Автоматичний облік робочого часу: автоматична відвідуваність і забутий вихід

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Облік робочого часу для тих, хто не сканує: власник, бухгалтер, офіс з фіксованим графіком.
• Постійні домовленості – наприклад, щоп’ятниці робота з дому – записуються самі.
• Жодних 20-годинних днів у звітах через забуте сканування виходу.
• Наступного ранку працівник спокійно відсканує прихід – вчорашній запис уже закритий.

#Кому це підходить

#Автоматична відвідуваність: як створити правило

1. Створіть нове правило.

   У Працівники відкрийте вкладку Автоматична відвідуваність і натисніть Створити нове правило. Перемикач Правило активне угорі вмикає й вимикає правило.

2. Оберіть дні тижня.

   У Застосувати для конкретних днів натисніть готовий варіант – Будні (Пн-Пт), Вихідні (Сб-Нд), Всі дні – або позначте дні самі (Власний вибір). Під днями є Непарний тиждень і Парний тиждень: залиште обидва для щотижневого правила або лише один для графіка «тиждень через тиждень».

   

3. Оберіть працівників.

   У полі Ім’я користувача оберіть одного чи кількох працівників; Обрати всіх вибере всіх одразу. Поле показує лише кількість, наприклад 1 працівників обрано.

4. Задайте філію і час.

   Оберіть Філія, де записувати відвідуваність, а також Початок і Завершення. У Примітка коротко опишіть правило, наприклад «Офіс – фіксований графік». Збережіть правило.

5. Або запишіть відсутність замість відвідуваності.

   Під філією натисніть або виберіть тип відсутності замість філії і оберіть тип, наприклад Віддалена робота. Правило тоді щодня записуватиме затверджену відсутність. Початок і Завершення обов’язкові й тут. Картка правила в списку тип відсутності не показує, тож напишіть його в Примітка – наприклад «П’ятниця – робота з дому».

   

6. Обмежте дію правила в часі.

   Домовленість тимчасова? Відкрийте Розширене планування і оберіть Тимчасове правило з датами Активне з і Активне до. Постійне правило діє без кінцевої дати. Картка в списку покаже період, наприклад Дійсність: 14.10.2026 - 18.12.2026.

   

#Інші можливості правил відвідуваності

Відвідуваність за минулі дні

Правило почало діяти лише сьогодні, а потрібні ще й минулі тижні? На картці правила натисніть значок історії. Відкриється рядок Генерувати відвідуваність за минулі дні з двома датами – оберіть період і підтвердьте галочкою.

Фільтр правил

Список над картками показує Активні правила; вимкнені знайдете, змінивши фільтр. Поле Пошук... шукає за ім’ям.

Відсутності з позначок у застосунку

Інша функція – автоматичні відсутності: вони перетворюють позначені перерви працівника на відсутності.

#Забутий вихід: автоматичне закриття відвідуваності

Друга, окрема функція – правила автозакриття. Правило закриває відкритий запис, коли працівник забув відсканувати вихід: або в точний час (наприклад, 23:30), або після заданої кількості відпрацьованих годин. Час виходу при цьому лише орієнтовний.

Де ввімкнути: спочатку правил немає – Правила автоматичного закриття не налаштовані. У Деталі сканування натисніть Налаштування автозакриття і Додати правило. Правила створюють ті, хто може редагувати Деталі сканування: Власник, Адміністратор, Менеджер: Повний доступ крім налаштувань компанії, роль Деталі сканувань: Перегляд та редагування. Кожне правило діє для всіх або вибраних працівників і філій, у вибрані дні тижня. У застосунку працівника нічого не вмикається: після закриття запису він бачить, що вже не на роботі, а наступне сканування коду Початок відкриває новий день.

#Вікно Налаштування автозакриття

Вікно пояснює: правило Автоматично закриває записи відвідуваності, коли працівники забувають відсканувати завершення, а розрахований час завершення може не відображати фактичний. Внизу примітка Автоматична обробка запускається кожні 15 хвилин.

#Як налаштувати правило автозакриття

1. Назвіть правило і оберіть спосіб закриття. Натисніть Додати правило і впишіть Назва правила, наприклад «Закриття цеху о 23:30». Потім оберіть одне з двох:
   • Закривати в точний час – запис закриється о вказаній годині того дня, коли почався. Якщо прихід був пізніше за цей час, запис закриється наступного дня в той самий час.
   • Закривати гнучко після відпрацьованих годин – вихід = прихід + задана кількість годин. Формат ГГ:ХХ, від 00:30 до 24:00. Наприклад, 12:00 означає 12 годин після приходу.
2. Вирішіть, чи чекати до певного часу. Блок Перевіряти лише після часу (необов’язково) не дасть правилу закрити запис занадто рано, поки людина ще працює понаднормово. Увімкніть Увімкнути обмеження за часом і впишіть час. Застосунок сам радить, наприклад, 23:59 – тоді записи закриваються лише після перевірки опівночі.
3. Оберіть дні, філії та працівників. Активні дні: Усі дні, Лише робочі дні, Лише вихідні або власний вибір Пн–Нд. Правило закриває лише відвідуваність, що почалася у вибрані дні. Далі Застосувати до філій – до всіх (з можливістю виключити деякі) або Застосувати лише до обраних філій. Так само обираєте працівників у блоці Застосувати до працівників. Збережіть правило.

#Порядок правил автозакриття

4. Розставте порядок правил. Список показує Назва правила, Статус, Тип правила, Область працівників і Активні дні. Правила перевіряються згори донизу, і діє перше, що підходить. Порядок змінюєте перетягуванням за значок ліворуч. Так можна мати різні правила для різних філій: цех закривається о 23:30, склад – після 12 годин. Правило з годинами в стовпці Тип правила виглядає як Закривати після 12:00 – це 12 відпрацьованих годин, а не час доби.

#Інші способи впоратися із забутим виходом

• Нагадування на телефоніУ налаштуваннях мобільного застосунку поле Нагадування про вихід через (годин) вмикає нагадування Ще на роботі? на телефоні працівника. Див. нагадування в застосунку.
• Ручне виправленняЗнаєте справжній час виходу? Впишіть його в Деталі сканування через Редагувати – коригування обліку робочого часу.
• Пошук незакритих днівПеред закриттям місяця перевірте пропущені сканування у перевірках звітів.

#Особливі випадки та поради

Записи без сканування

Записи з правила автоматичної відвідуваності не мають GPS чи фото – у звітах це звичайні дні з часом початку й завершення.

Працівник захворів

Правило автоматичної відвідуваності записує заплановані дні. Якщо працівник був на лікарняному, перевірте ці дні в Деталях сканування і за потреби видаліть запис та внесіть відсутність.

Не можете розрізнити правила

Картка правила відвідуваності показує ім’я, час, примітку та дні, але не тип відсутності. Пишіть у примітку, що правило робить.

Робочий розклад

Правило відвідуваності записує фіксований час, а понаднормові рахуються за робочим розкладом. Якщо час правила довший за розклад, різниця буде понаднормовими.

Нічні зміни

Правило автозакриття з точним часом увечері закриє і нічну зміну: прихід о 22:00 з правилом 23:30 закриється того ж дня о 23:30. Для нічних команд використовуйте правило за годинами або виключіть їх із правила. Більше – нічні зміни.

Тимчасово вимкнути правило автозакриття

Кнопка паузи в стовпці Дії вимикає правило без видалення. Олівець його редагує, кошик видаляє.

Неможливо закрити о 00:00

Час 00:00 FreshQR не прийме: Неможливо закрити о 00:00, оскільки це буде до будь-якого часу початку відвідуваності. Можливо, ви мали на увазі 23:59?

Лист про довгий робочий день

Правило сповіщень Виявлено довгий робочий час лише надсилає лист після сканування виходу, нічого не закриває. Це інша функція – email-сповіщення.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)