Шаблони змін – час, перерви та понаднормові | FreshQR
Планування змін
Адміністратор (веб)

Шаблони змін у планувальнику: час, перерви й облік годин

Šimon Skotnický, засновник FreshQR Оновлено Час читання: 3 хв
На цій сторінці
  1. Коротка відповідь
  2. Навіщо це потрібно
  3. Кому підходить і кому ні
  4. Покрокова інструкція
  5. Три режими обліку відвідуваності на прикладі
  6. Без шаблону
  7. Особливі випадки та поради
  8. Поширені запитання
  9. Пов’язані теми

Коротка відповідь

Шаблони змін створюєте в Планувальник змін › Бібліотека › Новий шаблон: назва, час від і до, колір, за потреби посада й філія. У шаблоні також задаєте перерви, округлення, спосіб обліку відвідуваності та автоматичне затвердження понаднормових. Шаблон потім перетягуєте в сітку – так з’являється зміна.

  • I зміна 06:00–14:30 чи II зміна 14:30–23:00 – один раз налаштовані, потім лише перетягуєте.
  • Кожна зміна має свої правила: перерву, округлення й облік запізнень.
  • Колір шаблону робить тиждень у сітці зрозумілим з першого погляду.
  • Шаблон для однієї філії чи посади не заважає в інших філіях.

#Кому це підходить

Кому підходить

  • Кожній компанії, яка користується планувальником змін.

Кому не підходить

#Покрокова інструкція

  1. Відкрийте Бібліотеку.

    У Планувальник змін ліва панель має вкладки Бібліотека і Запити. Бібліотека показує всі шаблони з часом. Якщо якийсь шаблон належить іншій філії, внизу побачите, наприклад, 1 шаблон приховано в цьому перегляді.

    Шаблони змін у бібліотеці планувальника: I зміна, II зміна, Денна, Офіс і Субота поруч із сіткою тижня
    Шаблон перетягуєте з бібліотеки в сітку

  2. Створіть новий шаблон.

    Натисніть + Новий шаблон. Форма відкриється прямо в лівій панелі. Впишіть Назва (наприклад «I зміна»), Від і До, оберіть Колір. За потреби обмежте шаблон посадою і полем Філія / Проєкт; інакше він діє для Усі філії та проєкти. Новий шаблон має за замовчуванням 09:00–17:00. Зміна через північ, наприклад 22:00–06:00, теж можлива.

    Форма Новий шаблон: назва, час від і до, колір, посада та філія або проєкт
    Новий шаблон – основні дані

  3. Задайте правила обліку.

    Нижче у формі – Округлення та прив’язки, розділ Понаднормові і Автоматичне відрахування перерви (Фіксовані перерви або Гнучкі перерви; за замовчуванням вимкнено). Як працюють округлення й перерви, пояснює інструкція про робочі розклади – у дні змін діють правила шаблону.

    Облік відвідуваності має три режими. Новий шаблон має Обмежити тривалістю зміни.

    Правила шаблону зміни: облік відвідуваності з трьома режимами, позначки понаднормових і автоматичне відрахування перерви
    Типовий режим – «Обмежити тривалістю зміни»

  4. Вирішіть, чи понаднормові зараховувати автоматично.

    Позначки Зараховувати додаткові години як понаднормові і Зараховувати відсутні години як від’ємні понаднормові у новому шаблоні ввімкнені. Якщо їх знімете, понаднормові в дні цієї зміни чекатимуть на ручне затвердження: Понаднормові, які не затверджено автоматично, очікують на ручне затвердження менеджером. Детальніше – облік понаднормових.

  5. Збережіть і перетягніть шаблон у сітку.

    Натисніть Зберегти. З’явиться повідомлення, що шаблон додано і його можна перетягнути в сітку. Як скласти тиждень, описує складання розкладу змін.

  6. Архівуйте шаблон, який уже не потрібен.

    У меню дій шаблону оберіть Архівувати. Застосунок попередить, що шаблон зникне з бібліотеки й не буде доступний для нових змін, а наявні зміни його збережуть. Архівовані шаблони знайдете через Показати архівовані і кнопкою Відновити повернете.

    Підтвердження архівування шаблону: наявні зміни його зберігають, відновити можна будь-коли
    Архівований шаблон зникає з бібліотеки, наявні зміни лишаються

#Три режими обліку відвідуваності на прикладі

Шаблон «Субота» 07:00–13:00 без перерви. Працівник прийшов о 07:10 і пішов о 13:20, тобто фактично був на роботі 6:10.

РежимЩо рахуєтьсяРезультат
Обмежити тривалістю зміниНе більше тривалості зміни; запізнення можна відпрацювати, залишившись довше.6:00
Лише вікно зміниЛише час між 07:00 і 13:00; запізнення втрачене, навіть якщо працівник залишився довше.5:50
Враховувати відвідуваність так, як зафіксованоВідпрацьований час ніколи не коригується6:10

Зверніть увагу: у типовому режимі Обмежити тривалістю зміни час, коли працівник залишився довше за зміну, не рахується. Якщо довша робота має йти в понаднормові, оберіть Враховувати відвідуваність так, як зафіксовано.

#Без шаблону

#Особливі випадки та поради

Працівник залишився на годину довше, а понаднормових немає
Шаблон має режим Обмежити тривалістю зміни. Змініть його на Враховувати відвідуваність так, як зафіксовано.
Понаднормові в дні змін чекають на затвердження
Перевірте в шаблоні позначки автоматичного затвердження понаднормових. У старіших шаблонах вони можуть бути вимкнені.
Шаблон зник з бібліотеки
Він обмежений іншою філією чи проєктом (тоді в бібліотеці … шаблон приховано в цьому перегляді), або його заархівовано – див. Показати архівовані.
Помилки у формі
Без назви застосунок покаже Вкажіть назву шаблону., без часу – Задайте час початку та завершення.

#Поширені запитання

Чи можна зробити шаблон для нічної зміни через північ?

Так, задайте, наприклад, від 22:00 до 06:00. Як рахується така робота, пояснює інструкція про нічні зміни.

Чи зникнуть зміни, якщо шаблон заархівувати?

Ні. Наявні зміни зберігають шаблон і лишаються видимими, лише нові з нього вже не створите.

Чи можна мати шаблон лише для складу?

Так, у полі Філія / Проєкт оберіть склад. В інших філіях шаблон у бібліотеці не з’явиться.

Хто може створювати шаблони?

Той, хто може редагувати планувальник: Власник, Адміністратор, Менеджер: Повний доступ крім налаштувань компанії або Планувальник змін: Перегляд та редагування.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)