Перевірка обліку робочого часу: Перевірки (бета), перерви та далекі GPS-сканування

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Не треба переглядати місяць кожного працівника окремо: підозрілі дні на одній сторінці з іменем і датою.
• Забутий вихід чи 14-годинна зміна знайдуться до того, як потраплять у зарплату.
• Видно, хто й коли брав обідню перерву, без перегляду кожного дня окремо.
• Сканування з дому чи з паркування іншої філії знайдете за хвилину, не відкриваючи мапу.

#Кому це підходить

#Перевірки (бета): як знайти підозрілі дні

1. Відкрийте вкладку Перевірки.

   У Табличні звіти натисніть вкладку Перевірки і оберіть місяць. Угорі жовте попередження: Експериментальна функція: Це експериментальний новий звіт. Ми постійно покращуємо ці перевірки якості, і найближчим часом очікуються зміни та доповнення. Нижче йдуть розділи, кожен зі списком працівників і дат.

   

2. Пройдіть розділи один за одним.

   • Відсутній початок/завершення або відсутність – будній день, коли працівник не має ні сканування, ні відсутності. Статус Відсутній.
   • Незвичайний робочий час – день Менше 5 годин або Більше 11 годин, після округлення й відрахування перерв. Типовий випадок – забутий вихід.
   • Відвідуваність у вихідні – будь-яка робота в суботу чи неділю.
   • Високі денні понаднормові – дні з великою кількістю понаднормових.
   • Незатверджена відсутність та непрочитані нотатки – заявки, що ще чекають на рішення, і нотатки працівників, які ніхто не прочитав.

   Межі 5 і 11 годин фіксовані, змінити їх не можна.

3. Виправте кожну знахідку там, де вона виникла.

   Рядки у Перевірки – лише текст, клікнути на них не можна. Забутий вихід доповніть у деталях сканування або олівцем у звіті По працівниках. Заявку на відпустку затвердьте чи відхиліть у меню Відсутності. Після виправлення відкрийте вкладку знову – рядок зникне.

4. Перевірте, що розділ чистий.

   Розділ без зауважень показує Проблем не знайдено. Коли чисто в усіх розділах, вкладка покаже Усі перевірки пройдено — немає проблем для перегляду. Тоді місяць можна затвердити й заблокувати.

   

5. За потреби вивантажте список у PDF.

   Кнопка PDF над розділами (Експорт у PDF) створить файл з усіма знахідками місяця. Його можна надіслати майстру чи начальнику складу, щоб він пояснив кожен рядок своєї команди.

#Обмеження бета-версії

Перший розділ поки що вважає робочими всі дні з понеділка до п’ятниці і не дивиться на розклади. Тому Відсутній може з’явитися й там, де все гаразд: у вихідний працівника на неповний день, у вільний будній день за графіком змін, до початку чи після закінчення трудового договору. Дні, коли людина працювала на проєкті, теж можуть бути позначені як відсутні. Перед виправленням такого рядка перевірте день у звіті По працівниках.

#Перерви: облік перерв працівників

1. Відкрийте вкладку Перерви. У Табличні звіти натисніть Перерви і оберіть місяць. Кожен рядок – одна перерва: Ім’я, Дата, Від, До, Тривалість умовної перерви і Тип, наприклад Обідня перерва. Автоматичні й умовні перерви, які FreshQR відрахував за розкладом, тут разом з перервами, позначеними працівниками. Автоматичні й умовні перерви задаєте в робочих розкладах, обід чи лікаря працівник позначає сам кнопкою «Позначити наступний скан як…».
2. Відфільтруйте й вивантажте. Кнопкою Додати фільтр звузите список до однієї філії, посади чи працівника. Експорт в Excel над таблицею збереже те, що бачите. Олівець у кінці рядка відкриває записи дня, де перерву можна виправити.

#Найвіддаленіші GPS-дані: сканування далеко від роботи

1. Відкрийте Найвіддаленіші GPS-дані. Вкладка за обраний місяць показує записи, у яких прихід чи вихід був найдалі від найближчої філії компанії, а для сканування проєкту – від місця проєкту. Стовпці Відстань сканування 1 і Відстань сканування 2 – це відстань при приході та виході, далі філія сканування. У прикладі комірник Богдан Лисенко прийшов за 2 233 м від складу, хоча вийшов уже на місці.
2. Перевірте підозрілий день. Відкрийте день працівника в деталях сканування: там побачите мапу з точкою сканування і відстань від філії. Фільтр Проєкт на цій вкладці обмежить список на одне місце монтажу або лише на сканування філій.

#Лист про далеке GPS-сканування

У Моя компанія › Сповіщення увімкніть правило Виявлено далеке GPS сканування, оберіть одержувачів і впишіть мінімальну відстань, наприклад 500 м. Лист приходить протягом 30 хвилин після такого сканування. Детальніше – email-сповіщення.

#Інші способи знайти помилки й перевірити місце сканування

• Автоматичне закриття забутих виходівЩоб забутих виходів було менше, налаштуйте правила в автоматичному закритті завершення.
• Затвердження обліку за періодУ вкладці Календар табличних звітів затверджуєте облік за період – див. затвердження обліку. Перевірки зручно пройти безпосередньо перед цим.
• Email про довгий робочий часУ Моя компанія › Сповіщення є правило Виявлено довгий робочий час. Лист прийде, щойно таке станеться, а не наприкінці місяця – див. email-сповіщення.
• Карта сканувань на головній панеліУсі сканування за сьогодні чи за місяць на мапі – див. карта сканувань.
• Перевірка GPS для окремого працівникаТочність геолокації та що бачите в деталях сканування, пояснює перевірка GPS.
• Перерви у звіті працівникаСтовпці перерв можна додати і до звіту По працівниках – див. власні стовпці.

#Особливі випадки та поради

Відсутній у вихідний працівника

Див. «Обмеження бета-версії» вище: перший розділ поки що не враховує розклади. Такий рядок просто пропустіть.

Керівник філії не бачить вкладку

Обліковим записам з роллю Менеджер філіалу чи Менеджер проекту вкладка Перевірки недоступна. Список бачать інші облікові записи з доступом до табличних звітів, наприклад власник чи адміністратор.

Прихований заблокований період

Дні в періоді, заблокованому з режимом Приховати, перевірки пропускають.

Робота у вихідні – не помилка

Розділ Відвідуваність у вихідні не означає порушення. Він зручний, щоб перевірити, чи правильно нараховано надбавки за суботу й неділю.

Вкладка Перерви порожня

У розкладі немає автоматичних перерв і працівники перерви не позначають. Налаштуйте автоматичну чи умовну перерву в робочих розкладах.

Сканування за 3 км у списку немає

Вкладка Найвіддаленіші GPS-дані показує лише найвіддаленіші записи місяця. Звузьте список фільтром працівника чи проєкту.

Сканування без GPS

Якщо телефон не передав позицію, відстань виміряти не можна, і такий запис у списку не з’явиться. Див. перевірка GPS.

Проєкт без розташування

Якщо проєкт не має точки на мапі, відстань рахується до найближчої філії. Задайте розташування проєкту в його деталях – див. проєкти та QR-коди.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)