Schválení dovolené a dalších absencí ve FreshQR

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Všechny žádosti na jednom místě. Žádné papírové lístky ani zprávy v telefonu – a u každé žádosti víte, kdy a jak se rozhodlo.
• Před rozhodnutím vidíte, kolik dní zaměstnanci zbývá a kdo další je ten týden pryč. Nestane se, že na stavbě zůstane jeden zedník.
• Schválená dovolená se sama propíše do docházky, do měsíčního reportu zaměstnance i do exportů do mzdových systémů. Žádost, která ještě čeká, se nikde nepočítá.
• Účet vedoucího propojený se zaměstnancem vidí jen žádosti svých lidí. Každý mistr tak řeší jen svou partu.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Absence.

   V levém menu klikněte na Absence. Červené číslo vedle položky je počet žádostí ve stavu Požádaná, tedy těch, které čekají na rozhodnutí.

   Žádosti posílají zaměstnanci z mobilu. Jak to u nich vypadá, popisuje návod Žádost o dovolenou a jinou absenci.

   

2. Najděte žádost v seznamu.

   Karta Absence ukazuje absence roku, který je vybraný v poli Rok – výchozí je letošní. Žádosti ve stavu Požádaná jsou vždy nahoře, pod nimi ostatní od nejnovějšího začátku.

   Každý řádek má sloupce Jméno, Od, Do, Popis, Typ a Status. Žádost otevřete tužkou na konci řádku.

   

3. Zkontrolujte zůstatek dovolené.

   Vlevo je karta Žádost s poli Zaměstnanec, Typ, Od, Do, Popis a Status. Pod daty vidíte, kolik pracovních dní žádost zabere, například 5 pracovních dní · celé dny.

   Vpravo je karta zůstatku s názvem limitu a rokem, třeba Dovolená · 2026. Pruh ukazuje Použité (schválené dny, které už proběhly), Plánované (schválené dny, které teprve přijdou), Tato žádost a kolik dní zbývá z ročního nároku. Když by žádost nárok přečerpala, karta to červeně ukáže jako X nad limit. Odkud čísla pocházejí, vysvětluje návod Nárok na dovolenou – limity absencí.

   Dny, kdy zaměstnanec nemá naplánovanou práci – víkend, volno v rozvrhu nebo svátek –, z nároku nic neuberou.

   

4. Podívejte se, kdo ještě chybí.

   Karta Kdo ještě chybí ukazuje týden od pondělí do neděle, ve kterém žádost začíná. Nahoře je řádek žadatele, pod ním kolegové, které smíte vidět. Kolegy mimo váš tým karta jen spočítá, jmenovitě je neukáže.

   Legenda rozlišuje Schváleno, stejná skupina (stejný limit, například dovolená), Schváleno, jiný typ a Požádané, nepočítá se – žádosti, o kterých se ještě nerozhodlo, jsou jen čárkované. Víkendy a svátky jsou podbarvené. Delší žádost projdete tlačítky Předchozí týden a Následující týden.

   Pokud máte nastavený nejvyšší počet lidí, kteří smějí chybět najednou, přibude řádek s počtem za každý den. Víc v návodu Limit souběžných absencí.

   

5. Klikněte na Schválit, nebo Zamítnout.

   Tlačítka Schválit a Zamítnout žádost uloží jedním kliknutím s hodnotami, které jsou ve formuláři. Žádné další potvrzení nenásleduje – kromě žádosti nad ročním limitem. Tehdy se nejdřív objeví žluté okno Schválením této žádosti se překročí limit poolu absencí zaměstnance. Opravdu chcete pokračovat? Žádost schválíte tlačítkem Přesto schválit, tlačítkem Zrušit se vrátíte zpět. Chcete-li nejdřív změnit datum nebo typ, upravte pole a klikněte na Uložit.

   Po uložení se v záhlaví objeví Uloženo jako Schválená s datem a časem a obě tlačítka zmizí. Zobrazují se jen u žádostí, které jsou ještě ve stavu Požádaná.

   

6. Dejte zaměstnanci vědět.

   Zaměstnanec o schválení nedostane push notifikaci. Až příště otevře v aplikaci Absence (nebo seznam stáhne dolů a obnoví), uvidí u žádosti jinou ikonu: zelenou u schválené, červenou u zamítnuté. Text stavu aplikace nezobrazuje, jen ikonu. Když odpověď spěchá, řekněte mu to sami.

   

7. Volitelně: nechte si posílat e-mail o nové žádosti.

   V Moje Společnost › Notifikace zapněte pravidlo Nová žádost o absenci a vyberte příjemce. Zvolíte-li Přímý nadřízený, půjde e-mail vždy tomu, kdo je nad zaměstnancem v organigramu. Notifikace přijde do 10 minut a více žádostí se spojí do jednoho e-mailu. Dokud pravidlo nezapnete, e-maily nechodí. Podrobnosti najdete v návodu E-mailové notifikace.

   

#Další způsoby, jak dovolenou schválit

• Přímo v seznamuVe sloupci Status na kartě Absence je rozbalovací seznam. Vyberete Schválená nebo Zamítnutá a řádek se hned uloží. Je to nejrychlejší cesta, když už odpověď znáte – jen u ní nevidíte zůstatek ani přehled týdne.
• Z dashboarduKarta Čekající žádosti o nepřítomnost ukazuje čekající žádosti se jménem, typem a daty. Ikonou ✓ žádost schválíte, ikonou ✗ zamítnete – bez dalšího dotazu. Když nic nečeká, karta napíše Žádné čekající žádosti.

  

• Z kalendářeV menu Kalendář jsou žádosti modré pruhy. Kliknutím otevřete stejný detail žádosti a přitom vidíte celý měsíc.

#Zvláštní případy a tipy

Schválili jste omylem

Otevřete absenci, změňte Status zpět na Požádaná nebo na Zrušená a klikněte na Uložit. Reporty se přepočítají. Dokud je žádost znovu Požádaná, může ji zaměstnanec v aplikaci upravit nebo smazat.

Žádost je nad ročním nárokem

Karta zůstatku ukáže červeně, o kolik je nárok překročen, například 3 nad limit, a v seznamu absencí je u žádosti žlutý trojúhelník Tato nepřítomnost překračuje limit poolu. Schválení to neblokuje – rozhodnutí je na vás. V detailu i při změně Statusu v seznamu se FreshQR jen zeptá, zda chcete pokračovat, a schválí po kliknutí na Přesto schválit. Pokud máte nastavený i měsíční limit, při jeho překročení vás FreshQR také jen upozorní.

Chybí najednou moc lidí

Pokud má limit vyplněné Max souběžných zaměstnanců, v seznamu absencí uvidíte u žádosti červený vykřičník s upozorněním Schválením se překročí limit souběžných absencí! a v detailu žádosti červený rámeček se jmény kolegů. I tak můžete schválit. Více v návodu Limit souběžných absencí.

„V tomto rozsahu nejsou naplánované pracovní dny“

Zaměstnanec nemá v těchto dnech naplánovanou práci – žádnou zveřejněnou směnu, volný den v rozvrhu nebo svátek –, takže absence z limitu nic neodečte. Pokud firma plánuje práci v Plánovači směn, počítá se dovolená jen do dnů, na které má zaměstnanec zveřejněnou směnu; den bez směny se počítá jako 0 dní.

Úprava už schválené dovolené

Typ, data, čas i popis můžete změnit i po schválení a uložit tlačítkem Uložit. Reporty se přepočítají pro staré i nové dny. Absenci na webu smazat nejde – když dovolenou rušíte, nastavte stav Zrušená.

Formulář nejde upravit

Data spadají do uzamčeného období. Uvidíte ikonu zámku a hlášku Toto datum spadá do uzamčeného období a nelze jej upravit. Je-li změna opravdu nutná, období nejdřív odemkněte.

Číslo u menu nesedí se seznamem

Odznak u položky Absence počítá všechny čekající žádosti ve firmě, i ty mimo tým vedoucího.

Každá změna se zapisuje

Změny stavu i úpravy provedené na webu se ukládají do Historie změn, takže i zpětně dohledáte, kdo co schválil.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)