Překrývání docházky a absencí před uzávěrkou | FreshQR
Absence a dovolené
Administrátor (web)

Překrývání docházky a absencí: kdo pracoval během dovolené

Šimon Skotnický, zakladatel FreshQR Aktualizováno Doba čtení: 3 min
Na této stránce
  1. Rychlá odpověď
  2. K čemu je to dobré
  3. Pro koho ano / ne
  4. Postup krok za krokem
  5. Zvláštní případy a tipy
  6. Časté dotazy
  7. Související

Rychlá odpověď

Překrývání docházky a absencí najdete v menu Absence na kartě Docházka a překrývání absencí. Vyberte rok a měsíc a tabulka ukáže dny, kdy zaměstnanec naskenoval příchod nebo odchod na pobočce v době schválené absence. Před uzávěrkou rozhodnete, co je správně: opravíte absenci, nebo docházku.

#K čemu je to dobré

  • Před uzávěrkou mezd vidíte na jednom místě všechny dny, kdy se docházka a schválená absence potkaly.
  • Odhalíte omylem zadanou dovolenou i to, že někdo přišel na půl dne do práce, i když měl volno.
  • Tabulku pošlete mzdové účetní přes Excel Export.

#Pro koho se to hodí

Pro koho ano

  • Mzdové účetní a administrátoři, kteří uzavírají měsíc.
  • Firmy, kde lidé během dovolené občas přijdou „jen na chvíli“.

Pro koho ne

  • Firmy, které absence ve FreshQR nevedou.
  • Party, které skenují jen QR kódy projektů – karta pracuje se skeny na pobočkách.

#Postup krok za krokem

  1. Otevřete kartu s překrýváním.

    V levém menu klikněte na Absence a otevřete třetí kartu Docházka a překrývání absencí. Kartu vidí každý, kdo má přístup k Absencím, a tabulka ukazuje jen zaměstnance, které smí vidět.

    Ikona (i) u názvu karty po najetí myší vysvětluje: Časy příchodu a odchodu docházky nejsou ukotveny. Navíc jsou vynechány absence typu HO, pohotovost a NV.

    Karta Docházka a překrývání absencí ve FreshQR s informační ikonou a filtrem roku a měsíce
    Překrývání najdete v Absencích jako třetí kartu

  2. Vyberte rok a měsíc.

    Zvolte Rok a Měsíc. Tabulka se načte až po výběru měsíce. Zkontrolujte, který měsíc je vybraný – karta se nemusí otevřít na aktuálním měsíci.

    Každý řádek je jedna dvojice docházky a absence, které se časově překrývají. Sloupce: Jméno, Datum, skutečný příchod a odchod z docházky, Od a Do absence a Kód absence. Časy docházky jsou skutečné časy skenů, ne zaokrouhlené ani ukotvené.

    Tabulka překrývání docházky a absencí za říjen: zaměstnanci, kteří během schválené dovolené nebo návštěvy lékaře naskenovali příchod
    Každý řádek je den, kdy se docházka překrývá se schválenou absencí

  3. Rozhodněte, co je správně.

    Řádky nejsou proklikávací. Oprava se dělá jinde:

    • Absence byla špatně – otevřete ji na kartě Absence, upravte termín nebo ji nastavte na Zrušená.
    • Docházka byla špatně – opravte sken v Detailech skenů.

    Pokud je správně obojí (zaměstnanec opravdu přišel na dvě hodiny během dovolené), nemusíte dělat nic. V reportech se čas absence, který se kryje s prací, nepřičítá navíc – absence se o překryv zkrátí. Výjimkou jsou typy s příznakem Nelimitované běžnou pracovní dobou.

  4. Nechte si o tom poslat e-mail.

    Aby se o překryvu někdo dozvěděl hned, zapněte v Moje Společnost › Notifikace pravidlo Sken docházky během schválené absence. Notifikace se odešle do 30 minut, když zaměstnanec naskenuje QR kód ve dni se schválenou absencí, nejvýš jednou denně na zaměstnance. Víc v návodu E-mailové notifikace.

    Notifikace Sken docházky během schválené absence s příjemcem Přímý nadřízený
    E-mail přijde, když zaměstnanec naskenuje během schválené absence

#Zvláštní případy a tipy

Co tabulka obsahuje
Jen schválené absence, které začínají ve vybraném měsíci, a docházku ze skenů na pobočkách. Skeny projektů se neporovnávají – pokud vaši lidé skenují jen QR kódy staveb, karta jejich překryvy neukáže. Absence na celý den platí od půlnoci do půlnoci.
Dovolená přes konec měsíce
Překryv u dovolené, která začala v předchozím měsíci, tabulka neukáže; takové dny zachytí e-mailové upozornění Sken docházky během schválené absence.
Home office a náhradní volno chybí
Typy s příznakem Považuje se za práci (Home Office, Služebně, Služební cesta), Pohotovost a Náhradní volno karta vynechává záměrně.
Nedokončený záznam
Záznam bez odchodu se může objevit i u absence o několik dní později – nejdřív doplňte chybějící odchod.
Tlačítko + Přidat nový
Tlačítko + Přidat nový nad tabulkou otevírá formulář nového typu absence a s překrýváním nesouvisí.

#Časté dotazy

Proč tu nevidím den home office?

Typy, které se počítají jako práce, pohotovost a náhradní volno, karta vynechává.

Opraví karta něco sama?

Ne, jen ukazuje. Reporty dvojí započtení i tak nedovolí: absence se o čas práce zkrátí.

Počítají se skeny na projektech?

Ne, jen příchody a odchody na pobočkách.

Proč nevidím překryv s dovolenou, která začala minulý měsíc?

Karta porovnává jen absence, které začínají ve vybraném měsíci. Takový překryv zachytí e-mailové upozornění Sken docházky během schválené absence.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)