Zadání absence za zaměstnance – i pro celou firmu najednou

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Do evidence se dostanou i absence, které nepřišly jako žádost z aplikace: nemocenská nahlášená telefonem, služební cesta, kterou nařídil šéf, nebo volno pro celou firmu.
• Jedním formulářem zadáte stejnou absenci více lidem – třeba zavřený provoz mezi svátky. Každý zaměstnanec dostane vlastní záznam.
• Firma, která s FreshQR začíná v polovině roku, si zpětně doplní dovolené, které už lidé vyčerpali, a zůstatky budou sedět.
• Absence uložená jako schválená se hned počítá v reportech i v exportech do mzdových systémů.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Klikněte na + Vytvořit.

   V levém menu otevřete Absence a na kartě Absence klikněte nad seznamem na + Vytvořit. Otevře se okno Vytvořit novou absenci.

   Tlačítko vidí uživatelé, kteří smějí absence upravovat: Hlavní účet, Administrátor, Manažer: Plný přístup kromě nastavení společnosti a Absence: Čtení a úpravy. Role jen pro čtení ho nemají.

   

2. Vyberte zaměstnance, typ a termín.

   V poli Jméno vyberte jednoho nebo více zaměstnanců. Po výběru pole místo jmen ukáže jen počet vybraných zaměstnanců – kdo je vybraný, uvidíte po rozbalení seznamu. Nabízejí se jen zaměstnanci, které smíte vidět.

   V poli Typ vyberte typ absence. Typy jsou tu seřazené abecedně a předvybraný je první z nich, obvykle 1/2 dovolená – typ proto vždy zkontrolujte. Do Popis můžete napsat poznámku, třeba „Nemocenská nahlášena telefonem“.

   Do polí Od a Do zadejte první a poslední den. Absence bez času platí na celé dny a v reportech se počítá podle délky pracovního dne zaměstnance.

   

3. U absence na pár hodin zadejte čas.

   Zaškrtněte Nastavte také dobu nepřítomnosti. Pole Od a Do se změní na datum s časem. Hodí se to třeba pro návštěvu lékaře od 7:00 do 9:30 – počítá se jen tento úsek, ne celý den.

   

4. Zvolte stav a uložte.

   Pole Status je předvyplněné jako Schválená. Taková absence se hned počítá v reportech i v zůstatku dovolené. Pokud má absenci ještě potvrdit jiný vedoucí, nastavte Požádaná – objeví se mu mezi čekajícími žádostmi a odejde e-mail podle pravidla Nová žádost o absenci, pokud ho máte zapnuté.

   Klikněte na Uložit změny. Pro každého vybraného zaměstnance vznikne samostatná absence se stejným typem, termínem, stavem a popisem a seznam se obnoví.

5. Pro celou firmu klikněte na Vybrat vše.

   Když je zavřeno pro všechny – třeba 31. 12. kvůli inventuře –, klikněte u pole Jméno na Vybrat vše. Vyberou se všichni zaměstnanci, které vidíte, a pole ukáže jejich počet. Vyberte typ, například Placená překážka nebo Dovolená, termín a uložte.

   Každý dostane vlastní absenci. Pokud ji někomu později potřebujete změnit nebo zrušit, uděláte to u něj samostatně.

   

#Který typ absence vybrat

Typ rozhoduje o tom, jak se absence počítá v reportech a ze kterého nároku ubírá. S výchozími typy, které má každá nová firma, to v běžných situacích vypadá takto:

Názvy typů si firma může přejmenovat a přidat vlastní. Co které nastavení typu dělá, vysvětluje návod Typy absencí a jejich nastavení.

#Další způsoby, jak se absence dostane do systému

• Zaměstnanec si o ni požádá sámV mobilní aplikaci pošle žádost a vy ji jen schválíte. Postup pro zaměstnance je v návodu Žádost o dovolenou a jinou absenci.
• Automaticky ze značky u skenuKdyž zaměstnanec odchází k lékaři a sken si označí, může z označení FreshQR absenci vytvořit sám. Popisuje to návod Automatické absence a náhradní volno.
• Úprava existující absenceTužka na konci řádku otevře detail absence, kde změníte typ, termín, čas, popis i stav. Je to stejný detail jako při schvalování dovolené.

#Zvláštní případy a tipy

Formulář nehlídá nárok ani souběh

Okno + Vytvořit nekontroluje roční nárok na dovolenou ani limit souběžných absencí. Zůstatek zkontrolujte po uložení v detailu absence nebo v reportu Využití absencí – viz Nárok na dovolenou – limity absencí.

Stejné dny dvakrát

Formulář nehlídá, jestli už zaměstnanec na stejné dny absenci má. Pokud vzniknou dva záznamy, jeden z nich nastavte na Zrušená.

Kontrola po hromadném zadání

Po hromadném uložení v seznamu zkontrolujte, že má záznam každý vybraný zaměstnanec.

Uzamčený měsíc

Pokud termín spadá do uzamčeného období u kteréhokoli vybraného zaměstnance, formulář absenci neuloží a ukáže Toto datum spadá do uzamčeného období a nelze jej upravit.

Starší absence

Zpětně můžete zadat absence až do 1. 1. 2020. Starší datum formulář odmítne hláškou Absence nesmí být starší než 1. 1. 2020.

Chybné datum nebo čas

Když je konec dřív než začátek, formulář ukáže Odchod musí být později než příchod. Hláška mluví o příchodu a odchodu, ale týká se polí Od a Do. Absence také nesmí být delší než rok.

Absence zadaná omylem

Otevřete ji a nastavte stav Zrušená. Zrušená absence se nikde nepočítá. Tlačítko pro smazání na webu není, stav Zrušená ho nahrazuje.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)