Типи відсутностей працівників і їх налаштування
На цій сторінці
Коротка відповідь
Типи відсутностей працівників визначають, як відсутність рахується у звітах, з якого ліміту віднімається і чи потребує погодження. Нова компанія отримує 13 типів – від відпустки до чергування. Змінити їх, додати власний або налаштувати порядок можна в меню Відсутності › Типи відсутностей. Доступ має лише Власник та Адміністратор.
Як це увімкнути
Типи відсутностей вже створено разом із компанією. Налаштування кожного типу відкриває олівець у його рядку; новий тип додає кнопка + Додати нове.
- Відсутності
- Типи відсутностей
- Редагувати
- Хто може увімкнути
- Власник або Адміністратор. Менеджери та роль Відсутності: Перегляд та редагування цієї вкладки не бачать.
- Що зміниться
- Назву типу працівник бачить у застосунку, коли обирає тип у новій заявці. Зміна налаштувань перераховує звіти – окрім заблокованих періодів.
- Діє для
- Уся компанія. Окремих типів для окремих працівників немає; індивідуальним може бути лише ліміт.
#Навіщо це потрібно
- Відпустка рахується лише за робочі дні, лікарняний – за всі, а віддалена робота як звичайна робота. Кожен тип поводиться так, як потрібно саме вам.
- Можна додати власні типи, наприклад «Донорство крові» чи «Навчання», з короткими кодами для звітів.
- Типи, які не потребують рішення керівника, можна схвалювати автоматично.
- Порядок, який ви задаєте, – це порядок типів у застосунку працівника, тож найчастіший тип стоїть першим.
#Кому це підходить
Кому підходить
- Кожній компанії на старті: варто переглянути стандартні типи та їх назви.
- Компаніям зі специфічними відсутностями – чергування, відрядження, навчання, донорство.
- Тим, хто використовує автоматичні відсутності з позначених сканувань.
Кому не підходить
- Невеликим командам, яким стандартних 13 типів досить. Нічого міняти не обов’язково.
#Типи за замовчуванням
Нова компанія з українською мовою отримує ці типи. Назви й коди можна змінити.
| Тип | Код | Ігнорується в неробочі дні | Особливість |
|---|---|---|---|
| Відпустка | Д | так | ліміт відпустка, 20 днів на рік |
| 1/2 Відпустки | д | так | половина робочого дня, той самий ліміт |
| Візит до лікаря | ЛІК | так | ліміт лікар, 7 днів на рік |
| Супровід до лікаря | СЛ | так | ліміт лікар |
| Догляд за членом сім’ї | ДД | ні | ліміт лікар |
| Віддалена робота | ДИСТ | ні | вважається роботою |
| Службова | ОП | ні | вважається роботою |
| Лікарняний | ХВ | ні | позначка Лікарняний |
| Відгул | НВ | так | зменшує понаднормові |
| Відрядження | УЧБ | ні | вважається роботою |
| Оплачувана відпустка | ОСОБ | так | – |
| Чергування | НС | ні | пасивне чергування |
| Інше | ІН | так | – |
#Покрокова інструкція
-
Відкрийте тип для редагування.
У Відсутності › Типи відсутностей типи згруповано за лімітами: у заголовку групи видно назву ліміту та значення на рік. Типи без ліміту – у групі Інші. Натисніть олівець у рядку типу, наприклад Відпустка. Відкриється форма Редагувати.
Налаштування типу Відпустка -
Змініть назву, код і ліміт.
Перейменуйте тип так, як його називають у вашій компанії, і задайте короткий код. У полі Ліміт оберіть річний ліміт, з якого тип віднімається. Увімкніть потрібні позначки за таблицею вище й натисніть Зберегти. Новий тип створюєте так само кнопкою + Додати нове; вікно називається Додати новий тип відсутності.
-
За потреби увімкніть Автоматично схвалено.
Для типів, які не потребують рішення керівника (наприклад, Візит до лікаря), увімкніть Автоматично схвалено. Заявки цього типу з мобільного застосунку одразу будуть затверджені, а лист про нову заявку не прийде. Ліміт одночасних відсутностей при цьому діє далі.
Автоматично схвалено – без кроку погодження -
Пов’яжіть тип перерви.
Якщо використовуєте автоматичні відсутності, у розділі Тип перерви увімкніть позначку, яку працівник обирає в застосунку перед скануванням, наприклад Лікар для типу Візит до лікаря. Кожна позначка може належати лише одному типу.
Тип перерви пов’язує позначене сканування з типом відсутності -
Налаштуйте порядок типів.
Перетягніть тип за маркер ☰ на потрібне місце. У такому ж порядку працівник бачить типи в застосунку, а перший тип у списку там уже обрано наперед. Тому на перше місце варто поставити найчастіший тип – зазвичай Відпустка. У формах вебзастосунку типи завжди йдуть за абеткою.
Перетягніть маркер, щоб змінити порядок -
Покажіть потрібні стовпці.
Стовпці з позначками типу (Відпустка, Лікарняний, Медичне тощо) приховано. Значок вибору стовпців над таблицею дозволяє їх показати й порівняти всі типи одразу. Таблицю також можна вивантажити кнопкою Експорт в Excel.
Показати або приховати стовпці
#Що означає кожне налаштування
| Поле у формі | Що робить |
|---|---|
| Назва типу | Обов’язкова, до 50 символів. Її бачить працівник у застосунку. |
| Код або скорочення типу | Обов’язковий, до 10 символів. Показується у звітах і календарях, де мало місця, а також у вкладці перетинів. |
| Опис | Внутрішня примітка для адміністраторів. |
| Ліміт | Річний ліміт відсутностей, з якого тип віднімається. Один тип – один ліміт. Хрестик ліміт прибирає. Якщо затвердження відсутності перевищить ліміт, FreshQR попросить підтвердження – див. затвердження відпустки. |
| Ігнорується в неробочі дні | Цілі дні відсутності, що припадають на вихідний чи інший день без роботи за розкладом, не рахуються. Відсутність із точним часом рахується завжди. Це важливо для відпустки на кілька тижнів: субота й неділя всередині неї не рахуються як дні відпустки. |
| Екстрений | Попри назву це чергування: час рахується як пасивне чергування, а якщо працівник під час чергування працює, цей час рахується як активне чергування. |
| Вважається роботою | Для віддаленої роботи, відряджень і роботи там, де немає QR-коду. Час рахується як робочий. |
| Не обмежено стандартною тривалістю роботи | Звичайно, коли в один день є і робота, і відсутність, відсутність скорочується, щоб разом не вийшло більше за робочий день. З цією позначкою рахується вся вказана тривалість. |
| Автоматично схвалено | Заявки цього типу з мобільного застосунку одразу отримують статус Затверджено. |
| Відпустка, Півдня відпустки | Позначають тип як відпустку. Півдня відпустки можна ввімкнути лише разом із Відпустка; такий день рахується як половина робочого дня. До ліміту ці позначки тип не прив’язують – для цього є поле Ліміт. |
| Лікарняний, Медичне | Службові позначки: тип є лікарняним або медичною відсутністю, наприклад візитом до лікаря. На ліміт вони не впливають – до ліміту тип прив’язує поле Ліміт. |
| Відгул | Час відгулу зменшує понаднормові; тип не потрапляє до перетинів. |
| Статична тривалість | Порожнє – тривалість рахується за часом. Значення ГГ:ХХ означає, що кожен календарний день відсутності рахується саме стільки, а час від–до ігнорується. Наприклад, при 08:00 кожен день відсутності – це 8 годин. Підказка біля поля згадує налаштування у філії – шукати його не потрібно, воно вже не діє. |
| Тип перерви | Пов’язує позначку сканування із застосунку (наприклад, Лікар) з цим типом для автоматичних відсутностей. |
#Особливі випадки та поради
- Синє повідомлення над таблицею
- У компаніях з українською мовою над вкладкою і у формі типу може бути повідомлення
Системні налаштування нижче автоматично заповнені для ваших типів відсутності. Перевірте:
з переліком типів. Відкрийте кожен названий тип і переконайтеся, що позначки відповідають тому, як ви цей тип використовуєте. - Видалення типу
- Кошик у рядку типу запитає
Ви впевнені?
і після Так, видалити прибере тип з вибору в застосунку. Старі відсутності цього типу залишаться в історії та звітах. Окремої позначки «приховати від працівників» немає – непотрібний тип видаліть. - Позначка «Відпустка» не додає тип до ліміту
- Сама позначка тип до ліміту не прив’язує. Новий тип відпустки прив’яжіть до ліміту полем Ліміт. Як працюють ліміти, пояснює інструкція про облік відпусток працівників.
#Поширені запитання
Чи може кожен працівник мати власні типи?
Ні, типи відсутностей спільні для всієї компанії. Різним може бути лише ліміт, наприклад кількість днів відпустки.
Чи рахуватимуться вихідні як відпустка?
Ні для типів з позначкою Ігнорується в неробочі дні – обидва стандартні типи відпустки її мають. Для лікарняного вона за замовчуванням вимкнена.
Як обійтися без погодження візитів до лікаря?
Увімкніть Автоматично схвалено для типу Візит до лікаря. Це діє на заявки з мобільного застосунку.
Що буде зі старими відсутностями, якщо я видалю тип?
Вони залишаться з назвою типу у звітах. Нові заявки цей тип обрати не зможуть.
Як додати власний тип, наприклад «Донорство крові»?
Натисніть + Додати нове, введіть назву і код (наприклад, «ДОН»), увімкніть Ігнорується в неробочі дні, якщо день донора припадає лише на робочі дні, і збережіть. Ліміт можна не заповнювати.
Коли працівник побачить новий тип?
Наступного разу, коли відкриє форму нової відсутності в застосунку.
#Пов’язані теми
Ви тутТипи відсутностей та їх налаштування
Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)
