Opakované úkoly: pravidla automatického vytváření úkolů

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Rutinní práce se nezapomenou: kontrola lešení každý pátek, servis míchačky jednou za měsíc, týdenní kontrola hasicích přístrojů.
• Nemusíte každý týden zakládat stejný úkol ručně.
• Když zaměstnanec minulý úkol nedokončil, nový nevznikne. Seznam nezaplaví deset stejných úkolů.
• U každého pravidla vidíte historii – kdy úkol vznikl a kdy se přeskočil.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete pravidla.

   V menu Úkoly klikněte vpravo nahoře na Pravidla auto-vytváření. Otevře se okno se seznamem pravidel: Název pravidla, Spouštěč (například Pá · 07:00 nebo 30 dní po dokončení), Přiřazený, Aktivní období a ikony akcí. Klikněte na Přidat pravidlo.

   

2. Vyplňte, co se vytvoří a kdo to udělá.

   V části CO se vytvoří napište název úkolu, například „Kontrola lešení“, a případně popis – kroky, které má zaměstnanec projít. Pokud chcete, aby se pravidlo v seznamu jmenovalo jinak než úkol, zapněte jiný interní název.

   V části KDO to udělá vyberte jednoho zaměstnance. Výběr nabízí i lidi z karty Kandidáti – ty nevybírejte, aplikaci nemají.

3. Zvolte, kdy se úkol vytvoří.

   V části KDY — typ spouštěče jsou dvě možnosti:

   • Ve vybraných dnech týdne – zaškrtněte dny (nebo zvolte Všechny dny, Jen pracovní dny, Jen víkendy) a v poli Vygenerovat v čas. Čas jde nastavit jen po čtvrthodinách: :00, :15, :30, :45. Hodí se na pravidelnou rutinu, třeba kontrolu lešení každý pátek v 7:00.
   • X dní po dokončení předchozí instance – v poli Znovu vytvořit zadejte počet dní a čas. Další úkol vznikne až po uplynutí této doby od dokončení předchozího. Hodí se tam, kde se interval posouvá, třeba servis míchačky 30 dní po posledním servisu.

   Živý náhled ve formuláři shrne, jak bude pravidlo spouštět.

   

4. Nastavte aktivní období a uložte.

   Ve výchozím stavu je Začít nyní, bez konce. Pro sezonní práci zvolte vlastní začátek nebo konec – po datu konce pravidlo přestane úkoly vytvářet a v seznamu dostane štítek Ukončeno. Klikněte na Vytvořit pravidlo.

   

#Jak pravidlo pracuje

• Aplikace pravidla kontroluje každých 15 minut. Úkol se proto objeví v nastavený čas nebo krátce po něm.
• Nový úkol vznikne, jen když je předchozí úkol z téhož pravidla dokončený nebo zrušený. Přeskočené spuštění se zapíše do historie pravidla.
• Vytvořený úkol je obyčejný úkol. Kontrolní seznam nebo přílohy mu můžete doplnit ručně v okně úkolu.
• Zaměstnanec o novém úkolu nedostane notifikaci. Uvidí ho na záložce Úkoly v aplikaci – viz Úkoly pro zaměstnance v mobilu.

#Co dalšího s pravidlem uděláte

• UpravitIkona tužky otevře stejný formulář. Změny platí pro budoucí úkoly, už vytvořené zůstanou beze změny.
• Spustit nyníIkona blesku vytvoří úkol hned, bez ohledu na den a čas. I tady platí, že pokud je předchozí úkol ještě otevřený, nový nevznikne.
• HistorieIkona hodin ukáže Historie pravidla: kdy se pravidlo vyhodnotilo, výsledek a odkaz na vytvořený úkol.
• SmazatČervený koš pravidlo po potvrzení smaže. Úkoly, které už vytvořilo, zůstanou.

#Zvláštní případy a tipy

Úkol tento týden nevznikl

Zaměstnanec nejspíš nedokončil ten minulý. Podívejte se do historie pravidla – spuštění bude přeskočené. Jakmile starý úkol dokončí nebo ho zrušíte, příští spuštění nový vytvoří.

Zaměstnanec odešel

Když někdo z firmy odejde, pravidlo pro něj upravte nebo smažte.

Stejný úkol pro pět lidí

Vytvořte pět pravidel, každé s jiným přiřazeným. Jedno pravidlo s více lidmi nejde.

Pořadí pravidel

Řádky můžete přetáhnout za úchyt vlevo. Pořadí slouží jen pro přehlednost, na spouštění nemá vliv.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)