Přidání zaměstnance do docházky: první sken, nebo kód společnosti

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Žádné přepisování jmen a telefonních čísel. Zaměstnanec se přidá sám při prvním příchodu.
• Nemusíte rozdávat hesla. Telefon se k firmě připojí prvním skenem.
• Nový člověk dostane pobočku podle kódu, který naskenoval, a nadřízeného podle nastavení pobočky.
• Do reportů se dostane hned po prvním uzavřeném dni.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Zaměstnanci.

   V levém menu klikněte na Zaměstnanci. Nad tabulkou je věta Zaměstnanci se vytvářejí automaticky po otevření mobilní aplikace. a tlačítko Jak přidat nového zaměstnance.

   

2. Pošlete zaměstnanci odkaz na aplikaci.

   Tlačítko otevře okno se čtyřmi kroky. V prvním je pole na e-mail – napište adresu zaměstnance a odešlete. Přijde mu zpráva s odkazy do obchodů s aplikacemi. Aplikace je pro zaměstnance zdarma. Odkaz pošlete vždy na jednu adresu; pro dalšího člověka postup zopakujte.

   

3. Zaměstnanec zadá jméno a naskenuje QR kód.

   Po instalaci zaměstnanec potvrdí souhlas se zpracováním údajů a zadá jméno a příjmení. Potom naskenuje kterýkoli z vašich QR kódů, nejlépe Příchod na začátku směny. Tímto skenem se telefon připojí k firmě a zaměstnanec se objeví v seznamu. Jak to vypadá v telefonu, ukazuje návod Instalace aplikace a připojení k firmě.

4. Na konci směny naskenuje Odchod.

   Nic zvláštního dělat nemusí – při odchodu naskenuje kód Odchod jako obvykle, nejdříve minutu po příchodu. Teprve když má zaměstnanec příchod i odchod, objeví se v reportech za daný měsíc.

5. Doplňte profil.

   Klikněte na jméno nového zaměstnance. V detailu doplňte pracovní pozici, Nadřízený zaměstnanec, datum nástupu a případně individuální rozvrh. Pokud zaměstnanec jméno nezadal, napište ho sem. Pobočku vidíte na kartě Přiřazená pobočka. Všechna pole vysvětluje Detail zaměstnance.

   

#Příklad: nový zedník na stavbě

Do Staveb Kratochvíl nastupuje v pondělí zedník Vojtěch Kučera. Stavbyvedoucí Tomáš Dvořák mu v pátek pošle odkaz na aplikaci e-mailem. Vojtěch si ji o víkendu nainstaluje a vyplní jméno.

V pondělí v půl sedmé přijde do Skladu a dílny v Modřicích, odkud parta odjíždí na stavbu, a naskenuje tam kód Příchod. V tu chvíli se objeví v seznamu zaměstnanců s pobočkou Sklad a dílna Modřice. Účetní mu během dne doplní pozici Zedník a nadřízeného Tomáše Dvořáka. Večer Vojtěch naskenuje Odchod a první den má v docházce celý.

#Člověk, který neskenuje: karta Kandidáti

Karta Kandidáti v menu Zaměstnanci je starší funkce, která do běžného postupu nepatří. Původně sloužila k evidenci uchazečů, k náboru ale určená není. Prakticky se hodí na jedno: ručně přidáte člověka, který docházku neskenuje – například ho jen plánujete nebo za něj evidujete absence –, aby byl v seznamu zaměstnanců.

1. Otevřete kartu Kandidáti. V menu Zaměstnanci klikněte na kartu Kandidáti. Sloupec Status ani sousední kartu Kanban nepotřebujete.
2. Vytvořte nový záznam. Klikněte na + Vytvořit nového. Vyplňte jméno a příjmení, podle potřeby i e-mail, telefon, Název pozice a Nadřízený zaměstnanec. Ostatní pole nechte prázdná. Uložte tlačítkem Vytvořit.
3. Klikněte na Převést na zaměstnance. Otevřete záznam, klikněte na Převést na zaměstnance a potvrďte tlačítkem Uložit. Člověk se přesune do Zaměstnanci › Tabulka se jménem, kontaktem, pozicí a nadřízeným a z karty Kandidáti zmizí.

Takový profil není spojený s žádným telefonem a FreshQR tomu člověku nic neposílá. Kdo má skenovat, nepřidávejte ho ručně – stačí, když se připojí vlastním telefonem. Lidi takto může přidávat Hlavní účet, Administrátor, Manažer: Plný přístup kromě nastavení společnosti a Zaměstnanci: Čtení a úpravy; role jen pro čtení kartu jen vidí.

#Další způsoby, jak přidat zaměstnance

• Odkaz ze stránky QR kódůStejné pole pro odeslání odkazu je i dole na stránce Docházka (QR Kódy): Odeslat odkaz na aplikace na email:. Hned vedle jsou odkazy do obchodů Google Play, App Store a AppGallery.

  

• Kód společnostiPokud se zaměstnanec ke QR kódu zrovna nedostane – je doma nebo ho chcete připojit ještě před první směnou –, dejte mu kód společnosti. Najdete ho v Moje Společnost › Detaily společnosti u pole Váš kód společnosti. Zaměstnanec ho zadá v aplikaci v Nastavení do pole Firemní kód a klepne na Připojit. Tímto způsobem se mu nepřiřadí pobočka ani nadřízený, proto je hned doplňte v jeho detailu. Má-li zaměstnanec QR kód po ruce, je první sken jednodušší.
• Celá parta najednouKdyž nastupuje víc lidí, vytiskněte QR kód Příchod a každému pošlete odkaz na aplikaci. První den stačí, aby každý při příchodu naskenoval kód svým telefonem. Do večera budou všichni v seznamu.
• E-mail o novém zaměstnanciChcete vědět, kdo se připojil? V Moje Společnost › Notifikace zapněte pravidlo Vytvořený nový zaměstnanecký profil. E-mail přijde do 10 minut po vytvoření profilu. Viz E-mailové notifikace.

#Zvláštní případy a tipy

Zaměstnanec bez jména

Pokud jméno v aplikaci nezadal, uvidíte v seznamu řádek bez jména. Doplňte ho v detailu nebo zaměstnance požádejte, ať si ho dopíše v aplikaci – viz Osobní údaje a jazyk aplikace.

Nový telefon

Když si zaměstnanec vymění mobil a znovu naskenuje kód, vznikne nový profil. Oba profily spojíte přes Sloučit duplicitní profily – viz Sloučení duplicitních profilů a odpojení mobilu.

Naskenoval kód jiné pobočky

Pobočka se přiřadí podle prvního skenu. Pokud nesedí, změňte ji na kartě Přiřazená pobočka v detailu zaměstnance.

Převod z karty Kandidáti nejde vrátit

Aplikace upozorní, že Převést na zaměstnance je nevratná akce. Dokud jste na tlačítko neklikli, záznam omylem založený na kartě Kandidáti smažete v jeho detailu tlačítkem Vymazat. Obnovit ho v aplikaci nejde.

Zaměstnanec odchází

Jak v aplikaci ukončit pracovní poměr, popisují návody Konce pracovních smluv a Seznam zaměstnanců a filtry.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)