Табель обліку робочого часу Excel: шаблон | Fresh QR

Табель обліку робочого часу в Excel: безкоштовний шаблон і чесне порівняння

Завантажте готовий місячний табель з нічними змінами, перевіркою помилок і підсумком по всіх працівниках. А ще – скільки часу Excel забирає насправді і коли варто перейти на додаток.

Завантажити шаблон (.xlsx) Excel чи додаток

✓ Без реєстрації та e-mail · ✓ Без макросів · ✓ Excel 2010 і новіший

Оновлено 26.10.2026

Як вести табель обліку робочого часу в Excel? Для кожного працівника – окремий аркуш із рядком на кожен день місяця. Ви вносите прихід, вихід і перерву, а формула рахує відпрацьовані години та порівнює їх з нормою. Вихідні позначаються самі. Але Excel записує лише те, що в нього вписали, – він не перевірить, хто насправді прийшов.

Як виглядає шаблон табеля в Excel

Так виглядає аркуш одного працівника. Жовті клітинки заповнюєте ви, решту рахують формули. Це фрагмент аркуша «Приклад», який у файлі заповнений за вересень 2026.

ДатаПрихідВихідПерерва (хв)ВідсутністьВідпрацьовано (год)Понад норму (год)Перевірка
8 01.09 Вт 7:00 15:30 30 8,00 -
9 02.09 Ср 7:00 15:30 30 8,00 -
10 03.09 Чт 7:00 15:30 30 8,00 -
11 04.09 Пт 7:05 18:10 30 10,58 2,58
12 05.09 Сб - -
13 06.09 Нд - -
14 07.09 Пн 7:00 15:30 30 8,00 -
15 08.09 Вт 6:55 - - Немає виходу
16 09.09 Ср 7:00 15:30 30 8,00 -
17 10.09 Чт 7:00 15:00 10 7,83 - Коротка перерва
Фрагмент шаблону: вихідні сірі, 04.09 – 2,58 год понад норму, 08.09 немає виходу, 10.09 перерва коротша за мінімум.

Що вміє шаблон

Дати й дні тижня заповнюються самі

Змініть рік і місяць на аркуші «Налаштування» – і всі аркуші перерахуються, включно з кількістю днів у місяці та високосним роком.

Святкові дні – з урахуванням воєнного стану

Поки діє воєнний стан, святкові дні не є вихідними, тому список порожній. Коли правила зміняться, ви внесете дати один раз, і норма перерахується.

Нічні зміни через північ

Зміна з 22:00 до 6:00 рахується як 8 годин, а не −16. Саме тут саморобні таблиці помиляються найчастіше.

Перевірка помилок у кожному рядку

Стовпець «Перевірка» попереджає про відсутній прихід чи вихід, коротку перерву на зміні понад 6 годин, зміну понад 12 годин і порожній робочий день.

Літерні коди як у табелі П-5

В, Д, ТН, ВД, НА вибираються зі списку. Коди можна змінити або додати свої, підсумок їх порахує.

Підсумок по всій компанії

Аркуш «Підсумок» додає відпрацьовані години, норму, понаднормові, відсутності та попередження всіх працівників одразу.

Завантажте шаблон безкоштовно

Один файл, без макросів і без e-mail для завантаження. Усередині: інструкція, налаштування, три порожні аркуші працівників, підсумок і заповнений приклад.

Шаблон табеля обліку робочого часу в Excel (.xlsx)
tabel-obliku-robochoho-chasu.xlsx
Excel .xlsx · 6 аркушів · без макросів · 33 kB
Завантажити шаблон (.xlsx)

Шаблон можна вільно використовувати та змінювати в компанії. Аркуші не заблоковані – формули видно і їх можна підлаштувати. Для графіка змін є окремий шаблон графіка змін в Excel.

Як почати за 15 хвилин

  1. 1

    Вкажіть місяць і норму

    На аркуші «Налаштування» введіть компанію, рік, місяць, кількість годин на день (наприклад, 8) і мінімальну перерву.

  2. 2

    Створіть аркуші для людей

    На аркуші «Працівник 1» впишіть ім’я. Для інших скопіюйте аркуш (правий клік на вкладці › Перемістити або копіювати) і додайте його назву в підсумок.

  3. 3

    Заповнюйте щодня

    У жовті клітинки вносьте прихід і вихід у форматі 7:30, перерву у хвилинах, а при відсутності – код зі списку. Не відкладайте на кінець місяця.

  4. 4

    Перед зарплатою перевірте попередження

    Перегляньте стовпець «Перевірка» та аркуш «Підсумок». Спершу виправте відсутні виходи, а потім передавайте файл бухгалтеру.

Скільки часу забирає табель в Excel

Сам Excel безкоштовний. Ви платите часом – і його більше, ніж здається. Там, де є зміни, сезонні працівники й паперові табелі, кінець місяця перетворюється на день пошуків і підрахунків. Розрахунок нижче – для невеликого ресторану з 10 людьми.

«Порахувати години за місяць для одного невеликого ресторану – це цілий день роботи».
Так нам описують час до Fresh QR клієнти з ресторанного бізнесу. Тепер дані збираються під час кожного сканування, і наприкінці місяця табель уже готовий.
  • Зібрати листки, повідомлення й фото від кухарів, офіціантів і сезонних працівників 5–10 хв / особа
  • Знайти відсутні приходи й виходи, перевірити, хто справді був на зміні 10–15 хв / особа
  • Переписати розділені й нічні зміни в таблицю 10–15 хв / особа
  • Порахувати понаднормові, вихідні й відпустки для зарплати 5–10 хв / особа
  • Разом за місяць – для 10 людей 5–8 годин 30–50 хв / особа

Скільки вам коштує Excel?

Скільки вам реально коштує Excel за рік

18 000 ₴

90 год адміністративної роботи на рік лише на табель

Спробувати Fresh QR 30 днів безкоштовно

Оцінка на основі досвіду наших клієнтів, а не вимірювання. Fresh QR збирає дані постійно й надійно під час кожного сканування – з часом сервера та GPS, – тож наприкінці місяця ви лише переглядаєте попередження й завантажуєте експорт. Оплата – лише за працівників, які відпрацювали 40 і більше годин на місяць; актуальну ціну для України зі знижкою дивіться на сторінці цін.

Найчастіші помилки в табелі Excel

Таблиця ламається тихо: формула показує число, навіть коли воно неправильне. Ось помилки, які ми бачимо в компаній, що переходять до нас з Excel, і як з ними впоратися.

Помилка Що стається в Excel Як це вирішують шаблон / Fresh QR
Забутий вихід День показує 0 годин, або хтось дописує приблизний час. У зарплату йде неперевірене число. Шаблон позначить день. Fresh QR покаже його в перевірках перед зарплатою, а кожне виправлення потрапить в історію змін.
Нічна зміна через північ Проста формула «вихід − прихід» дає від’ємне число або ######. Шаблон рахує через MOD, тож 22:00 – 6:00 = 8 год. Fresh QR рахує за реальним часом сканування.
Перезаписана формула Хтось вручну пише «8» у стовпець з формулою. Підсумок не сходиться, і ніхто не знає чому. У шаблоні формули в білих клітинках, введення – в жовтих. У Fresh QR розрахунки перезаписати неможливо.
Помилка у введенні часу 7:30 записують як 7,30 або 73:0, і Excel сприймає це як текст або хибний час. Перевірка даних у шаблоні пропускає лише час від 0:00 до 23:59. У додатку час фіксує сервер у момент сканування.
Не записана перерва Перерву оплачують як роботу, або ніхто не знає, чи вона була. Шаблон попередить про коротку перерву на зміні понад 6 годин. Fresh QR вміє віднімати перерви автоматично.
Кілька версій файлу «tabel_final_2.xlsx» у пошті, інша версія на флешці. Незрозуміло, яка правильна. Шаблон цього не вирішить – це все одно один файл. У Fresh QR усі працюють в одній системі, а працівник бачить свої години.

Табель в Excel чи додаток для обліку

Порівняння того, що дає добре зроблений шаблон Excel, і Fresh QR, де працівники сканують QR-код у безкоштовному додатку на власному телефоні.

Excel (цей шаблон) Fresh QR
Хто записує час Працівник на папері або керівник у таблиці, часто заднім числом Працівник сканує QR-код у додатку, час фіксує сервер
Підтвердження присутності Немає – що написано, те й є GPS-позиція при скануванні, за бажанням фото
Понаднормові й перерви Формули, які треба підтримувати й перевіряти Рахуються автоматично за правилами компанії
Зміни та історія Будь-хто з доступом змінить клітинку без сліду Історія змін: хто, коли і що змінив
Відпустки й лікарняні Код у клітинці, погодження поштою або усно Заявка в додатку, погодження у вебі, залишок відпустки рахується сам
Кілька об’єктів Ще один файл або аркуш на кожне місце Філії та проєкти в одному огляді, кожен зі своїм QR-кодом
Дані для зарплати Цей файл після ручної перевірки Бухгалтер має власний вхід і бачить облік напряму. А також PDF-табелі або REST API
Вартість 0 грн за програму, платите часом і енергією Плата за активного працівника на місяць, 30 днів безкоштовно

Переваги й недоліки: чесно

Ми продаємо систему обліку, тож могли б сказати, що Excel поганий. Це не так. Для деяких компаній він – правильний вибір.

Excel

  • Перевага: Безкоштовний, і в більшості компаній він уже є.
  • Перевага: Його можна налаштувати як завгодно – стовпці, коди, формули.
  • Перевага: Працівникам нічого не треба встановлювати, смартфон не потрібен.
  • Перевага: Бухгалтер його розуміє, файл легко передати.
  • Недолік: Ручне заповнення довге й ненадійне – люди забувають, дописують час заднім числом, і їх часто доводиться наздоганяти, щоб вони взагалі здали табель.
  • Недолік: Не перевіряє, хто насправді прийшов. Записує саме те, що вписали.
  • Недолік: Зміни не видно – у спірній ситуації важко довести, що саме виправляли.
  • Недолік: Ручне переписування росте з кожною новою людиною й об’єктом, помилки теж.
  • Недолік: Працівник не бачить своїх годин і залишку відпустки, поки не запитає.

Fresh QR

  • Перевага: Дані збираються постійно й надійно: кожен прихід і вихід фіксує сканування QR-коду з часом сервера та GPS. Наприкінці місяця нічого не треба шукати.
  • Перевага: Понаднормові, перерви й відпустки рахуються самі.
  • Перевага: Додаток працює і без інтернету: скани синхронізуються, щойно з’явиться зв’язок.
  • Перевага: Досить надрукованого QR-коду – без терміналів і монтажу.
  • Недолік: Це платний сервіс: оплата за кожного працівника, який відпрацював щонайменше 40 годин на місяць.
  • Недолік: Кожному працівнику потрібен смартфон і безкоштовний додаток Fresh QR.
  • Недолік: Дехто хвилюється через GPS. Варто пояснити, що позиція береться лише при скануванні, а не весь день.
  • Недолік: Спершу треба налаштувати філії, графіки й правила. Це близько 10 хвилин, а не нуль.

Коли спокійно залишайтеся з Excel

Якщо у вас до 5 працівників в одному місці, фіксований графік і ви бачите їх щодня, Excel із цим шаблоном цілком вистачить. Про додаток варто думати, коли з’являється другий об’єкт, змінний графік, сезонні працівники чи робота на виїзді – або коли перевірка табеля забирає понад годину на місяць.

Власний шаблон за допомогою AI: приклад промпту

Потрібні інші стовпці, доплати чи вахтовий графік? Скопіюйте цей промпт у ChatGPT, Claude або Copilot в Excel і змініть значення у квадратних дужках. Промпт просить AI вставити в таблицю формули. Коли ви потім зміните час приходу чи місяць, години перерахуються самі – а не залишаться вписаними вручну числами.

Створи файл .xlsx для місячного обліку робочого часу працівників в Україні (табель).

Параметри компанії:
- Кількість працівників: [10]
- Норма: [8] годин на день, робочі дні з понеділка по п’ятницю
- Тип роботи: [склад, дві зміни 7:00–15:00 і 15:00–23:00]
- Коди відсутності (як у типовій формі П-5): В (щорічна основна відпустка), Д (додаткова відпустка), ТН (тимчасова непрацездатність), ВД (відрядження), НА (відпустка без збереження зарплати)

Аркуші:
1. «Налаштування»: рік, місяць (1–12), норма годин на день, мінімальна перерва у хвилинах, таблиця кодів відсутності та список святкових неробочих днів. Врахуй, що під час воєнного стану святкові дні не є вихідними, тому залиш список порожнім для ручного заповнення. Створи іменовані діапазони.
2. Окремий аркуш на кожного працівника: рядки для днів з 1 по 31. Стовпці: дата, день тижня, прихід, вихід, перерва у хвилинах, код відсутності (випадаючий список), відпрацьовані години, норма, години понад норму, перевірка, примітка.
3. «Підсумок»: відпрацьовані години, норма, понаднормові, кількість днів відсутності за кодами та кількість попереджень по кожному працівнику.

Правила розрахунку:
- Дату створюй формулою з року й місяця. Рядки після кінця місяця залиш порожніми.
- Відпрацьовані години = (вихід − прихід) − перерва. Зміна через північ має рахуватися правильно (використай MOD).
- Норма = норма годин у робочий день, 0 у вихідні та святкові дні зі списку.
- Стовпець «Перевірка»: попереджай, якщо немає приходу чи виходу, якщо перерва коротша за мінімум на зміні понад 6 годин, якщо зміна довша за 12 годин і якщо одночасно вказано відсутність і відпрацьований час.
- Вихідні та святкові дні виділи умовним форматуванням.

Технічні вимоги:
- Скрізь використовуй формули, а не обчислені значення. Без макросів.
- Клітинки для введення зафарбуй жовтим, клітинки з формулами залиш білими.
- Перевірка даних: час 0:00–23:59, перерва 0–600 хвилин.
- Не використовуй функції XLOOKUP, FILTER і LET, щоб файл працював і в старіших версіях Excel.
- Наприкінці додай аркуш «Інструкція» українською.

Перш ніж створювати файл, коротко опиши план у 5 пунктах і запитай, якщо щось незрозуміло.

Як отримати від AI робочу таблицю

Часті запитання про табель в Excel

Так. Роботодавець зобов’язаний вести облік робочого часу, але форма не обов’язкова: типова форма П-5 (наказ Держкомстату № 489 від 05.12.2008) має рекомендаційний характер. Excel підходить, якщо облік повний і з нього видно, скільки кожен відпрацював. Слабке місце – що будь-хто може змінити клітинку без сліду.
Використайте формулу =MOD(вихід-прихід;1)*24 і відніміть перерву в годинах. MOD гарантує, що зміна з 22:00 до 6:00 дасть 8 годин, а не від’ємне число. У нашому шаблоні вона вже є в стовпці «Відпрацьовано».
Поки діє воєнний стан, норми Кодексу законів про працю про святкові вихідні не застосовуються, тож у ці дні працюють за звичайним графіком. Список на аркуші «Налаштування» порожній навмисно: коли правила зміняться, внесіть дати туди, і норма перерахується на всіх аркушах.
Ми перевірили шаблон у Microsoft Excel. Він використовує лише поширені функції (DATE, WEEKDAY, COUNTIF, MOD, INDIRECT), тож має відкритися й деінде, але випадаючі списки та умовне форматування можуть поводитися трохи інакше. Перед використанням перевірте його на заповненому прикладі.
Можна, але це окрема таблиця, не пов’язана з обліком. Для графіка у нас є шаблон графіка змін в Excel з перевіркою відпочинку між змінами й покриття. Якщо хочете, щоб працівники бачили графік у телефоні, а план збігався з обліком, подивіться планування змін у Fresh QR.
Ні. Для невеликої команди в одному місці Excel цілком достатньо. Перехід окупається, коли збирання й перевірка табеля забирають понад годину на місяць, у вас кілька об’єктів або потрібне підтвердження, що людина була на місці. Fresh QR можна 30 днів безкоштовно тестувати без картки, паралельно з Excel.
Так. Місячний табель одного або всіх працівників завантажується в Excel або PDF одним кліком – див. інструкцію експорт табеля в Excel. Бухгалтер працює з таблицею, як і раніше.

Обираєте рішення? Подивіться, як працює облік робочого часу Fresh QR, що справді безкоштовне в безкоштовному обліку через QR-коди, і актуальні ціни. Якщо зараз у вас термінал, порівняйте з обліком без терміналу.

Excel – на старт, додаток – для росту

Користуйтеся шаблоном, поки його вистачає. Коли табель почне забирати більше часу, ніж мав би, спробуйте Fresh QR: QR-код на стіні та безкоштовний додаток у телефонах. Кожен прихід і вихід записується сам, а понаднормові, перерви й відпустки рахуються протягом місяця – без переписування й пошуків.

Спробувати Fresh QR 30 днів безкоштовно Завантажити шаблон (.xlsx)

Шаблон і тексти на цій сторінці не є юридичною консультацією. Інформацію про святкові дні під час воєнного стану наведено станом на жовтень 2026. Microsoft Excel – торговельна марка Microsoft; Fresh QR не пов’язаний з Microsoft.