Návod k docházkovému systému – web i mobil | FreshQR

Návod k docházkovému systému FreshQR

Návod k docházkovému systému FreshQR popisuje webovou aplikaci pro vedení firmy i mobilní aplikaci zaměstnance. Vyberte, kdo jste, a najděte postup, který právě řešíte. Každý návod začíná krátkou odpovědí a pokračuje postupem krok za krokem se snímky obrazovky.

Šimon Skotnický, zakladatel FreshQR Aktualizováno
Pro koho je návod

Jak FreshQR funguje

  1. Krok 1

    QR kód na pracovišti

    Vytisknete QR kódy pro příchod a odchod a vyvěsíte je na pobočce nebo na stavbě.

  2. Krok 2

    Zaměstnanec naskenuje mobilem

    Každý zaměstnanec skenuje ve vlastním telefonu v aplikaci FreshQR. Nepotřebuje účet ani heslo – stačí firemní kód nebo první sken.

  3. Krok 3

    Vy vidíte docházku

    Čas, pobočka a GPS poloha jsou hned na webu. Reporty vyexportujete do Excelu, PDF nebo mzdového systému.

Začněte tady

  1. První kroky po registraciInstalace, první sken a tisk QR kódu.
  2. Jak přidat zaměstnanceKód společnosti, pozvánka e-mailem nebo přidání po skenu.
  3. QR kódy pro příchod a odchodTisk, vlastní styl a obnovení kódů.
  4. Měsíční report zaměstnance a PDF k podpisuOdpracované hodiny, absence a export.

Jak začít za 15 minut

Šest kroků pro nového administrátora. Registrace, zkušební sken a tisk kódů zaberou zhruba čtvrt hodiny. Zbytek přijde na řadu, jakmile tým začne skenovat.

  1. Zaregistrujte firmu

    Vyplníte název firmy, e-mail a heslo, platební kartu nezadáváte. Hned máte hlavní pobočku s QR kódy Příchod a Odchod, výchozí pracovní rozvrh a typy absencí. Podrobně: Registrace a 30denní zkušební doba.

  2. Vytiskněte QR kódy

    V menu Docházka (QR Kódy) stáhnete oba kódy pobočky do jednoho PDF a pověsíte je u vchodu. Než začnete tisknout, můžete si sken vyzkoušet přímo z monitoru – ukazuje to návod První kroky po registraci. Pro stavby a zakázky si navíc založte projekty s vlastním QR kódem. Tisk a obnovení kódů popisuje QR kódy pro příchod a odchod.

  3. Pošlete týmu aplikaci

    Zaměstnanci si do vlastního telefonu nainstalují aplikaci FreshQR a naskenují kód Příchod. Tímto prvním skenem se sami objeví v menu Zaměstnanci, účet ani heslo nepotřebují. Kdo zrovna není u kódu, připojí se firemním kódem. Víc v návodu Jak přidat zaměstnance.

  4. Zkontrolujte Detaily skenů

    Po prvních příchodech otevřete Detaily skenů. U každého záznamu vidíte čas, pobočku a vzdálenost skenu od pobočky. Chybějící odchod doplníte přes tři tečky na konci řádku. Postup: Detaily skenů – přehled a úprava docházky.

  5. Nastavte pracovní rozvrh

    V Moje Společnost › Pracovní rozvrhy upravte výchozí rozvrh: pracovní dny, počet hodin, automatickou přestávku a zaokrouhlování. Z rozvrhu se počítají přesčasy i délka absencí. Návod: Pracovní rozvrhy, zaokrouhlování a přestávky.

  6. Na konci měsíce stáhněte report

    V Tabulkové Reporty › Podle zaměstnance stáhnete měsíční výkaz jako PDF s poli pro podpis, nebo Excel pro mzdovou účetní – za jednoho zaměstnance i za všechny najednou. Viz Měsíční report zaměstnance a Export do Excelu a PDF.

Pobočky, nebo projekty?

FreshQR eviduje docházku na stálá pracoviště (pobočky) i na zakázky (projekty) – můžete používat jedno, druhé, nebo obojí zároveň. Podle toho vytisknete QR kódy a zaměstnanci je skenují.

Pobočky
restaurace, prodejna, výroba, kancelář
Projekty
stavba, servis, úklid, montáže
Jak se rozhodnout: pobočky, nebo projekty →

Nejčastější úkony

Oblasti – webová aplikace

Pro zaměstnance

Poslal vás sem zaměstnavatel? Nainstalujte si do vlastního telefonu aplikaci FreshQR – pro zaměstnance je zdarma – a připojte se k firmě prvním skenem QR kódu Příchod na pracovišti. Registraci, e-mail ani heslo nepotřebujete. Celý postup najdete v návodu Instalace aplikace a připojení k firmě.

Při každém příchodu a odchodu klepnete na Naskenujte QR a namíříte telefon na kód (příchod a odchod přes QR kód). Pracujete-li na zakázce, skenujete i její projektový kód. Bez internetu se sken uloží a odešle později. Odpracovaný čas vidíte na záložce Domů a měsíční souhrn v Reporty, pokud je zaměstnavatel zobrazuje (přehled dne, reporty v mobilu).

O dovolenou požádáte v části Absence (žádost o dovolenou). Upozornění o schválení nepřijde, stav poznáte podle barvy ikony. Když zapomenete naskenovat odchod, řekněte to vedoucímu – opraví ho ve webové aplikaci. Pokud nefunguje kamera nebo poloha, pomůže návod Problémy se skenováním.

Časté dotazy

Musí mít každý zaměstnanec vlastní mobil?

Ano. Každý zaměstnanec skenuje QR kód ve svém telefonu a sken se přiřadí k jeho profilu. Aplikace je pro zaměstnance zdarma pro Android, iOS i Huawei.

Potřebují zaměstnanci účet a heslo?

Ne. Po instalaci stačí naskenovat první QR kód vaší firmy nebo zadat firemní kód v nastavení. Zaměstnanec se vám pak sám objeví v seznamu zaměstnanců.

Co když zaměstnanec nemá internet?

Sken se uloží v telefonu a odešle se sám, jakmile bude telefon znovu online. V aplikaci zaměstnanec vidí neodeslané skeny ve Frontě skenování, takže ví, že se nic neztratilo. Žádost o dovolenou ale internet potřebuje.

Jak zabráním tomu, aby někdo skenoval z domova?

U každého skenu se ukládá GPS poloha a vzdálenost od pobočky. Zapnout můžete i povinnou fotku pracoviště a e-mailové upozornění na vzdálené skeny.

Sleduje aplikace polohu zaměstnanců celý den?

Ne. Poloha se zjišťuje jen v okamžiku skenu, ne během směny. Kvůli vzdálenosti se sken nikdy neodmítne – uloží se a vzdálený sken se ve webové aplikaci označí. Co s ním uděláte, je na vás.

Co když zaměstnanec zapomene odejít?

Aplikace mu po nastaveném počtu hodin připomene odchod. Můžete také nastavit pravidla, která zapomenutý odchod automaticky uzavřou, a v kontrolách uvidíte dny s chybějícím skenem.

Jak opravím chybějící nebo špatný záznam docházky?

V menu Detaily skenů klikněte na tři tečky na konci řádku a zvolte Upravit. Celý chybějící den přidáte tlačítkem + Vytvořit. Každá změna se zapíše do Historie změn a zaměstnanec o ní upozornění nedostane.

Jak dostanu docházku ke mzdové účetní?

V Tabulkových reportech vyexportujete Excel nebo PDF za všechny zaměstnance najednou. Pro Olymp, MRP, Helios a MKSoft jsou připravené speciální exporty.

Může mít účetní vlastní přístup k reportům?

Ano. V Moje Společnost › Uživatelské účty jí založte účet s rolí Reporty: Pouze čtení a reporty si stáhne sama. Automatické posílání exportu e-mailem FreshQR nemá.

Vidí stavbyvedoucí jen své lidi?

Ano, pokud mu dáte roli Manažer projektu, u provozovny Manažer pobočky. Pak vidí a upravuje jen záznamy svých projektů nebo poboček a v reportech má méně záložek. Účet propojený se zaměstnancem vidí jen sebe a své podřízené.

Dá se FreshQR používat na stavbách a na více pobočkách?

Ano. Každá pobočka má vlastní QR kódy Příchod a Odchod, takže víte, kdo kde pracoval; za den může zaměstnanec vystřídat i dvě pobočky. Pro stavby a zakázky slouží projekty s jedním QR kódem, který práci zahájí i ukončí. Pobočky a projekty jde kombinovat.

Vidí zaměstnanec své odpracované hodiny?

Ano, pokud to povolíte. V nastavení mobilní aplikace určíte, jestli vidí docházkové reporty, přesčasy nebo mzdu.

Dá se nastavení změnit jen jednomu zaměstnanci?

Ano. Většinu nastavení mobilní aplikace můžete v detailu zaměstnance přepsat oproti firemnímu nastavení – třeba povinnou fotku nebo zobrazení mzdy.

Jak zaměstnanec požádá o dovolenou?

V mobilní aplikaci vybere typ absence a dny a žádost odešle. Vy ji najdete v menu Absence, kde ji schválíte nebo zamítnete; zaměstnanec pak nový stav uvidí ve své aplikaci.

Dostane zaměstnanec upozornění, když dovolenou schválím?

Push notifikaci nedostane. Stav uvidí v aplikaci v části Absence podle barvy ikony – zelená znamená schválenou, červená zamítnutou žádost. E-mailové notifikace jsou určené administrátorům a vedoucím.

Můžu FreshQR vyzkoušet bez tisku QR kódů?

Ano. Po registraci vás průvodce provede prvním skenem přímo z monitoru počítače. Tisknout je potřeba, až když připojujete tým. Zkušební sken založí v seznamu zaměstnanců i váš profil.

Co se stane, když skončí zkušební doba?

Pokud nekoupíte kredity, webová aplikace se omezí: Dashboard, Tabulkové Reporty, Detaily skenů, Absence, Kalendář a Poznámky budou šedé. Nastavení a Moje Společnost fungují dál, takže kredity koupíte bez potíží. Zaměstnanci mezitím dál skenují v mobilní aplikaci a jejich docházka se zaznamenává. Data se nemažou a po nákupu se vše znovu otevře.

Kolik to stojí?

Prvních 30 dní je zkušební doba. Potom platíte podle počtu aktivních zaměstnanců – podrobnosti najdete v ceníku. Mobilní aplikace pro zaměstnance je zdarma.

Slovníček pojmů

Pobočka
Stálé místo práce – provozovna, prodejna nebo kancelář. Říká, kde zaměstnanec pracuje; docházka se počítá podle jejího rozvrhu. Během dne může zaměstnanec vystřídat i více poboček.
Projekt
Zakázka nebo stavba se začátkem a koncem. Říká, na čem zaměstnanec pracuje; report ukáže hodiny za každou zakázku zvlášť. Během dne jich může být víc, i souběžně s pobočkou.
Sken
Jedno naskenování QR kódu nebo NFC nálepky (příchod, odchod, přestávka).
Detaily skenů
Menu webové aplikace se všemi příchody a odchody. Tady docházku kontrolujete a opravujete.
Firemní kód
Kód, kterým se zaměstnanec připojí k firmě bez skenu, třeba z domova před prvním dnem. Pobočku a nadřízeného mu pak přiřadíte vy.
Fronta skenování
Skeny v mobilu, které čekají na odeslání, dokud telefon nemá internet.
Absence
Dovolená, nemoc, lékař a další nepřítomnosti.
Limit absencí
Společný roční nebo měsíční limit pro jeden či více typů absencí, například nárok na dovolenou.
Rozvrh
Plánovaná pracovní doba, podle které se počítají přesčasy a přestávky.
Zaokrouhlování a ukotvení
Ukotvení započítá sken těsně před začátkem nebo těsně po konci pracovní doby jako plánovaný čas, například příchod v 6:53 jako 7:00. Zaokrouhlování upraví časy všech skenů, například na čtvrthodiny.
Uživatelský účet
Přihlášení do webové aplikace pro vedení, vedoucí nebo účetní. Role určuje, co účet vidí. Zaměstnanci, kteří jen skenují, účet nepotřebují.
Kredit
Platební jednotka; 1 kredit pokryje jednoho aktivního zaměstnance na měsíc.

O tomto návodu

Návod píše Šimon Skotnický, zakladatel FreshQR. Každý postup projdeme v aplikaci na ukázkové stavební firmě Stavby Kratochvíl s.r.o. z Brna, takže snímky obrazovky ukazují skutečné obrazovky, ne ilustrace. Co návod tvrdí o chování aplikace, ověřujeme přímo v aplikaci.

Návod odpovídá stavu aplikace k datu „Aktualizováno“ pod nadpisem každé stránky. Když se aplikace změní, upravíme dotčené stránky a datum posuneme. Přehled novinek najdete na stránce Novinky. Funkce označené Beta se ještě můžou měnit.

Pokud něco v návodu nesedí s tím, co vidíte ve své firmě, napište nám na info@freshqr.online nebo přes WhatsApp.

Nenašli jste odpověď? Napište nám – odpovídáme v pracovní dny.Kontaktovat podporu