Zadávání úkolů zaměstnancům: tabulka, nástěnka a kontrolní seznam

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Drobné práce se neztratí ve zprávách a na papírcích: „objednat beton na Šlapanice“, „fotodokumentace hrubé stavby Kuřim“, „revize elektroinstalace“.
• Kontrolní seznam rozdělí úkol na kroky. Zaměstnanec je v aplikaci odškrtává a vy vidíte, že je hotovo 1 ze 3.
• Fotky a PDF z místa máte přímo u úkolu, i s komentáři party.
• Přehled ukáže, kolik úkolů kdo splnil včas a kolik po termínu.
• Lidé používají aplikaci, kterou už mají na docházku. Žádná druhá aplikace.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Úkoly.

   V levém menu klikněte na Úkoly. Nahoře přepínáte zobrazení Tabulka, Nástěnka a Přehled. Tabulku můžete seskupit podle stavu, termínu, přiřazeného nebo abecedně v poli Seskupit podle.

   

2. Napište úkol a stiskněte Enter.

   Do řádku Co je potřeba udělat? napište název, například „Objednat beton na základovou desku – Šlapanice“. V poli Přiřazený vyberte jednoho nebo více zaměstnanců a vpravo termín. Stiskněte Enter nebo klikněte na +. Úkol se uloží jako nový a ve sloupci Zadal je váš účet.

   Úkol bez přiřazeného nikdo v aplikaci nevidí.

   

3. Doplňte popis a kontrolní seznam.

   Klikněte na název úkolu. Otevře se okno úkolu. Levá část má štítek Koncept — použije se po uložení: název, přiřazené, stav, termín, popis a Kontrolní seznam. Tlačítkem Přidat položku přidáte krok, například „Kubatura 18 m³ potvrzena“, „Termín čerpadla“, „Potvrdit s investorem“. Nad seznamem vidíte, kolik je hotovo.

   Změny vlevo uložíte tlačítkem Uložit, tlačítkem Zrušit je zahodíte.

   

4. Případně nastavte Další nastavení.

   Pod kontrolním seznamem rozbalte Další nastavení:

   • Zaměstnanci mohou znovu otevřít dokončený úkol – ve výchozím stavu zapnuté. Když ho vypnete, zaměstnanec může úkol jen dokončit a znovu ho otevře jen web.
   • Před dokončením vyžadovat všechny položky seznamu – nabízí se jen u úkolu s kontrolním seznamem. Úkol pak nejde dokončit, dokud nejsou odškrtnuté všechny položky, ani v aplikaci, ani na webu.

5. Sledujte komentáře a přílohy.

   Pravá část okna Aktivita má štítek Ukládá se okamžitě. Komentáře a přílohy se ukládají hned, i když levou část zrušíte. Do pole Napište komentář... napište zprávu – Enter ji odešle, Shift+Enter udělá nový řádek. Komentáře zaměstnanců z aplikace tu vidíte s jejich jménem, vaše komentáře mají jako autora e-mail účtu.

   Přílohy nahrajete tlačítkem + v části Přílohy: obrázky JPG, PNG, WEBP, GIF nebo PDF do 10 MB. Fotky a PDF, které přidají zaměstnanci v aplikaci, se objeví na stejném místě.

   

6. Posouvejte úkoly na Nástěnce.

   Zobrazení Nástěnka má sloupce podle stavu: nové, rozpracované a dokončené. Kartu přetáhnete myší do jiného sloupce a stav se změní. Sloupec dokončených se ukáže po zapnutí Zobrazit dokončené. V tabulce úkol dokončíte i kolečkem vlevo od názvu, v okně úkolu nastavíte libovolný stav včetně pozastaveného a zrušeného.

   Když úkol vyžaduje celý kontrolní seznam a ten není hotový, karta se vrátí zpět a aplikace upozorní, ať nejdřív odškrtnete všechny položky.

   

7. Zkontrolujte, co je hotové včas.

   Pod seznamem je karta s nedávno dokončenými úkoly za 7 dní, tento a minulý týden nebo měsíc. U každého je štítek Včas nebo Po termínu – včas znamená dokončeno nejpozději v den termínu. Filtr Splněné včas a Splněné po termínu ukáže jen dokončené úkoly s tímto výsledkem.

   Zobrazení Přehled spočítá pro každého zaměstnance zadané, splněné, nesplněné a zrušené úkoly za zvolené období. Kliknutím na řádek otevřete úkoly toho zaměstnance.

   

#Další způsoby, jak úkoly zadávat

• Automaticky podle pravidlaOpakující se práce, třeba týdenní kontrolu lešení, nemusíte zadávat ručně. Tlačítko Pravidla auto-vytváření nad seznamem otevře pravidla, která úkoly vytvářejí sama – viz Automatické vytváření úkolů.

#Zvláštní případy a tipy

Jak se zaměstnanec o úkolu dozví

Push notifikace ani e-mail nepřijde. V aplikaci je číslo na záložce Úkoly a na úvodní obrazovce karta Nové úkoly, jakmile aplikaci otevře s internetem. Co přesně vidí, popisuje návod Úkoly pro zaměstnance v mobilu.

Úkol pro více lidí

Úkol s více přiřazenými je jeden společný úkol se společným kontrolním seznamem. Kdokoli z nich ho dokončí, je dokončený pro všechny. Pokud to má udělat každý zvlášť, zadejte každému vlastní úkol.

Vy o dokončení e-mail nedostanete

Pro úkoly žádné e-mailové pravidlo není. Dokončené úkoly sledujte v kartě nedávno dokončených nebo v Přehledu.

Smazání úkolu

Křížkem v tabulce nebo košem v okně úkolu. Aplikace se zeptá Opravdu chcete odstranit tento úkol? Po potvrzení úkol zmizí ze seznamu.

Zaměstnanec omylem dokončil úkol

V tabulce klikněte na kolečko u úkolu a vrátíte ho mezi nové. Nebo v okně úkolu změňte stav.

Kdo smí úkoly zadávat

Hlavní účet, Administrátor, role Manažer: Plný přístup kromě nastavení společnosti a role Úkoly: Čtení a úpravy. Role nastavíte v Uživatelských účtech. Zaměstnanci úkoly vytvářet nemůžou.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)