Poznámky zaměstnanců – čtení a e-mail o novinkách | FreshQR
Komunikace a úkoly
Administrátor (web)

Poznámky zaměstnanců: čtení, označení a e-mail o nové poznámce

Šimon Skotnický, zakladatel FreshQR Aktualizováno Doba čtení: 3 min
Na této stránce
  1. Rychlá odpověď
  2. K čemu je to dobré
  3. Pro koho ano / ne
  4. Jak poznámka vznikne
  5. Postup krok za krokem
  6. Kde jinde poznámky uvidíte
  7. Zvláštní případy a tipy
  8. Časté dotazy
  9. Související

Rychlá odpověď

Poznámky zaměstnanců najdete v levém menu Poznámky. Červené číslo ukazuje, kolik jich je nepřečtených. Na kartě Denní poznámky vidíte u každé datum, jméno a text. Kliknutím na Označit jako přečtené ji odškrtnete. V Moje Společnost › Notifikace si můžete zapnout e-mail o každé nové poznámce.

#K čemu je to dobré

  • Vysvětlení k docházce máte u správného dne: „Odešel jsem dřív k lékaři“, „Odpoledne jsem byl na stavbě v Kuřimi“, „Bagru praskla hadice hydrauliky“.
  • Číslo v menu vám řekne, kolik nového jste ještě nečetli.
  • Mzdová účetní si vyfiltruje poznámky jednoho člověka nebo je stáhne do Excelu a ví, proč den vypadá jinak.
  • Přímý nadřízený může dostat e-mail hned, jak zaměstnanec poznámku napíše.

#Pro koho se to hodí

Pro koho ano

  • Party na stavbách a lidé v terénu, kteří potřebují něco nahlásit k danému dni.
  • Vedoucí a mzdové účetní, které musí vědět, proč chybí odchod nebo proč byl den kratší.

Pro koho ne

  • Konverzace. Na poznámku nejde odpovědět a zaměstnanec nevidí, že jste ji přečetli.
  • Žádosti o dovolenou – ty posílá zaměstnanec v Absencích (Schválení dovolené).
  • Úkoly pro zaměstnance. Na ty jsou Úkoly.
  • Důvěrné záznamy o zaměstnanci. Ty si pište do Hodnocení, které zaměstnanec nevidí.

#Jak poznámka vznikne

Zaměstnanec napíše poznámku v mobilní aplikaci na úvodní obrazovce ke konkrétnímu dni. Jak to vypadá v telefonu, popisuje návod Poznámka k docházce. Nic se nezapíná, poznámky můžou psát všichni zaměstnanci.

#Postup krok za krokem

  1. Podívejte se na číslo u menu Poznámky.

    Červené číslo vedle položky Poznámky je počet nepřečtených poznámek ve firmě.

    Levé menu FreshQR s červeným počítadlem nepřečtených poznámek zaměstnanců u položky Poznámky
    Počítadlo ukazuje nepřečtené poznámky zaměstnanců

  2. Otevřete Poznámky › Denní poznámky.

    Poznámky zaměstnanců jsou na kartě Denní poznámky. Filtr Status je nastavený na Nepřečtené, takže vidíte jen novinky. Každá poznámka má datum dne, jméno zaměstnance a text.

    Ikona šipky vedle jména otevře detail zaměstnance v nové záložce. Ikona kalendáře vpravo ukáže skeny a absence zaměstnance za ten den – hned vidíte, k čemu se poznámka vztahuje.

    Poznámky zaměstnanců na kartě Denní poznámky s filtrem Nepřečtené: poznámka Radka Pokorného o prasklé hadici bagru a odkaz Označit jako přečtené
    Nepřečtené poznámky označíte jedním kliknutím

  3. Označte poznámku jako přečtenou.

    Klikněte u poznámky na Označit jako přečtené. Místo odkazu se objeví zelená fajfka s datem a časem přečtení. Všechny načtené poznámky odškrtnete tlačítkem Označit vše jako přečtené. Omyl vrátíte ikonou přeškrtnutého oka – Označit jako nepřečtené.

    Zaměstnanec se o označení nedozví.

    Poznámka po označení jako přečtená: zelená fajfka s datem přečtení
    U přečtené poznámky vidíte, kdy jste ji přečetli

  4. Najděte poznámky jednoho zaměstnance.

    V poli Jméno vyberte zaměstnance. Ve filtru Status zvolte Vše, chcete-li i přečtené poznámky. Tlačítko Excel Export stáhne poznámky podle aktuálních filtrů.

  5. Zapněte si e-mail o nové poznámce.

    V menu Moje Společnost klikněte na záložku Notifikace a zapněte pravidlo Nová zaměstnanecká poznámka. Jako příjemce zvolte konkrétní účty nebo Přímý nadřízený – e-mail pak dostane vedoucí zaměstnance podle organigramu, pokud má uživatelský účet propojený se svým profilem. Víc v návodu E-mailové notifikace.

    Pravidlo Nová zaměstnanecká poznámka v Notifikacích zapnuté s příjemcem Přímý nadřízený
    E-mail o nové poznámce může dostat přímý nadřízený

#Kde jinde poznámky uvidíte

  • V KontroláchKarta Kontroly docházky (Beta) počítá i nepřečtené poznámky.
  • V KalendářiČíslo u dne v Kalendáři ukazuje počet poznámek k tomu dni.

#Zvláštní případy a tipy

Vedoucí vidí jen poznámky svého týmu
Účet propojený se zaměstnancem vidí v seznamu jen poznámky lidí pod sebou v organigramu.
Role jen pro čtení
Účet s rolí Poznámky: Pouze čtení poznámky čte, ale nemůže je označovat jako přečtené.
Označení se zapisuje
Každé označení jako přečtené se uloží do Historie změn.
Poznámka nemění odpracovaný čas
Poznámka je jen text. Pokud zaměstnanec píše, že zapomněl odchod, opravte docházku v úpravě docházky.
Smazání poznámky
Křížkem u poznámky ji smažete po potvrzení Jste si jistý? tlačítkem Ano, smazat.

#Časté dotazy

Ví zaměstnanec, že jsem poznámku přečetl?

Ne. Stav přečtení vidí jen uživatelé webové aplikace.

Můžu na poznámku odpovědět?

Ne, odpověď v aplikaci není. Zavolejte zaměstnanci nebo mu zadejte úkol.

Vidí poznámku kolegové zaměstnance?

Ne. Vidí ji jen zaměstnanec a uživatelé webu s přístupem k Poznámkám.

Kdo může poznámky označovat jako přečtené?

Hlavní účet, Administrátor, role Manažer: Plný přístup kromě nastavení společnosti a role Poznámky: Čtení a úpravy.

Dostane e-mail i zaměstnanec?

Ne. E-mailové notifikace chodí jen uživatelským účtům webu.

#Související

Jste tadyPoznámky zaměstnanců

Administrátor

Zaměstnanec

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)