Затвердження відпустки працівника у FreshQR

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Жодних паперових заяв, повідомлень у месенджерах чи дзвінків: заявка, рішення та історія змін зберігаються в одному місці.
• Перед затвердженням видно, скільки днів відпустки в працівника залишилося і хто ще з колег того тижня відсутній.
• Затверджена відпустка сама з’являється в місячному звіті і табличних звітах – нічого не треба переписувати вручну.
• Кожну зміну статусу записано в Журнал змін: завжди видно, хто і коли заявку змінив.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте меню Відсутності.

   У лівому меню натисніть Відсутності. Червона цифра поруч показує, скільки заявок мають статус Введено, тобто чекають на рішення.

   

2. Знайдіть заявку в списку.

   Відкриється вкладка Відсутності зі стовпцями Ім’я, Від, До, Опис, Тип і Статус. Заявки зі статусом Введено завжди вгорі, далі – решта відсутностей від найновішої. Фільтр Рік показує поточний рік. Щоб відкрити деталі, натисніть олівець в останньому стовпці рядка.

   

3. Перевірте залишок відпустки.

   Ліворуч картка Запит: Працівник, Тип, Від, До, Опис і Статус. Під датами видно, скільки це робочих днів, наприклад 5 робочих днів · Понеділок – П’ятниця · цілі дні. Праворуч – картка ліміту з назвою ліміту й роком: Використано, Заплановано, Цей запит і скільки днів залишилось із річного ліміту. Як рахується право на відпустку, пояснює інструкція про облік відпусток і ліміти.

   

4. Подивіться, хто ще відсутній.

   Панель Хто ще відсутній показує тиждень, на який припадає початок заявки, з понеділка до неділі. Перший рядок – сам працівник, нижче колеги, яких ви маєте право бачити. Легенда розрізняє Схвалено, той самий пул (наприклад, теж щорічна відпустка), Схвалено, інший тип і Запитано, не враховується – чужі заявки, які ще не вирішено. Кнопками Попередній тиждень і Наступний тиждень перегортаєте тижні. Колег поза вашою командою панель лише рахує, без імен.

   

5. Натисніть Схвалити або Відхилити.

   Кнопки Схвалити і Відхилити зберігають заявку одним кліком – без додаткового підтвердження. Виняток – заявка понад річний ліміт: тоді спершу з’явиться жовте вікно Затвердження цього запиту призведе до перевищення ліміту пулу відсутностей працівника. Ви впевнені, що хочете продовжити? Заявку затвердите кнопкою Затвердити все одно, а кнопкою Скасувати повернетеся назад. Якщо перед рішенням змінили дати чи тип, кнопка збереже і ці зміни. Після затвердження у заголовку з’явиться напис Збережено як Затверджено з датою й часом, а кнопки зникнуть.

   

6. Повідомте працівника.

   Push-сповіщення про рішення працівник не отримає. Новий статус він побачить, коли відкриє вкладку Відсутність у застосунку або оновить список, потягнувши його вниз: зелений значок – затверджено, червоний – відхилено. Текстової назви статусу застосунок не показує, лише значок. Що саме він бачить, описано в інструкції для працівника – заява на відпустку.

   

7. Увімкніть лист про нові заявки.

   Щоб не перевіряти меню щодня, у Моя компанія › Сповіщення увімкніть правило Нова заявка на відсутність і виберіть одержувачів – конкретні облікові записи або Прямий керівник. Лист приходить протягом 10 хвилин; кілька заявок для тих самих людей об’єднуються в один лист. За замовчуванням правило вимкнене. Докладніше – в інструкції про email-сповіщення.

   

#Інші способи затвердити відпустку

• Прямо у спискуСтовпець Статус у списку відсутностей – це випадний список. Оберіть Затверджено або Відхилено, і зміна збережеться відразу, без відкриття деталей. Найшвидше, коли залишок перевіряти не потрібно.
• З головної панеліКартка Очікуючі запити на відсутність у меню Головна панель показує заявки з іменем, типом і датами. Кожен рядок має значки схвалення та відхилення. Якщо хочете спершу побачити залишок відпустки й колег, відкрийте заявку у Відсутності.

  

• З календаря подійУ Календарі подій заявки зі статусом Введено мають синій колір. Клік на смугу відкриває деталі заявки, де її можна схвалити або відхилити.

#Особливі випадки та поради

Забагато людей одночасно

Якщо для ліміту заповнено поле Макс одночасних працівників, у деталях заявки з’явиться червоне попередження Схвалення перевищить ліміт одночасних відсутностей! з датою та іменами колег. Схвалити все одно можна – вебзастосунок лише попереджає. Як це налаштувати, пояснює інструкція про ліміт одночасних відсутностей.

Відпустка понад річний ліміт

FreshQR не забороняє затвердити заявку, навіть якщо днів уже не вистачає. Картка ліміту в деталях заявки покаже перевищення червоним, наприклад 3 понад ліміт, а в списку відсутностей біля заявки буде жовтий трикутник Ця відсутність перевищує ліміт пулу. І в деталях, і під час зміни статусу в списку FreshQR лише перепитає й затвердить заявку після кнопки Затвердити все одно. Місячний ліміт, якщо ви його задали, теж тільки попереджає.

Вихідні всередині заявки

Для типів з позначкою Ігнорується в неробочі дні (стандартні типи Відпустка та 1/2 Відпустки її мають) вихідні не віднімаються. Дні, коли працівник за розкладом не працює, теж не рахуються. Якщо в діапазоні немає жодного робочого дня, під датами буде У цьому діапазоні немає запланованих робочих днів – така заявка нічого не забере з ліміту.

Помилково затвердили

Відкрийте деталі, змініть Статус назад на Введено або на Скасовано і натисніть Зберегти. Звіти перерахуються автоматично. Видалити відсутність у вебзастосунку не можна – замість цього використовуйте статус Скасовано.

Зміна після затвердження

Дати, час, тип чи опис можна змінити і після рішення – у деталях заявки, кнопкою Зберегти. Звіти перерахуються і для старих, і для нових дат. Працівник побачить оновлену відсутність у застосунку, але сам змінювати її вже не зможе.

Заблокований період

Якщо дати потрапляють у заблокований період, деталі відкриються лише для перегляду, а при спробі зміни з’явиться Ця дата потрапляє в заблокований період і не може бути змінена. Спершу розблокуйте період у Моя компанія › Заблоковані періоди.

PDF заявки

Кнопка Експорт у деталях створює PDF із типом відсутності, працівником, датами, датою заявки, датою затвердження та тим, хто затвердив. Знадобиться, якщо ви зберігаєте заяви на відпустку в паперовій справі.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)