Шаблон табеля обліку робочого часу: власні стовпці у звітах FreshQR

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Кожен документ має свій вигляд: для бухгалтерії лише години й понаднормові, для архіву – прихід, вихід і підписи.
• Обчислюваний стовпець рахує за вас, наприклад години в суботу × 1,5, і потрапляє в PDF та Excel.
• До 20 збережених шаблонів на один обліковий запис – перемикання без повторного налаштування.
• Ті самі налаштування діють і для таблиці на екрані, і для експорту, тож бухгалтер отримує те, що ви бачили.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте вікно Налаштувати звіт.

   У Табличні звіти перейдіть на вкладку По працівниках і натисніть іконку бази даних на панелі над звітом. Відкриється Налаштувати звіт. Угорі пошук по стовпцях, підсумках і параметрах PDF, нижче розділи Колонки таблиці, Параметри вмісту PDF, Зведення таблиці та Обчислювані стовпці.

   

2. Оберіть стовпці і підсумки.

   У розділі Колонки таблиці вмикаєте стовпці кліком по плитці: наприклад Початок роботи, Завершення роботи, Годин, Понаднормові, Деталі перерв. Кнопка Обрати всі ввімкне всю групу. У розділі Зведення таблиці обираєте підсумкові числа для кожного працівника – у звіті вони під таблицею. Унизу вікна видно, скільки колонок обрано, а кнопка Зберегти застосує вибір.

3. Змініть порядок стовпців.

   Натисніть Порядок стовпців угорі вікна. Стовпці стануть пронумерованими чипами: перетягніть їх або скористайтеся стрілками на виділеному чипі. Клавіша Delete прибирає стовпець зі звіту. Так, наприклад, поставите понаднормові відразу після годин.

   

4. Додайте обчислюваний стовпець.

   У розділі Обчислювані стовпці натисніть Додати обчислюваний стовпець. Приклад для меблевої фабрики, де субота оплачується з коефіцієнтом:

   1. Назва стовпця: «Субота × 1,5».
   2. Формула: Значення зі звіту Годин, знак ×, Фіксоване число 1.5.
   3. Умова (необов’язково): Лише у вибрані дні тижня, позначте Сб.
   4. Коли умова не виконується: Залишити комірку порожньою.

   Натисніть Додати стовпець. Дробове число вводьте з крапкою (1.5) – кому поле не прийме. Формула рахується зліва направо: Обчислюється зліва направо, напр. A + B × C означає (A + B) × C.

   

5. Перевірте новий стовпець у звіті.

   Після збереження стовпець з’явиться в таблиці По працівниках, у PDF і в Excel. У будні він порожній, бо умова діє лише в суботу. Якщо працівник того місяця в суботу не працював, порожній буде весь.

   

6. Збережіть налаштування як шаблон.

   Унизу вікна натисніть Зберегти як шаблон…, оберіть Новий шаблон і впишіть назву, наприклад «Зарплата – для бухгалтерії». Рядок Зберігає: перелічує стовпці, зведення й параметри вмісту PDF. Обчислювані стовпці в переліку не згадано, але шаблон їх теж зберігає. Натисніть Зберегти шаблон. Можна зберегти до 20 шаблонів.

   

7. Перемикайтеся між шаблонами.

   Щойно маєте перший шаблон, біля кнопок експорту з’явиться перемикач Шаблон звіту. Оберіть, наприклад, «Архів з підписами» перед друком табелів і «Зарплата – для бухгалтерії» перед вивантаженням в Excel. Якщо після застосування щось зміните, біля назви з’явиться Змінено. Шаблон оновите через Зберегти як шаблон… і пункт Оновити "…" цими налаштуваннями. У перемикачі шаблон також перейменуєте або видалите.

   

#Інші способи змінити вигляд звіту

• Вкладки Роки, Місяці, Тижні, ДніЦі вкладки мають лише просту іконку бази даних, яка ховає або показує стовпці. Формул і шаблонів там немає. Як ці вкладки вивантажити, пояснює експорт в Excel і PDF.
• Вміст PDF без зміни стовпцівПоля для підпису, адресу філії чи легенду відсутностей вмикаєте в розділі Параметри вмісту PDF того самого вікна – див. місячний звіт працівника.

#Особливі випадки та поради

Колега бачить звіт інакше

Стовпці, порядок і шаблони належать вашому обліковому запису. Новий керівник починає зі стандартного вигляду, тож шаблон він має створити у своєму обліковому записі.

PDF виходить за межі сторінки

Вікно попереджає PDF може вийти за межі сторінки. Зменште кількість або ширину стовпців. У PDF вміщується щонайбільше 10 стовпців даних.

Обчислюваний стовпець «Недоступно»

Позначка Недоступно — відредагуйте або видаліть означає, що формула посилається на стовпець, якого для вашої компанії вже немає. Відкрийте стовпець олівцем і виберіть інше значення або видаліть стовпець.

Неочікуваний результат формули

FreshQR рахує зліва направо, без пріоритету множення. Якщо потрібне (A × B) + C, напишіть значення саме в такому порядку.

Гроші у звіті

Стовпці з витратами доступні, якщо працівникам задано ставку чи оклад – див. погодинна ставка та фіксований оклад.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)