табличні звіти і перейдіть на вкладку Календар. Оберіть місяць, який затверджуєте, – перевірте, що у фільтрі справді потрібний місяць.

2. Додайте рядок Статус затвердження.

   У меню Типи рядків позначте Статус затвердження. Під годинами кожного працівника з’явиться смуга: пунктирна Схвалити – період ще не затверджений, зелена Затверджено – вже затверджений.

   

3. Перевірте години працівника.

   Перед затвердженням пройдіть дні: порожні робочі дні, підозріло короткі чи довгі зміни. Виправлення робите в Деталях сканування, а пропущені сканування допоможуть знайти перевірки звітів.

4. Натисніть Схвалити і підтвердьте.

   Клікніть на смугу Схвалити. Невелике вікно покаже ім’я, період і текст Затвердити відвідуваність за вибраний період? Це заблокує період для цього співробітника. Натисніть Схвалити. Смуга стане зеленою.

   

5. Перевірте, що записи заблоковані.

   У Деталі сканування меню рядків затвердженого періоду має лише Заблоковано і Відкрити карту. В історії блокувань затвердження видно з позначкою через затвердження (див. нижче).

   

#Затвердження керівником філії

Обліковий запис з роллю Менеджер філіалу затверджує лише дні, що належать до його філій. Дні та працівники інших філій показані сірою смугою із замком і назвою філії – ці дні затверджує адміністратор.

#Заблоковані періоди: закрити місяць для всіх

Затвердження блокує період для одного працівника. Щоб після нарахування зарплати закрити місяць одразу для всієї компанії або вибраних працівників, створіть заблокований період.

1. Відкрийте форму блокування. У Моя компанія перейдіть на вкладку Заблоковані періоди і натисніть Заблокувати перший період (або Додати нове, якщо періоди вже є).
2. Оберіть дати. Швидкий вибір заповнить дати за вас: Попередній місяць, Останні 2 місяці, Останній квартал, Рік до останнього місяця або Попередній рік. Або впишіть Дата від і Дата до самі.

#Режим, працівники і пароль

3. Оберіть режим.
   • Заблокувати – Дані залишаються видимими, але замороженими — у цьому періоді їх не можна редагувати чи перераховувати.
   • Приховати – Дані також приховуються всюди — звіти, сканування та відсутності за цей період нічого не показують.
   Для закриття місяця після зарплати зазвичай вистачає Заблокувати.
4. Оберіть працівників і пароль. У Застосовується до залиште Усі працівники або оберіть Конкретні працівники. Позначка Захищено паролем означає, що будь-яка зміна цього періоду вимагатиме повторно ввести пароль для входу. Натисніть Зберегти.
5. Перевірте список періодів. Над списком шкала часу показує заблоковані періоди й позначку сьогодні. Кожен період має дати, тривалість і давність; прихований має позначку Приховано. Зі списку період відкриєте для редагування.

#Розблокувати одного працівника на кілька днів

Треба виправити кілька днів одній людині в закритому місяці? Відкрийте період і оберіть Розблокувати працівників на власний період. Виберіть працівника, дати Розблокувати з і Розблокувати до у межах періоду. Попередній перегляд покаже, наприклад, 1 заблокований запис стає 3 записами + 1 відкрите вікно: до вікна, відкрите вікно і після нього. Решта працівників залишаються заблокованими. Натисніть Зберегти.

Затвердження одного працівника розблоковує інакше: адміністратор клікає на зелену смугу Затверджено – див. особливі випадки нижче.

#Історія блокувань

Кнопка Історія на вкладці Заблоковані періоди відкриває Історія блокувань: дії Заблоковано, Змінено, Розблоковано, Видалено, хто і коли їх зробив. Фільтри Обрати день і Працівник покажуть, чому саме цей день заблокований. Записи з позначкою через затвердження створило затвердження обліку – так видно, які періоди затверджено.

#Особливі випадки та поради

Незавершена відмітка

Якщо працівник досі на роботі (запис без виходу), FreshQR попередить: Незавершена відмітка — ці дні буде виключено зі затвердження: з ім’ям і датами. Решту періоду буде затверджено, ці дні – ні.

Майбутні дні

Затвердити можна лише дні до сьогодні включно.

Треба виправити затверджений день

Адміністратор клікає на зелену смугу Затверджено і підтверджує Скасувати затвердження відвідуваності за вибраний період? Це також розблокує період. Після виправлення період затвердіть знову. Керівники скасувати затвердження не можуть – звертаються до адміністратора.

Спроба змінити заблокований запис

При спробі зміни з’явиться Ця дата потрапляє в заблокований період і не може бути змінена. Те саме стосується відсутностей у вебзастосунку.

Неправильний пароль

Для періоду із захистом паролем FreshQR попросить Введіть пароль для входу, щоб підтвердити цю зміну. Це ваш звичайний пароль до вебзастосунку; якщо його забули, відновіть через Забули пароль.

Приховані дані потрібні знову

У режимі Приховати дані не бачить ніхто, і ви також. Відкрийте період і змініть режим на Заблокувати.

Видалення блокування

Після видалення записи періоду знову можна змінювати, а звіти – перераховувати. Дія записується в історію блокувань.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)