Evidence přesčasů: výpočet, schválení a kumulativní přesčas

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Přesčasy nepočítáte v Excelu. Každý den se porovná s rozvrhem nebo směnou.
• Vidíte i záporný přesčas, tedy hodiny, které zaměstnanec neodpracoval.
• Kumulativní zůstatek po měsících funguje jako konto hodin, ze kterého se dá čerpat náhradní volno.
• Chcete-li každý přesčas nejdřív odsouhlasit, vypnete automatické schvalování a přesčas potvrdíte ručně.

#Pro koho se to hodí

#Jak se přesčas počítá

Přesčas za den = odpracovaný čas + započítané absence − délka dne podle rozvrhu nebo směny. Odpracovaný čas je čas po zaokrouhlení a odečtení přestávek, ne surový čas skenu.

Příklad: řidič Radek Pokorný ze skladu a dílny v Modřicích má rozvrh pondělí až pátek po 8 hodinách.

Den, který v rozvrhu není pracovní, se celý počítá jako přesčas. Den bez docházky a bez absence nemá přesčas −8 hodin, ale 0.

Jestli se plusové a minusové hodiny opravdu zapíšou, záleží na schvalování u pobočky – viz níže. Jak se počítá přestávka a zaokrouhlení, vysvětluje návod Pracovní rozvrhy, zaokrouhlování a přestávky.

#Postup krok za krokem

1. Nastavte schvalování u pobočky.

   V Moje Společnost › Pobočky otevřete pobočku. Přepínače Hodiny navíc počítat jako přesčas a Chybějící hodiny počítat jako záporný přesčas jsou ve výchozím stavu zapnuté – přesčas i záporný přesčas se zapíšou hned. Má-li každý přesčas nejdřív potvrdit vedoucí, první přepínač vypněte. Počítejte s tím, že dokud přesčas neschválíte, odpracovaný čas se ve všech reportech ořízne na délku dne podle rozvrhu a přesčas zůstane prázdný.

   

2. Otevřete Přesčasy zaměstnance.

   V menu Zaměstnanci otevřete zaměstnance a kartu Přesčasy. Časová osa ukazuje pro každý měsíc řádky odpracované hodiny + absence − náhradní volno, Přesčas za měsíc a Kumulativní přesčas – průběžný zůstatek přes všechny měsíce. Měsíce úplně bez hodin se vynechají, měsíc jen se svátky se zobrazí.

   

3. Schvalte přesčas po dnech.

   U měsíce klikněte na otevřít detaily. Otevře se okno Přehled, schvalování a nastavování přesčasů se sloupci Datum, Naskenovaný přesčas a Schválený přesčas. Fajfkou přesčas dne schválíte tak, jak byl naskenovaný. Tužkou zadáte jinou hodnotu – například ze dvou hodin schválíte jen jednu. Ručně schválená hodnota má vždy přednost před automatickým schvalováním.

   

4. Nastavte nebo vynulujte zůstatek.

   Na kartě Přesčasy klikněte na Přidat nový, vyberte rok a měsíc a zadejte hodiny a minuty. Zadaná hodnota je zůstatek na konci vybraného měsíce – v časové ose se ukáže jako ručně nastavený kumulativní přesčas a od dalšího měsíce se k ní přičítají nové přesčasy. Hodí se při přechodu z papíru i při pravidelném vyrovnání přesčasů, třeba jednou za čtvrtletí. Jak přesně to funguje, ukazuje část Kumulativní přesčas a jeho vynulování. Omyl smažete ikonou koše.

5. Zkontrolujte přesčas v reportu.

   V Tabulkové Reporty › Podle zaměstnance má každý den sloupec Přesčas a pod tabulkou je součet za měsíc. Stejná čísla jdou do měsíčního výkazu i do exportů.

   

#Kumulativní přesčas a jeho vynulování

Kumulativní přesčas je průběžný zůstatek hodin: zůstatek z minulého měsíce plus Přesčas za měsíc. Čísla se přepočítají při každém otevření karty Přesčasy, takže u probíhajícího měsíce vidíte přesčas za dny, které už proběhly – nemusíte čekat na konec měsíce.

Ručně nastavený kumulativní přesčas funguje po celých měsících. Zadaná hodnota nahradí zůstatek na konci vybraného měsíce: přesčas z tohoto měsíce se k ní už nepřičítá a Přesčas za měsíc ho dál jen ukazuje pro přehled. Od dalšího měsíce se nové přesčasy přičítají jako obvykle. Den v měsíci nevybíráte – nezáleží na tom, kterého dne hodnotu zadáte.

Proto při vyrovnání přesčasů zadejte nulu u posledního měsíce uzavřeného období, ne u prvního měsíce nového. Příklad: přesčasy za 3. čtvrtletí jste proplatili nebo vybrali jako volno a od října má zaměstnanec začít od nuly.

V prvním měsíci po vynulování se tedy Kumulativní přesčas rovná Přesčasu za měsíc, v dalších měsících už se liší. Kdybyste nulu nebo jinou hodnotu zadali až u října, kumulativní přesčas za říjen by zůstal na zadané hodnotě a říjnové přesčasy by se do zůstatku nezapočítaly. Takovou hodnotu smažte ikonou koše a zadejte ji znovu u září.

Vyrovnáváte-li přesčasy jednou za čtvrtletí, zadávejte nulu u března, června, září a prosince. Ruční hodnotu zadáváte každému zaměstnanci zvlášť.

#Další místa, kde se přesčas nastavuje

• Šablony směnVe dnech naplánovaných v plánovači směn o automatickém schvalování nerozhoduje pobočka, ale stejné dva přepínače v šabloně směny. Viz Šablony směn a stránka plánování směn.
• Náhradní volnoSchválená absence typu Náhradní volno se odečte z přesčasů. Automatický odečet je ve výchozím stavu zapnutý a v aplikaci pro něj přepínač není – změnu udělá podpora FreshQR na info@freshqr.online nebo přes WhatsApp. Podrobnosti najdete v návodu Automatické absence a náhradní volno.
• Přesčas v mobilu zaměstnanceV Moje Společnost › Detaily společnosti › Nastavení mobilní aplikace jsou přepínače Zobrazit měsíční přesčas v mobilní aplikaci a Zobrazit kumulativní přesčas v mobilní aplikaci. Ve výchozím stavu jsou zapnuté a pro jednotlivce je změníte v detailu zaměstnance. Co zaměstnanec vidí, popisuje Reporty v mobilu.
• Příplatek za přesčasPlatíte-li přesčas vyšší sazbou, nastavte příplatek ke mzdě.

#Zvláštní případy a tipy

U některých dnů přesčas chybí

U pobočky je vypnuté Hodiny navíc počítat jako přesčas a přesčas čeká na ruční schválení.

Odpracoval 10 hodin, report ukazuje 8

Stejná příčina. Dokud přesčas neschválíte, odpracovaný čas se ořízne na délku dne podle rozvrhu. Po schválení se doplní.

Celá sobota je přesčas

Sobota není v rozvrhu zaměstnance pracovní den, proto se každá hodina počítá jako přesčas. Pracuje-li pravidelně i v sobotu, upravte rozvrh nebo plánujte směny.

Upozornění na projekty

Používáte-li ve firmě projekty, karta Přesčasy ukáže Tato společnost používá projekty. Přesčasy projektů jsou automaticky schváleny a nejsou ovlivněny manuálními schváleními zde.

Měsíční přesčas

Když ho zapnete, sloupec Přesčas u dnů z reportů zmizí a přesčas se počítá za měsíc jako celek. Hodí se při pružné pracovní době, kdy si zaměstnanec hodiny rozkládá v rámci měsíce.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)