Як додати працівників у FreshQR

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Жодного введення даних вручну: ім’я працівник вписує сам, профіль створює перше сканування.
• Ніяких логінів і паролів для працівників – застосунок прив’язується до профілю автоматично.
• Новачок на складі може почати облік робочого часу в перший же день, без участі офісу.
• Про кожен новий профіль можете отримати лист, щоб нічого не пропустити.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте розділ Працівники.

   У лівому меню натисніть Працівники. Вкладка Таблиця показує всіх працівників. Кнопка Як додати нового працівника угорі праворуч відкриває коротку підказку з чотирьох кроків – її можна показати й новому колезі в офісі.

   

2. Надішліть працівнику посилання на застосунок.

   У підказці, в кроці Завантаження мобільного додатка, впишіть e-mail працівника і натисніть Надіслати. Працівник отримає лист із посиланням на застосунок. Мобільний застосунок для працівників безкоштовний.

   

3. Працівник вписує ім’я і сканує QR-код.

   У застосунку працівник вводить ім’я та прізвище і на початку зміни сканує код Початок своєї філії, наприклад у виробничому цеху. Перше сканування з телефона, ще не підключеного до компанії, створить його профіль у списку працівників. FreshQR одразу призначить йому філію цього коду і керівника, якого має ця філія.

4. Дочекайтеся першого сканування на вихід.

   Нічого особливого робити не треба: наприкінці зміни працівник, як завжди, відсканує код Завершення – щонайменше через 1 хвилину після приходу. Лише тоді перший робочий день з’явиться у звітах за місяць.

5. Доповніть профіль працівника.

   У Працівники натисніть олівець біля нового працівника. На вкладці Деталі перевірте ім’я та заповніть Назва посади, Дата виходу на роботу і Керівник. Під полем Робочий розклад видно, що діє розклад філії; власний розклад призначите посиланням додати індивідуальний розклад. Філію змінюєте на вкладці Призначена філія, ставку – на вкладці Зарплата. Усі вкладки описує картка працівника.

   

#Що робить працівник у застосунку

Для працівника підключення – це кілька хвилин у перший робочий день:

1. Встановлює Fresh QR з Google Play або App Store.
2. Погоджується з умовами конфіденційності та вписує ім’я і прізвище.
3. Натискає Сканувати QR, дозволяє доступ до камери й місцезнаходження і сканує код Початок.
4. Бачить підтвердження з часом приходу – і відтепер щодня сканує прихід і вихід.

Покрокову інструкцію для працівника знайдете в розділі встановлення та підключення до компанії, а про саме сканування – прихід і вихід через QR-код. Її можна просто переслати новачкові.

#Людина, яка не сканує: вкладка Кандидати

Вкладка Кандидати в меню Працівники – старіша функція, яка не входить у звичайний порядок роботи. Спочатку вона була призначена для обліку кандидатів на роботу; для набору персоналу ми її не радимо. Практично вона корисна для одного: вручну додати людину, яка не сканує, щоб вона була в списку працівників – наприклад, ви її лише плануєте або вносите за неї відсутності.

1. На вкладці Кандидати натисніть Створити нового. Впишіть ім’я та прізвище, за потреби також email, телефон, Назва посади і Керівник. Інші поля залиште порожніми і збережіть кнопкою Створити.
2. Відкрийте запис, натисніть Зробити працівником і підтвердіть кнопкою Зберегти. Людина перейде до Працівники › Таблиця з ім’ям, контактами, посадою і керівником і зникне з вкладки Кандидати. Інші дані доповните в картці працівника.

Такий профіль не пов’язаний із жодним телефоном, і FreshQR нічого цій людині не надсилає. Профіль у застосунку з’являється лише тоді, коли людина сама встановить застосунок і відсканує QR-код компанії. Тих, хто скануватиме, додавати вручну не потрібно – їхній профіль створить перше сканування. Додавати людей так можуть Власник, Адміністратор, Менеджер: Повний доступ крім налаштувань компанії і Працівники: Перегляд та редагування; ролі лише для перегляду вкладку тільки бачать.

#Інші способи підключити працівників

• Посилання зі сторінки QR-кодівУнизу сторінки Відвідуваність (QR коди) є кнопки магазинів і поле Надіслати посилання на додатки на email:. Одне надсилання – одна адреса.

  

• Код компанії – для тих, хто не біля QR-коду

  Працівник на виїзді чи вдома, а підключити його треба вже сьогодні? Або ви хочете підключити людей заздалегідь, до першого робочого дня? Дайте їм код компанії. Він є в підказці Як додати нового працівника і в Моя компанія › Деталі компанії. Працівник впише його в застосунку в Налаштування, поле Код компанії, і натисне Підключити.

  Так працівник з’явиться в компанії, але без філії та без керівника. Їх ви призначаєте самі в картці працівника. Тому головний спосіб – усе ж перше сканування QR-коду.

• Багато людей одразуКоли підключаєте цілу зміну, роздрукуйте оголошення з QR-кодом для встановлення застосунку поруч із кодом Початок. Кожен встановить застосунок і відсканує код на своєму телефоні.

#Особливі випадки та поради

Працівник без імені

Якщо працівник не вписав ім’я, профіль усе одно з’явиться. Ім’я та прізвище доповните в його картці або попросіть працівника змінити їх у налаштуваннях застосунку.

Новий телефон – другий профіль

Працівник змінив телефон і з’явився двічі? Об’єднайте профілі – див. об’єднання дублікатів профілів.

Не той керівник або філія

Перше сканування бере філію відсканованого коду. Якщо людина вперше відсканувала код на складі, хоча працює в цеху, змініть філію на вкладці Призначена філія, а керівника – в полі Керівник.

Лист про кожного нового працівника

У Моя компанія › Сповіщення увімкніть правило Створено новий профіль працівника. Лист приходить протягом 10 хвилин після створення профілю. Див. email-сповіщення.

Працівник іде з компанії

Як завершити роботу з профілем, описують інструкції завершення трудового договору і список працівників.

Стовпець Статус і вкладка Kanban у Кандидатах

У списку на вкладці Кандидати є стовпці Прізвище, Ім’я і Статус, поруч – вкладка Kanban. Щоб додати людину вручну, ні статус, ні Kanban не потрібні.

«Зробити працівником» не можна скасувати

Після підтвердження кнопкою Зберегти цей крок у застосунку скасувати не можна. Запис, створений помилково, видаліть ще до того в його картці кнопкою Видалити – відновити його в застосунку теж не можна.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)