Evidence zakázek: hodiny a mzdové náklady podle projektů

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Víte, kolik hodin a mzdových nákladů spolkla každá stavba, a to po měsících.
• Porovnáte čtvrtletí s předchozím nebo s loňským a hned vidíte, která zakázka se protahuje.
• Ke každé faktuře přiložíte PDF s hodinami po dnech a lidech.
• Podklady pro kalkulaci příští nabídky máte ze skutečných hodin, ne z odhadu.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Projekty › Report.

   V menu Projekty (QR Kódy) klikněte na záložku Report. Nahoře jsou dlaždice: součet zvolené veličiny, Celkové výdaje, Aktivní projekty a Největší projekt s jeho podílem. Pod nimi je tabulka projektů po měsících, například Hodiny podle projektu a měsíce.

   Data se objeví, jakmile zaměstnanci začnou skenovat QR kódy projektů. Do té doby report píše Zatím nebyly zaznamenány žádné údaje o docházce.

2. Zvolte veličinu a období.

   Přepínač nahoře mění, co tabulka ukazuje: Hodiny, Výdaje, Přesčasy nebo Víkendy a svátky. Období vyberete z nabídky Poslední 3 měsíce, Posledních 6 měsíců, Posledních 12 měsíců, Posledních 24 měsíců nebo Celé období.

   Dokončené a zrušené projekty jsou skryté. Zobrazíte je zaškrtnutím Zobrazit ukončené projekty. U delšího seznamu pomůže pole Hledat projekt.

3. Porovnejte s předchozím obdobím.

   V poli Porovnat s zvolte Předchozí období (například tři měsíce před těmi zobrazenými) nebo Stejné měsíce před rokem. Buňky a dlaždice pak ukazují změnu a barevná škála rozliší „méně než dříve“ a „více než dříve“. Porovnání nabízí jen období 3 až 24 měsíců, s Celým obdobím ne.

   Pokud starší data nejsou, report napíše Před … není nic zaznamenáno, takže není s čím porovnávat. s názvem prvního měsíce, kdy se na projektech pracovalo. Pokud období zahrnuje běžící měsíc, upozorní Aktuální měsíc ještě běží, jeho porovnání proto zahrnuje jen dosud zaznamenané dny.

4. Otevřete jeden projekt.

   Kliknutím na řádek projektu otevřete panel s hodinami a jejich podílem, výdaji (například „průměrně … za hodinu“) a počtem zaměstnanců. Tlačítko Otevřít report projektu vede do záložky Report v detailu projektu. Tam je tabulka Hodiny podle zaměstnance a měsíce, graf Aktivita podle měsíců a Harmonogram, který porovná plánované dny se skutečností, například 76 z 146 plánovaných dní. Tlačítka Excel a PDF stáhnou zaměstnance s hodinami a výdaji.

5. Připravte denní výkaz pro klienta.

   V Tabulkové Reporty otevřete záložku Detail projektu. Vyberte měsíc a rok a přes + Přidat filtr zvolte projekt, například Rekonstrukce bytu Žabovřesky. Filtrovat můžete i podle zaměstnance, pracovní pozice, přímého nadřízeného nebo štítků projektu.

   Pod filtrem jsou tři tabulky: řádky po dnech a lidech, Součty podle zaměstnance a Součty podle projektu. Nahoře vidíte Hodiny na projektech celkem. Sloupec Výdaje bez bonusů jsou mzdové náklady bez bonusů. V denní tabulce se mohou objevit i řádky dnů bez hodin na projektu – celkové součty jsou v tabulkách pod ní.

   

6. Vyberte sloupce a stáhněte PDF.

   Ikonou databáze otevřete okno Přizpůsobit report a zaškrtněte sloupce, které chcete vidět – třeba Interní ID nebo skutečný příchod a odchod. Ikonou PDF stáhnete všechny tři tabulky se zvolenými sloupci. Pro export se dá vybrat nejvýš 10 sloupců. Tlačítka Excel Export a Excel dle zaměstnanců stáhnou tabulku do Excelu.

   

#Příklad: podklad pro další nabídku

Stavby Kratochvíl dokončují RD Kuřim – Na Výsluní a připravují nabídku na podobný rodinný dům. Jednatel Jan Kratochvíl otevře Projekty › Report, zvolí Posledních 6 měsíců a veličinu Hodiny. Klikne na řádek RD Kuřim a v panelu vidí, kolik hodin stavba spotřebovala a kolik lidí na ní pracovalo. Přepne na Výdaje a má mzdové náklady za stejné období.

V reportu projektu se pak podívá, kdo na stavbě odpracoval nejvíc hodin a jak se stavba držela harmonogramu. Z těchto čísel vychází kalkulace práce v nové nabídce – místo odhadu od stolu.

#Odkud se berou výdaje

Výdaje v reportu projektů jsou mzdové náklady: odpracované hodiny krát hodinová mzda zaměstnance platná v daný den. Pokud je u záznamu zapsaný výdaj, použije se ten. Bonusy se nezapočítávají. Materiál ani cenu pro klienta FreshQR nezná.

• Když nikdo z lidí na projektu hodinovou mzdu nemá, zobrazí se box Výdaje potřebují hodinovou mzdu s tlačítkem Otevřít zaměstnance.
• Když mzdu má jen část lidí, report upozorní Část této práce nemá hodinovou mzdu, částka proto pokrývá jen oceněné dny. U zaměstnance bez mzdy je místo částky pomlčka.
• Mzda platí od data platnosti. Pokud chcete ocenit už zaznamenané měsíce, zadejte ji zpětně – viz Mzda: hodinová sazba a fixní měsíční mzda.

U přesčasů report vysvětluje: Přesčasy se připisují projektu naskenovanému v den jejich vzniku. U měsíčních přesčasů připadnou projektu naskenovanému na konci měsíce.

#Další pohledy na zakázky

• PDF pro klientaVytištěný Detail projektu má nahoře název firmy, součet hodin na projektech, rok a měsíc a vybraný projekt. Pod tím jsou řádky po dnech se jménem, odpracovanými hodinami, automatickými přestávkami a výdaji.

  

• Porovnání projektů vedle sebeStatistiky a srovnání projektů najdete v Tabulkových reportech v záložkách Přehled a Porovnání poboček/projektů – viz Detail poboček, Přehled a Porovnání.
• Skeny jednoho projektuJednotlivé příchody a odchody na projekt opravíte v detailu projektu v záložce Detaily skenů nebo v Detailech skenů.

#Zvláštní případy a tipy

Výdaje jsou prázdné

Zaměstnanci nemají hodinovou mzdu, nebo platí až od pozdějšího data. Zadejte ji zpětně.

Hodiny na projektech jsou vyšší než docházka

Pokud máte zapnuté Povolit více projektů současně, počítá se čas každého projektu celý, i když běžely souběžně. Viz Docházka na zakázky.

Dokončený projekt v reportu chybí

Zaškrtněte Zobrazit ukončené projekty.

Stavbyvedoucí má vidět jen své stavby

Dejte mu roli Manažer projektu a přidělte mu jeho projekty.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)