Měsíční výkaz docházky zaměstnance a PDF k podpisu

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Na konci měsíce máte za každého zaměstnance jeden list. Nic nesčítáte a nepřepisujete do Excelu.
• Podepsané PDF založíte k mzdovým podkladům, takže máte docházku za měsíc pohromadě i na papíře.
• Součty sobot, nedělí a svátků jsou pod tabulkou. Mzdová účetní je nemusí hledat den po dni.
• PDF za všechny stáhnete najednou – jako jeden soubor, nebo jako ZIP s jedním PDF na zaměstnance.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Měsíční report zaměstnance.

   V menu Zaměstnanci klikněte na jméno, například Jan Kratochvíl, a otevřete kartu Měsíční report. Nahoře vyberte rok a měsíc. Report se otevře na posledním měsíci, ve kterém jsou nějaká data – pokud chcete uzavřít jiný měsíc, přepněte ho.

   

2. Zkontrolujte dny a součty.

   Každý den má řádek s příchodem, odchodem, odpracovaným časem, přestávkami, absencemi a přesčasem. Formát čísel přepíná mezi desetinným číslem (8,5) a hodinami s minutami (08:30).

   Pod tabulkou je souhrn: celkový čas, čas bez absencí, Celkem soboty, Celkem neděle, Celkem svátky a Počet svátků. Přepínač Vypočítejte pouze základní čas podle nápovědy počítá pracovní dobu za den, která je v rámci standardní délky pracovního dne – tedy bez času navíc.

   

3. Stáhněte PDF.

   Klikněte na ikonu PDF nad tabulkou. Soubor se stáhne hned, žádné další okno se neotevře. Na konci PDF je legenda absencí, součty a pole Podpis zaměstnance a Podpis vedoucího. Jak to celé vypadá, ukazuje video pod postupem.

4. Nastavte, co bude v PDF.

   Obsah PDF změníte v okně Přizpůsobit report v sekci Obsah PDF. Najdete tam čtyři přepínače: Adresa přiřazené pobočky, Legenda absencí, Pole pro podpisy a Zobrazit čas exportu v PDF. Výchozí stav je všechny zapnuté. Jak říká nápověda, týkají se pouze exportu do PDF, ne zobrazené tabulky. Toto nastavení i výběr sloupců si pamatuje váš uživatelský účet, kolega tedy může mít PDF jiné. Sloupce popisuje návod Vlastní sloupce a šablony reportů.

   

5. Vytiskněte a nechte podepsat.

   PDF vytiskněte, nechte podepsat zaměstnance i vedoucího a založte k mzdovým podkladům. Chcete-li mít jistotu, že se podepsaný měsíc už nezmění, uzamkněte ho. Postup je v návodu Uzamčená období.

#Co obsahuje PDF

V záhlaví PDF je jméno zaměstnance, jeho pobočka s adresou (například Sídlo firmy Brno, Vídeňská 112), název firmy s IČO a DIČ a měsíc. Následuje tabulka dnů se sloupci, které máte vybrané v okně Přizpůsobit report. Pod tabulkou je legenda zkratek absencí, součty za měsíc a dvě pole pro podpis. Úplně dole je řádek Export z docházkového systému Fresh QR s datem a časem exportu.

Pokud výkaz tisknete každý měsíc, nastavte si sloupce jednou a uložte je jako šablonu. Příští měsíc už jen vyberete měsíc a stáhnete PDF.

#Než měsíc uzavřete

Výkaz je jen tak přesný jako data pod ním. Před tiskem se vyplatí projít tyto body:

1. Vyřiďte čekající žádosti o dovolenou. Neschválená absence ve výkazu chybí – viz Schválení dovolené.
2. Dohledejte zapomenuté odchody a dny bez skenu. Pomůže karta Kontroly.
3. Podívejte se na přesčasy, hlavně pokud je schvalujete ručně – viz Přesčasy.
4. Stáhněte PDF, nechte ho podepsat a měsíc uzamkněte.

#Další způsoby, jak získat měsíční výkaz

• Za všechny v Tabulkových reportechV Tabulkové Reporty otevřete kartu Podle zaměstnance a vyberte měsíc. Každý zaměstnanec má vlastní blok se jménem a Osobním ID. Filtr pobočky, pozice nebo nadřízeného seznam zúží. U jména jsou ikony pro PDF a Excel jen pro tohoto zaměstnance. Ikona PDF otevře dialog exportu s už předvyplněným zaměstnancem a po kliknutí na Exportovat se stáhne jen jeho výkaz. Při dalším hromadném exportu proto zkontrolujte, že je pole zaměstnance prázdné.

  

• PDF za všechny najednouIkona PDF v panelu nad kartou Podle zaměstnance otevře hromadný export docházky zaměstnanců. Ve formátu PDF dostanete jeden soubor se všemi, ve formátu ZIP samostatné PDF pro každého. Podrobnosti jsou v návodu Export do Excelu a PDF.

  

• Zaměstnanec v mobiluMáte-li zapnuté Zobrazit docházkové reporty v mobilní aplikaci, zaměstnanec si své hodiny prohlédne sám v části Reporty. Co tam vidí, popisuje návod Reporty v mobilu.

#Zvláštní případy a tipy

V PDF chybí podpisy

Otevřete Přizpůsobit report › Obsah PDF a zapněte Pole pro podpisy. Nastavení platí pro váš účet.

Příliš mnoho sloupců

Do PDF se vejde nejvýše 10 sloupců s daty. Máte-li jich vybraných víc, před tiskem zkontrolujte, že v PDF jsou všechny, které potřebujete.

Hodiny nesedí se skeny

Výkaz počítá s časem po zaokrouhlení, ukotvení a odečtení přestávek. Pravidla najdete v návodu Pracovní rozvrhy.

Chyba v jednom dni

Opravte ji před tiskem. Na kartě Podle zaměstnance klikněte na tužku na konci řádku dne a upravte skeny nebo přestávky. Viz Detaily skenů.

Prázdný měsíc

Zobrazí se Žádné záznamy docházky za toto období. Zaměstnanec v tom měsíci nemá docházku, nebo měsíc patří do období skrytého v Uzamčených obdobích.

Dovolená a další absence

Ve výkazu jsou jen schválené absence. Dokud žádost čeká, v součtech není. Viz Schválení dovolené.

Přesčas

Jak přesčas vzniká a co znamená záporné číslo, vysvětluje návod Přesčasy. Máte-li zapnutý Měsíční přesčas, sloupec Přesčas u jednotlivých dnů se nezobrazuje.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)