Automatická docházka a uzavírání zapomenutých odchodů

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Lidé s pevnou pracovní dobou, kteří neskenují, se i tak objeví v reportech a ve mzdách.
• Pravidelné absence, jako práce z domova každý pátek, nemusíte zadávat každý týden.
• Žádné dny s dvaceti hodinami v reportu jen proto, že někdo zapomněl naskenovat odchod.
• Méně ručních oprav v Detailech skenů před uzávěrkou měsíce.

#Pro koho se to hodí

#Pravidlo automatické docházky krok za krokem

1. Otevřete Automatická docházka.

   V levém menu klikněte na Zaměstnanci a otevřete kartu Automatická docházka. Filtr vedle tlačítka přepíná mezi aktivními a ostatními pravidly. Klikněte na Vytvořit pravidlo.

2. Vyberte dny.

   V Použít ve vybrané dny zvolte Pracovní dny (Po-Pá), Víkendy (So-Ne), Všechny dny nebo Vlastní výběr a podle potřeby odškrtněte jednotlivé dny. Petra Kratochvílová, účetní Staveb Kratochvíl, je v kanceláři od pondělí do čtvrtka – pátek má odškrtnutý. Pod dny jsou Lichý týden a Sudý týden; zaškrtnuté oba znamená každý týden.

   

3. Vyberte zaměstnance a pobočku.

   Vyberte jednoho nebo víc zaměstnanců; volba Vybrat vše označí všechny. Potom zvolte pobočku, na které se docházka zapíše – u účetní je to pobočka s kanceláří.

4. Zadejte čas a poznámku a uložte.

   Vyplňte Začátek a Konec, například 08:00 a 14:00. Do pole Poznámka napište, proč pravidlo existuje, třeba „Účtárna – pevná pracovní doba“ – v seznamu pravidel se zobrazí pod jménem. Přepínač Pravidlo aktivní nechte zapnutý a klikněte na Uložit pravidlo.

5. Zkontrolujte záznamy.

   Vytvořené záznamy najdete v Detailech skenů a v reportech jako běžnou docházku. Viz Detaily skenů – přehled a úprava docházky.

#Absence místo docházky

Pod polem Pobočka klikněte na nebo vyberte typ absence místo pobočky a zvolte typ absence. Pravidlo pak ve vybrané dny zapíše schválenou absenci. Jednatel Jan Kratochvíl má takto každý pátek práci z domova. Začátek a Konec je potřeba vyplnit i tady. Karta pravidla v seznamu typ absence neukazuje, proto ho napište do poznámky, například „Pátek z domu“.

#Dočasné pravidlo a střídání týdnů

Rozbalte Pokročilé plánování a zvolte Dočasné pravidlo s daty Aktivní od a Aktivní do. Hodí se třeba na práci z domova během rekonstrukce kanceláře. Trvalé pravidlo platí bez konce.

Při dvoutýdenním rozpisu vytvořte dvě pravidla: jedno jen s Lichý týden, druhé jen se Sudý týden a jinými dny.

#Automatická docházka zpětně za minulé dny

Na kartě pravidla klikněte na ikonu s hodinami a šipkou. Přímo v kartě se objeví výběr období od – do. Potvrďte ho a pravidlo vytvoří záznamy za zvolené dny. Výsledek si pak prohlédněte v Detailech skenů.

#Zapomenutý odchod z práce: automatické uzavírání odchodů

Druhá automatika řeší opačný problém: zaměstnanec skenuje, ale zapomene naskenovat odchod. Pravidla automatického uzavírání pak otevřenou docházku uzavřou sama – po zadaném počtu odpracovaných hodin, nebo v přesném čase. Čas odchodu je odhad, ne skutečný čas. Hodí se na stavby a do dílen s pevným koncem pracovní doby i do provozoven se zavírací dobou a výroby na směny, kde je délka směny daná.

Na začátku není nastavené žádné pravidlo a nic se samo neuzavírá. Pravidla přidáte v Detaily skenů › Automatické ukončování › Přidat pravidlo. Smí to každý, kdo smí upravovat Detaily skenů: Hlavní účet, Administrátor, Manažer: Plný přístup kromě nastavení společnosti a role Detail skenů: Čtení a úpravy. Pravidla platí pro celou firmu a každé můžete omezit na vybrané dny, pobočky a zaměstnance. Otevřené záznamy, které pravidlu vyhoví, dostanou čas odchodu a uzavřou se; reporty pak počítají s uzavřeným záznamem.

#Pravidlo pro zapomenuté odchody

1. Otevřete Automatické ukončování. V levém menu otevřete Detaily skenů a v panelu nad tabulkou klikněte na Automatické ukončování. Okno vysvětluje funkci v rámečku Automatické uzavírání odchodů: pravidla uzavřou docházku, když zaměstnanci zapomenou naskenovat odchod, a odhadovaný čas nemusí odpovídat skutečnému odchodu. Dole je informace Automatické zpracování běží každých 15 minut.
2. Přidejte pravidlo. Klikněte na Přidat pravidlo, vyplňte Název pravidla a vyberte typ: Uzavřít v přesném čase – například v 18:00, kdy už na stavbě nikdo nepracuje –, nebo Uzavřít flexibilně po odpracovaných hodinách – například po 12 hodinách od příchodu; čas zadáváte ve formátu HH:MM, od 00:30 do 24:00. Volitelné pole Kontrolovat až po čase (volitelné) pravidlo pozdrží: vyhodnotí se až po zadaném čase. Hodí se, když parta občas dodělává přesčas do večera.

#Dny, pobočky a zaměstnanci

3. Vyberte dny, pobočky a zaměstnance. V Aktivní dny zvolte Všechny dny, Pouze pracovní dny, Pouze víkendy, nebo konkrétní dny od pondělí do neděle. Pravidlo uzavře jen docházku, která začala ve vybraných dnech. Potom omezte pobočky v Aplikovat na pobočky (všechny kromě vybraných, nebo jen vybrané) a zaměstnance v Aplikovat na zaměstnance (všichni kromě vybraných, nebo jen vybraní). Uložte.

#Pořadí pravidel a kontrola

4. Seřaďte pravidla. Pravidla se vyhodnocují shora dolů a použije se první, které vyhoví. Konkrétnější pravidlo proto dejte výš. Stavby Kratochvíl mají nahoře „Uzavření stavby v 18:00“ a pod ním „Nejvýše 12 hodin“ pro všechno ostatní. Pořadí změníte přetažením za úchyt vlevo. U pravidla podle hodin ukazuje seznam třeba Uzavřít po 12:00 – znamená to po 12 odpracovaných hodinách, ne ve 12 hodin.
5. Kontrolujte uzavřené záznamy. Automatické zpracování běží každých 15 minut. Záznam, který pravidlo uzavřelo, můžete v Detailech skenů opravit jako každý jiný, pokud znáte skutečný čas odchodu.

#Které pravidlo uzavírání zvolit

#Další způsoby, jak předejít zapomenutým odchodům

• Připomínka v telefonuV Nastavení mobilní aplikace vyplňte Připomenutí odhlášení po (hodin). Telefon zaměstnance se po zadané době zeptá Stále v práci?. Viz Připomínka odchodu.
• Ruční opravaJednotlivé zapomenuté odchody doplníte v Detailech skenů přes Upravit – viz Detaily skenů – přehled a úprava docházky.
• Kontroly před uzávěrkouOtevřené a neobvykle dlouhé záznamy rychle najdete v reportu Kontroly – viz Kontroly (Beta) – chybějící skeny a neobvyklé hodiny.

#Zvláštní případy a tipy

Pravidlo automatické docházky už nepotřebujete

Vypněte přepínač Pravidlo aktivní, nebo pravidlo smažte křížkem na kartě.

Pravidlo uzavírání dočasně vypnout

Pravidlo nemusíte mazat. V seznamu ho pozastavíte ikonou pauzy, upravíte nebo smažete ikonami vedle něj.

Záznam z pravidla je potřeba opravit

Záznam vytvořený automatickou docházkou i odchod doplněný uzavíráním upravíte v Detailech skenů jako každý jiný – třeba když účetní ten den odešla dřív.

Uzavřít o půlnoci

Čas 00:00 zadat nejde. Aplikace napíše Nelze uzavřít v 00:00, protože by to bylo před jakýmkoli časem příchodu. Mysleli jste 23:59?

Noční směny

Pravidlo uzavírání s přesným časem večer by mohlo zasáhnout noční směnu krátce po jejím začátku. Pro noční práci použijte pravidlo podle odpracovaných hodin, nebo noční lidi z večerního pravidla vyjměte. Viz Noční směny a docházka přes půlnoc.

Pravidlo záznam neuzavřelo

Zkontrolujte pořadí – možná záznamu vyhovělo jiné pravidlo výš. Zkontrolujte také aktivní dny: rozhoduje den, kdy docházka začala.

Jiná funkce s podobným názvem

Automatické absence mění označené přestávky na absence a s těmito pravidly nesouvisí. Viz Automatické absence a náhradní volno.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)