Kontroly (Beta), přestávky a Daleké GPS: kontrola docházky zaměstnanců

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Podezřelé dny za celý měsíc jsou v jednom seznamu, nemusíte procházet zaměstnance jednoho po druhém.
• Zapomenutý odchod nebo neschválenou dovolenou najdete před uzávěrkou, ne až když se ozve účetní.
• Bez vyptávání zjistíte, jestli měl každý svou obědovou pauzu.
• Skeny z domova nebo cestou na jinou stavbu najdete bez procházení mapy u každého skenu.

#Pro koho se to hodí

#Co Kontroly hledají

Hranice jsou pevné a nastavit je nejde. Sekce s prací o víkendu má v aplikaci zatím nadpis Práce v pátek – obsahuje ale soboty a neděle.

#Kontroly (Beta) krok za krokem

1. Otevřete kartu Kontroly.

   V menu Tabulkové Reporty klikněte na kartu Kontroly a vyberte měsíc, který uzavíráte. Nahoře je upozornění Experimentální funkce: funkce se bude dál měnit.

   

2. Projděte sekce shora dolů.

   Každá položka má jméno zaměstnance, datum a stav. Sekce bez nálezů ukáže Nebyly zjištěny žádné problémy. Je-li čistý celý měsíc, uvidíte Všechny kontroly prošly - žádné problémy k přezkoumání.

   

3. Opravte nalezené položky.

   Položky v seznamu nejsou odkazy, opravu uděláte na příslušném místě:

   • zapomenutý odchod nebo chybějící sken – v Detailech skenů, nebo tužkou na kartě Podle zaměstnance,
   • neschválená dovolená – v Absencích,
   • chybějící absence, třeba nemocenská – zadejte ji za zaměstnance,
   • nepřečtená poznámka – v menu Poznámky.

4. Pošlete seznam dál.

   Tlačítkem Exportovat do PDF stáhnete seznam za měsíc. Můžete ho poslat stavbyvedoucímu nebo vedoucímu dílny, ať doplní, co chybí.

#Omezení verze Beta

Kontrola chybějících dnů zatím nebere v úvahu pracovní rozvrhy, směny z plánovače, svátky, skeny projektů ani nástup a konec pracovní smlouvy. Jako Chybí proto může označit i svátek, volný den podle rozvrhu směn nebo den, kdy tesař celý den pracoval na stavbě v Kuřimi. U každé položky si ověřte, jestli měl člověk ten den opravdu být v práci a bez záznamu.

Máte-li ke Kontrolám připomínky, napište na info@freshqr.online – stejnou adresu uvádí i upozornění v aplikaci.

#Přehled přestávek zaměstnanců

Druhý report, karta Přestávky, ukáže za vybraný měsíc každou přestávku. Uvidíte, které přestávky odečetl rozvrh automaticky a které si zaměstnanec označil sám.

1. Otevřete kartu Přestávky. V Tabulkové Reporty klikněte na Přestávky a vyberte měsíc. Každý řádek je jedna přestávka: Jméno, datum, Typ (třeba obědová pauza), čas Od a Do a u podmíněné přestávky její Délka automatické přestávky. Filtrem seznam zúžíte na pobočku nebo zaměstnance.
2. Opravte špatně odečtenou přestávku. Každý řádek má tužku. Otevře záznamy dne, kde přestávku upravíte – třeba když řidič Radek Pokorný ten den kvůli závozu materiálu pauzu neměl. Po uložení se report přepočítá. Jak přestávky vznikají, vysvětluje návod Pracovní rozvrhy, zaokrouhlování a přestávky. Přestávky, které si zaměstnanec označí v aplikaci, popisuje Označit další sken jako….

#Daleké GPS: skeny daleko od pracoviště

1. Otevřete kartu Daleké GPS. Karta Daleké GPS ukáže záznamy měsíce s největší vzdáleností mezi místem skenu a nejbližší pobočkou – u projektových skenů místem projektu. Ve sloupcích je jméno, datum, Vzdálenost skenu 1 a Vzdálenost skenu 2 (příchod a odchod) a údaj, jestli jde o docházku na pobočce, nebo o projekt. Filtrem Projekt vyberete jen skeny na pobočkách (Docházka), nebo jeden projekt.
2. Prověřte podezřelý sken. Je-li sken stovky metrů nebo kilometry od pobočky či stavby, otevřete den zaměstnance v Detailech skenů. Uvidíte sken na mapě i vzdálenost. Neznamená to hned podvod – slabý signál v budově nebo ve sklepě umí polohu posunout. Přesnost polohy a kontrolu GPS popisuje návod GPS kontrola a přesnost polohy.

Tabulky Přestávky i Daleké GPS stáhnete tlačítkem Excel Export.

#E-mail o vzdáleném skenu

O vzdáleném skenu vám může přijít e-mail. V Moje Společnost › Notifikace zapněte pravidlo Detekování vzdáleného GPS skenování, vyberte příjemce a zadejte vzdálenost, například 500 m. Podle nápovědy se notifikace odesílají do 30 minut. Podrobnosti najdete v návodu E-mailové notifikace.

#Další způsoby, jak hlídat docházku

• Zapomenuté odchodyZapomenuté odchody umí FreshQR ukončovat automaticky podle pravidel. Viz Zapomenuté odchody.
• Schvalování docházkyChcete-li mít měsíc výslovně odsouhlasený, schvalte docházku za období na kartě Kalendář. Viz Schvalování docházky za období.
• Připomínka v mobiluNastavení Připomenutí odhlášení po (hodin) zobrazí zaměstnanci v telefonu upozornění Stále v práci?, pokud má po zadaném počtu hodin docházku stále otevřenou.
• Mapa na dashboarduKarta Adresa skenování ukáže skeny na mapě za dnešek nebo za měsíc.
• Výkonnostní metriky (Beta)Dashboard má i karty GPS shoda a Přestávky. Jsou ve verzi Beta, viz Výkonnostní metriky.
• Přestávky ve výkazuSloupce s přestávkami můžete mít i v měsíčním výkazu zaměstnance. Viz Vlastní sloupce a šablony reportů.

#Zvláštní případy a tipy

Chybí ve svátek nebo ve volný den

Jde o omezení verze Beta popsané výše. Pokud zaměstnanec ten den pracovat neměl, položku ignorujte.

Chybí, i když byl na stavbě

Den odpracovaný jen na projektu kontrola chybějících dnů zatím nevidí. Docházku na projektech zkontrolujete na kartě Detail projektu.

Práce o víkendu a příplatky

Sekce s prací o víkendu rychle ukáže, kdo pracoval v sobotu nebo v neděli. Příplatky za tyto dny nastavíte v Příplatcích ke mzdě.

Skryté období

Dny v období skrytém přes Uzamčená období se v Kontrolách nezobrazí.

Manažer pobočky nevidí Kontroly ani Přestávky

Účty s rolí Manažer pobočky nebo Manažer projektu karty Kontroly a Přestávky nemají. Daleké GPS vidí pro své pobočky či projekty.

Karta Přestávky je prázdná

V rozvrhu nemáte automatické přestávky a zaměstnanci si přestávky neoznačují. Nastavte je v rozvrhu nebo v šabloně směny.

Sken bez polohy

Má-li zaměstnanec GPS vypnuté, sken nejde změřit a v Dalekých GPS nebude.

Vzdálený sken v seznamu chybí

Karta Daleké GPS ukazuje jen nejvzdálenější záznamy měsíce. Hledáte-li konkrétního člověka, zužte seznam filtrem zaměstnance nebo projektu.

Projekt bez polohy

Nemá-li projekt zadanou polohu, měří se sken k nejbližší pobočce. U staveb proto polohu projektu vyplňte.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)