Šablony směn: čas, přestávky a počítání docházky

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Směnu Stavba 07:00–15:30 nastavíte jednou. Pak ji jen přetahujete do rozvrhu a nic nepřepisujete.
• Přestávky, zaokrouhlování a přesčas jsou přímo u směny. Ranní směna může mít jiná pravidla než sobotní.
• Barva šablony je vidět v rozvrhu i v mobilu zaměstnance, takže na první pohled poznáte, kdo jde na jakou směnu.
• Šablonu, kterou už nepoužíváte, archivujete. Starší směny si ji ponechají i s jejími pravidly.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Knihovnu.

   V menu Plánovač směn je vlevo panel Knihovna. Ukazuje všechny šablony, které lze použít pro zobrazenou pobočku nebo projekt. Dokud žádná není, uvidíte Zatím žádné šablony směn. Klikněte na + Nová šablona.

   

2. Vyplňte název, čas a barvu.

   Formulář se otevře přímo v levém panelu. Zadejte Název, například Stavba, a časy Od a Do, třeba 07:00 a 15:30. Nová šablona má předvyplněno 09:00–17:00. Směna může přecházet přes půlnoc – noční 22:00–06:00 zadáte stejně.

   Vyberte Barva. Pole Pracovní pozice a Pobočka / Projekt jsou nepovinná. Výchozí je Všechny pobočky a projekty. Když šablonu omezíte na jednu stavbu nebo pozici, u ostatních se v knihovně nezobrazí a pod šablonami uvidíte například 3 šablony skryté pro toto zobrazení.

   

3. Zvolte, jak se počítá docházka.

   V části Přesčas › Počítání docházky jsou tři režimy. Nová šablona má předvybraný Omezit délkou směny.

   • Omezit délkou směny – čas nad délku směny se nepočítá. Pozdní příchod může zaměstnanec nahradit tím, že zůstane déle.
   • Pouze okno směny – počítá se jen čas uvnitř naplánované směny. Pozdní příchod je ztracený čas, i když zaměstnanec zůstane déle.
   • Počítat docházku tak, jak byla zaznamenána – odpracovaný čas se nikdy neupravuje.

   Příklad: Martin Svoboda má směnu Stavba 07:00–15:30, přijde v 7:10 a odejde v 15:45. Před odečtením přestávek se mu započítá:

   Režim	Započítaný čas
   Omezit délkou směny	8:30 – zbylých 5 minut navíc se nepočítá
   Pouze okno směny	8:20 – jen 7:10 až 15:30
   Počítat docházku tak, jak byla zaznamenána	8:35

   Pokud má práce nad rámec směny vždy zůstat ve výkazu, zvolte třetí režim.

   

4. Nastavte přesčas.

   Pod režimy jsou dvě zaškrtávací pole: Hodiny navíc počítat jako přesčas a Chybějící hodiny počítat jako záporný přesčas. U nové šablony jsou obě zapnutá, takže se přesčas ve dnech s touto směnou schválí sám. Když je vypnete, přesčas čeká na ruční schválení manažerem. Ruční schválení má vždy přednost. Jak se přesčas schvaluje, popisuje návod Přesčasy – měsíční, kumulativní a schválení.

5. Přidejte přestávky a zaokrouhlování.

   V části Automatické odečtení přestávky je výchozí Vypnuto. Zvolit můžete Pevné přestávky – odečtou se v pevně daných časech, třeba 11:30–12:00 – nebo Flexibilní přestávky, které se odečtou po určité odpracované době. V části Zaokrouhlování a ukotvení nastavíte zaokrouhlování skenů. Pojmy jsou stejné jako u pracovních rozvrhů – vysvětluje je návod Pracovní rozvrhy, zaokrouhlování a přestávky.

6. Uložte a přetáhněte šablonu do mřížky.

   Klikněte na Uložit. Objeví se zpráva Šablona „Stavba“ přidána — přetáhněte ji do mřížky. Šablonu teď chytíte myší a pustíte na řádek zaměstnance v daném dni. Jak z toho vznikne celý týden, popisuje návod Rozpis směn – koncept a publikování.

#Příklad: šablony stavební firmy

Stavby Kratochvíl z Brna mají v knihovně tyto šablony:

• Stavba 07:00–15:30 – běžný den na stavbě, s flexibilní přestávkou, která se odečte po odpracované době.
• Sobota 07:00–12:00 – kratší sobotní směna, když se dohání termín.
• Kancelář – pro účetní a jednatele. Bez ní by se po zapnutí plánovače jejich den v kanceláři počítal jako přesčas.
• Zkrácený úvazek – pro lidi, kteří chodí jen na část dne.

Stavbyvedoucí pak na začátku týdne přetáhne Stavbu na celou partu a v pátek přidá Sobotu těm, kdo v sobotu přijdou. Další týdny už jen kopíruje.

#Další úpravy šablon

• Úprava šablonyV knihovně otevřete u šablony Akce šablony a zvolte Upravit šablonu. Po uložení uvidíte Šablona „Stavba“ upravena.
• Archivace a obnoveníŠablonu, kterou už nechcete používat, archivujete v Akce šablony › Archivovat. Plánovač se zeptá přímo v knihovně: šablona zmizí z knihovny a nepůjde použít pro nové směny, ale stávající směny si ji ponechají a zůstanou viditelné. Vrátit ji můžete přes Zobrazit archivované a Obnovit.

  

#Zvláštní případy a tipy

Zaměstnanec zůstal déle, ale přesčas nemá

Šablona má režim Omezit délkou směny, takže čas nad délku směny se nepočítá. Pokud chcete práci navíc evidovat, změňte režim na Počítat docházku tak, jak byla zaznamenána.

Přesčas ve dnech se směnou čeká na schválení

Šablona má vypnuté přepínače přesčasu. Šablony vytvořené před 19. 7. 2026 je mají vypnuté, nové zapnuté – u starších šablon to proto zkontrolujte.

Noční směna přes půlnoc

Stačí zadat Od 22:00 a Do 06:00. Jak FreshQR počítá noční práci, popisuje návod Noční směny a docházka přes půlnoc.

Šablona zmizela z knihovny

Buď je omezená na jinou pobočku, projekt nebo pozici – pak je započítaná v řádku … skryté pro toto zobrazení –, nebo je archivovaná. Najdete ji v Zobrazit archivované.

Chybové hlášky formuláře

Bez názvu se šablona neuloží: Zadejte název šablony. Bez obou časů: Nastavte čas začátku i konce.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)