Табель обліку робочого часу: місячний звіт працівника і PDF на підпис

Коротка відповідь

#Навіщо це потрібно

• Один аркуш на людину й місяць: кожен день із початком і завершенням роботи, годинами, перервами, відсутностями й понаднормовими.
• PDF, готовий до друку: з адресою філії працівника і рядками Підпис працівника та Підпис керівника внизу.
• Табелі всієї команди одним файлом або архівом ZIP з окремим PDF для кожного.
• Стовпці налаштовуєте один раз – наступні PDF та Excel мають той самий вигляд.

#Кому це підходить

#Покрокова інструкція

1. Відкрийте вкладку Місячний звіт у картці працівника.

   У лівому меню натисніть Працівники, відкрийте людину – наприклад, Василя Ткаченка, оператора верстата з ЧПК у виробничому цеху – і перейдіть на вкладку Місячний звіт. Виберіть Рік і Місяць.

   Таблиця показує кожен день місяця: початок і завершення роботи, години, перерви, години відсутності та понаднормові. Вихідні виділено кольором. Формат часу перемикає між десятковими годинами (Числовий, наприклад 7,95) і годинами з хвилинами.

   

2. Перевірте підсумки під таблицею.

   Під таблицею – підсумки місяця: Сума, Сума годин без відсутностей, Сума годин свят і вихідних, По суботах, По неділях та інші. Саме ці числа найчастіше переписують у відомість.

   Перемикач Розраховувати лише базовий час біля вибору місяця робить те, що каже підказка: Розраховувати робочі години за день у межах стандартної тривалості робочого дня.

   

3. Завантажте PDF.

   Натисніть іконку PDF над таблицею. PDF цього працівника за обраний місяць завантажиться одразу, без додаткового вікна.

   На початку PDF – ім’я працівника, філія з адресою, компанія й місяць. Далі дні, підсумки, а в кінці два рядки: Підпис працівника і Підпис керівника. Внизу дрібним шрифтом указано, коли файл експортовано.

4. Оберіть, що міститиме PDF.

   У Табличні звіти › По працівниках іконка бази даних відкриває вікно Налаштувати звіт. Розділ Параметри вмісту PDF – Стосується лише експорту в PDF — не екранної таблиці. – має чотири перемикачі, спочатку всі ввімкнені: Показати адресу призначеної філії, Показати легенду відсутностей, Показати поля для підпису і Показати час експорту в PDF.

   Якщо підписів не збираєте, вимкніть Показати поля для підпису. Стовпці обираєте в тому самому вікні – див. власні стовпці та шаблони звітів. Вибір зберігається для вашого облікового запису і діє для всіх PDF, які ви експортуєте, зокрема з картки працівника.

   

5. Надрукуйте табелі для всієї команди.

   Відкрийте Табличні звіти › По працівниках і виберіть місяць. Кожен працівник має свій блок з іменем, а поруч іконки PDF та Excel. Іконка PDF відкриває вікно експорту для цієї людини: перевірте рік і місяць та натисніть Експорт.

   Коли згодом експортуватимете всю компанію, перевірте, чи поле Працівник у вікні знову порожнє.

   Щоб вивантажити всіх, скористайтеся кнопкою PDF на панелі над звітом – один файл або ZIP з окремим PDF для кожного. Докладніше – в інструкції експорт в Excel і PDF.

   

6. Перевірте вікно експорту й натисніть Експорт.

   У вікні оберіть Рік і Місяць, Формат експорту (PDF або ZIP), Сортувати за (Ім’я або Особистий ID) і Включити перерви. Натисніть Експорт і не закривайте вкладку браузера, доки файл не завантажиться.

   

#Інші способи отримати табель

• Excel одного працівникаІконка Excel біля імені в По працівниках або кнопка Експорт в Excel у картці працівника вивантажує ті самі дні в таблицю. Зручно, коли бухгалтер рахує далі у своїх формулах.
• Масовий експорт за місяцьКнопка PDF на панелі над звітом По працівниках відкриває Масовий експорт місячних звітів працівників: усі в одному PDF або ZIP з окремими файлами. Можна обмежити філією, керівником чи посадою – див. експорт в Excel і PDF.
• Години в телефоні працівникаПрацівник може бачити свої години у вкладці Звіти мобільного застосунку, якщо ви це ввімкнули в налаштуваннях мобільного застосунку. Це лише перегляд – для підпису надрукуйте PDF. Див. звіти в мобільному застосунку.

#Особливі випадки та поради

У PDF немає полів для підпису

Відкрийте Налаштувати звіт › Параметри вмісту PDF і ввімкніть Показати поля для підпису. Налаштування належить вашому обліковому запису, тож у колеги воно може бути інакше.

PDF колеги виглядає інакше

Стовпці й параметри PDF зберігаються для кожного облікового запису окремо. Щоб усі друкували однаково, збережіть налаштування як шаблон – див. шаблони звітів.

Забагато стовпців

PDF вміщує щонайбільше 10 стовпців даних. Якщо обрали більше, звузьте вибір у Налаштувати звіт, інакше частина стовпців у PDF не потрапить.

Години не збігаються зі скануваннями

Звіт показує час після округлення, прив’язок і перерв, а не сирі сканування. Правила задаєте в робочих розкладах. Виправити окремий день можна олівцем у По працівниках ще до друку.

Місяць у працівника порожній

У звіті напис Немає записів відвідуваності за цей період. Працівник у цьому місяці не сканував, або місяць потрапив у заблокований період з режимом Приховати – див. заблоковані періоди.

Затвердили відпустку заднім числом

Звіт рахує лише відсутності зі статусом Затверджено. Після затвердження відпустки звіт перерахується сам, тож PDF експортуйте наново.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)