Plánování směn v Excelu: šablona zdarma | Fresh QR

Plánování směn v Excelu: šablona rozpisu zdarma a poctivé srovnání

Stáhněte si hotový měsíční rozpis směn, který sám sečte hodiny, pohlídá krátký odpočinek mezi směnami a ukáže, kde vám chybí lidi. A zjistěte, kdy už Excel na plánování nestačí.

Stáhnout šablonu (.xlsx) Excel vs. aplikace

✓ Bez registrace a bez e-mailu · ✓ Bez maker · ✓ Excel 2010 a novější

Aktualizováno 26. 10. 2026

Jak naplánovat směny v Excelu? Řádky jsou zaměstnanci, sloupce dny v měsíci a do buněk píšete kód směny – třeba R, O nebo N. Tabulka směn přiřadí každému kódu čas a hodiny, funkce COUNTIF spočítá, kolik lidí je na směně, a vzorec porovná konec jedné a začátek další směny, aby nikdo neměl krátký odpočinek.

Ukázka šablony pro plánování směn

První dva týdny z listu „Ukázka“: malá restaurace s ranní a odpolední směnou. Barvy, součty i červená upozornění dělá Excel sám ze vzorců.

Zaměstnanec 1
Út		 2
St		 3
Čt		 4
Pá		 5
So		 6
Ne		 7
Po		 8
Út		 9
St		 10
Čt		 11
Pá		 12
So		 13
Ne		 14
Po		 Hodiny Krátký odpočinek
Jana V R R R R R V V R R R R R V 75,0 -
Petr V V O O O O O V V O R O O O 75,0 1
Lucie R V V R R R R R V V R R R R 75,0 -
Marek O O V V O O O O O V V O O O 75,0 -
Eva R R R V V R R R R R V V R R 75,0 -
Tomáš O O O O V V O O O O O V V O 75,0 -
Obsazenost R 2 2 2 2 2 3 2 2 2 2 3 2 3 2 min. 2
Obsazenost O 2 2 2 2 2 2 3 2 2 2 1 2 2 3 min. 2
Petr má 10. 9. odpolední a hned ráno 11. 9. ranní směnu – mezi nimi je jen 8 hodin, proto je buňka červená. Ten den zároveň chybí jeden člověk na odpolední.

Co šablona umí

Kódy směn s časy a barvami

V nastavení si nadefinujete směny (ranní, odpolední, noční, střední) i absence. Do rozpisu pak píšete jen kód z rozbalovacího seznamu.

Kontrola odpočinku mezi směnami

Buňka zčervená, když je mezi koncem předchozí a začátkem další směny méně než 11 hodin (§ 90 zákoníku práce). Hranici si můžete změnit.

Obsazenost každé směny

Pod rozpisem vidíte, kolik lidí je ten den na každé směně. Když je to méně než nastavené minimum, číslo zčervená.

Hodiny a fond pro každého

Vpravo se sečtou naplánované hodiny, měsíční fond se státními svátky 2026 a 2027, rozdíl, počet směn i práce o víkendech a svátcích.

Noční směny přes půlnoc

Směna od 22:00 do 6:00 se počítá správně – u hodin i u kontroly odpočinku do dalšího dne.

Celý měsíc na jedné obrazovce

Až 15 lidí a 31 dní v jedné mřížce, víkendy a svátky jsou tmavší. Připraveno k tisku na šířku na jednu stranu.

Stáhněte si šablonu zdarma

Jeden soubor, žádná makra a žádný e-mail za stažení. Obsahuje návod, nastavení směn a svátků, prázdný měsíční rozpis a vyplněnou ukázku restaurace.

Šablona pro plánování směn v Excelu (.xlsx)
planovani-smen-v-excelu-sablona.xlsx
Excel .xlsx · 4 listy · bez maker · 42 kB
Stáhnout šablonu (.xlsx)

Šablonu můžete volně používat i upravovat. Pokud potřebujete i evidenci odpracovaného času, podívejte se na šablonu pro docházku v Excelu.

Jak naplánovat měsíc za 20 minut

  1. 1

    Nastavte měsíc a směny

    Na listu „Nastavení“ zadejte rok, měsíc a úvazek. V tabulce směn upravte časy a u každé směny minimální počet lidí.

  2. 2

    Napište jména

    Na listu „Rozpis směn“ vyplňte jména do sloupce A. Šablona má místo pro 15 lidí.

  3. 3

    Rozplánujte směny

    Do buněk dní vybírejte kódy směn. Opakující se týden zkopírujte po sedmi buňkách a vložte dál.

  4. 4

    Opravte červené buňky

    Zkontrolujte krátký odpočinek, obsazenost a hodiny proti fondu. Rozpis pak vytiskněte nebo uložte do PDF a aspoň 2 týdny předem ho oznamte lidem.

Kolik času vás stojí rozpis v Excelu

První rozpis uděláte rychle. Čas utíká na tom, co přijde potom: přání, výměny, nemoci, nová verze a znovu rozeslat. Rozpis níže je pro restauraci s 10 lidmi na směny.

  • Posbírat přání a dovolené (zprávy, papír, telefon) 2–4 min / osoba
  • Poskládat rozpis a zkontrolovat obsazenost a hodiny 3–5 min / osoba
  • Předělávat po výměnách, nemocech a změnách plánu 3–6 min / osoba
  • Rozeslat novou verzi a odpovídat na „kdy jdu?“ 2–3 min / osoba
  • Celkem za měsíc – u 10 lidí 2 až 3 hodiny 10–18 min / osoba

Kolik vás stojí plánování v Excelu?

Plánování v Excelu vás ročně stojí

10 500 Kč

30 h ročně jen na rozpis směn

Vyzkoušet Fresh QR 30 dní zdarma

Odhad, ne měření. Ve Fresh QR vidí zaměstnanci rozpis v mobilu, výměny a přání posílají přes aplikaci a zveřejněný rozpis se rovnou stává plánem pro docházku. Plánování směn je volitelný modul k docházce; jeho aktuální cenu uvidíte v aplikaci.

Nejčastější chyby při plánování směn v Excelu

Rozpis v Excelu vypadá hotový, i když v něm chyba je. Tyhle vídáme nejčastěji – a takhle se s nimi vypořádáte.

Chyba Co se stane v Excelu Jak to řeší šablona / Fresh QR
Krátký odpočinek Odpolední do 22:00 a ranní od 6:00 vedle sebe. V mřížce to není vidět, dokud si někdo nestěžuje. Šablona takovou buňku obarví červeně. Fresh QR to zatím nekontroluje – tady je šablona o krok před námi.
Díra v obsazenosti Někdo je na dovolené a na ranní je najednou jeden člověk. Přijdete na to až ráno. Šablona sečte lidi na každé směně. Fresh QR ukáže u dne počet mezer podle požadavků na pokrytí.
Stará verze rozpisu Půlka týmu má v telefonu fotku včerejší verze a přijde na špatnou směnu. Šablona to nevyřeší. Ve Fresh QR je jeden zveřejněný rozpis a každý ho vidí v aplikaci.
Výměna po telefonu Kolegové se domluví mezi sebou, vy o tom nevíte a rozpis nesedí s docházkou. Ve Fresh QR zaměstnanec nabídne směnu kolegovi se stejnou pozicí a ten ji převezme – rozpis se aktualizuje sám.
Hodiny nesedí s fondem Někdo má o 20 hodin víc, jiný míň. Zjistí se to až u mezd. Šablona porovná naplánované hodiny s fondem. Ve Fresh QR vidíte naplánované hodiny u každého zaměstnance v týdnu.
Plán a realita jsou dvě tabulky Rozpis je v jednom souboru, docházka v jiném. Přesčasy proti plánu počítá někdo ručně. Ve Fresh QR je zveřejněný rozpis plánem pro docházku a detail dne ukáže plán vedle skutečných skenů.

Rozpis směn v Excelu vs. Fresh QR

Srovnání dobře udělané excelové šablony a plánování směn ve Fresh QR, kde rozpis vidí každý zaměstnanec v bezplatné aplikaci.

Excel (tato šablona) Fresh QR
Kde rozpis vidí lidé Papír na zdi, PDF nebo fotka ve skupinovém chatu V aplikaci Fresh QR v mobilu – aktuální a příští týden
Úpravy po zveřejnění Nová verze souboru a znovu rozeslat Úprava vytvoří koncept; zaměstnanci ho uvidí, až ho zveřejníte
Přání a výměny Zprávy a telefonáty, vy přepisujete Přání „chci pracovat / raději ne“ a výměny směn přímo v aplikaci
Obsazenost COUNTIF v šabloně Požadavky na pokrytí a počet mezer u každého dne
Odpočinek mezi směnami Šablona ho kontroluje Zatím nekontroluje
Dovolené a nemoci Ručně do buněk Schválené i čekající absence jsou přímo v mřížce
Plán vs. docházka Dvě oddělené tabulky Zveřejněné směny jsou plán pro docházku a přesčasy
Pohled Celý měsíc na jednom listu Týdenní pohled, plánuje se na počítači
Cena 0 Kč za software, platíte časem a energií Volitelný modul k docházce, cenu vidíte v aplikaci

Výhody a nevýhody: poctivě

Plánování směn ve Fresh QR je mladý modul a některé věci Excel zatím umí lépe. Tady je obojí.

Excel

  • Výhoda: Je zdarma a měsíc vidíte na jedné obrazovce.
  • Výhoda: Naše šablona kontroluje odpočinek mezi směnami – to Fresh QR zatím neumí.
  • Výhoda: Úplná volnost: vlastní kódy, barvy i sloupce.
  • Nevýhoda: Každá změna znamená novou verzi a znovu rozeslat. Někdo vždy kouká na starou.
  • Nevýhoda: Přání a výměny chodí po telefonu a vy je přepisujete.
  • Nevýhoda: Rozpis se nepropojí s docházkou – přesčasy proti plánu počítáte ručně.
  • Nevýhoda: Soubor má v počítači jeden člověk. Když je nemocný, nikdo ho neupraví.

Fresh QR

  • Výhoda: Každý zaměstnanec vidí své směny v mobilu, nikdo nemá starou verzi.
  • Výhoda: Přání a výměny směn řeší tým v aplikaci, rozpis se aktualizuje sám.
  • Výhoda: Zveřejněný rozpis je rovnou plánem pro docházku, přesčasy a přestávky.
  • Výhoda: Obsazenost, dovolené i čekající žádosti vidíte přímo v mřížce.
  • Nevýhoda: Žádné automatické plánování – směny umisťujete vy, zkratkou je kopírování týdne.
  • Nevýhoda: Nekontroluje odpočinek mezi směnami ani týdenní maxima.
  • Nevýhoda: Po zveřejnění nepřijde notifikace; lidé rozpis uvidí, až otevřou aplikaci.
  • Nevýhoda: Plánuje se v týdenním pohledu na počítači a je to placený modul navíc k docházce.

Kdy klidně zůstaňte u Excelu

Pokud máte malý tým s pevnými směnami, které se skoro nemění, a rozpis visí na zdi, Excel s touto šablonou stačí. Aplikace se vyplatí, když předěláváte rozpis každý týden, lidé si mění směny mezi sebou nebo potřebujete, aby plán a docházka seděly bez ručního porovnávání.

Vlastní rozpis s pomocí AI: vzorový prompt

Máte turnusy, dvanáctky nebo dělené směny? Zkopírujte prompt do ChatGPT, Claude nebo Copilota v Excelu a upravte hranaté závorky. Prompt AI říká, ať do tabulky vloží vzorce – když pak změníte směnu, hodiny i kontroly se přepočítají samy.

Vytvoř mi soubor .xlsx pro měsíční rozpis směn provozovny v České republice.

Parametry:
- Počet zaměstnanců: [12]
- Směny: [R ranní 6:00–14:00, O odpolední 14:00–22:00, N noční 22:00–6:00], každá s přestávkou 30 minut
- Minimální počet lidí: [R 3, O 3, N 1]
- Absence: V (volno), D (dovolená, 8 h), NEM (nemoc, 0 h)
- Úvazek: [8] hodin denně

Listy:
1. "Nastavení": rok, měsíc, úvazek, minimální odpočinek mezi směnami 11 hodin (§ 90 zákoníku práce), tabulka směn (kód, název, začátek, konec, přestávka, hodiny, minimum lidí) a seznam státních svátků v ČR pro zvolený rok. Vytvoř pojmenované oblasti.
2. "Rozpis": řádky = zaměstnanci, sloupce = dny 1 až 31. V buňkách rozbalovací seznam kódů. Hlavička s datem a dnem v týdnu, víkendy a svátky zvýrazněné.
3. Vpravo pro každého: naplánované hodiny (SUMPRODUCT a COUNTIF podle tabulky směn), fond, rozdíl, počet směn, směny o víkendu a počet směn s krátkým odpočinkem.
4. Pod rozpisem: obsazenost každé směny za každý den, zvýrazni dny pod minimem.

Pravidla:
- Odpočinek = začátek směny ve dni d+1 minus konec směny ve dni d; noční směna končí až další den. Když je odpočinek kratší než minimum, obarvi buňku červeně.
- Hodiny směny = konec − začátek − přestávka, směna přes půlnoc se musí počítat správně (MOD).
- Barvy buněk podle kódu směny přes podmíněné formátování.

Technické požadavky:
- Všude vzorce, ne vypočtené hodnoty. Žádná makra.
- Nepoužívej XLOOKUP, FILTER ani LET, aby soubor fungoval i ve starších verzích Excelu.
- Pomocné výpočty dej do skrytých sloupců.
- Nakonec přidej list "Návod" v češtině.

Než soubor vytvoříš, shrň mi v 5 bodech, jak ho postavíš, a zeptej se, pokud ti něco není jasné.

Jak z AI dostat použitelný rozpis

Časté otázky k plánování směn v Excelu

Řádky budou zaměstnanci, sloupce dny v měsíci. Na samostatném listu si nadefinujte směny s časy a do buněk vybírejte jejich kódy přes ověření dat (rozbalovací seznam). Hodiny spočítá SUMPRODUCT(COUNTIF(řádek;kódy)*hodiny) a obsazenost COUNTIF(sloupec;"R"). Hotové to máte v naší šabloně.
Pro každý den spočítejte rozdíl mezi začátkem dnešní a koncem včerejší směny: (1 + začátek_dnes − konec_včera) × 24. Pokud včerejší směna přešla přes půlnoc, přičtěte ke konci jeden den. Výsledek pod 11 hodin (§ 90 zákoníku práce) zvýrazněte podmíněným formátováním. Šablona to dělá ve skrytých sloupcích.
Podle § 84 zákoníku práce musí zaměstnavatel seznámit zaměstnance s písemným rozvrhem pracovní doby nejpozději 2 týdny před začátkem období, na které je rozvržena (u konta pracovní doby 1 týden), pokud se nedohodnou na jiné lhůtě. Proto se vyplatí plánovat celý měsíc dopředu.
Šablonu jsme ověřili v Microsoft Excelu. Používá běžné funkce (COUNTIF, SUMPRODUCT, INDEX, MATCH), takže by se měla otevřít i jinde, ale podmíněné formátování a skryté sloupce se mohou chovat jinak. Před použitím ji zkontrolujte na listu „Ukázka“.
Zatím ne. Plánovač ve Fresh QR ukazuje obsazenost, absence a naplánované hodiny, ale odpočinek ani týdenní maxima nekontroluje. Pokud je to pro vás klíčové, šablona v Excelu to umí už dnes. Víc o tom, co plánovač umí a co ne, najdete na stránce plánování směn ve Fresh QR.
Z Excelu ho vytisknete na zeď nebo uložíte do PDF a pošlete. Při každé změně je potřeba to zopakovat. Ve Fresh QR vidí každý zaměstnanec své směny na aktuální a příští týden v aplikaci a po zveřejnění nové verze ji tam má.
Ano. Týdenní rozpis stáhnete jako PDF na šířku A4 i jako Excel – postup je v návodu tvorba rozvrhu směn. Excel tak můžete dál používat na tisk nebo archiv.

Podívejte se také na plánování směn propojené s docházkou, šablonu pro docházku v Excelu a docházkový a plánovací software pro restaurace.

Excel na začátek, aplikace na růst

Šablonu si nechte, dokud vám stačí. Až začnete rozpis předělávat každý týden, vyzkoušejte Fresh QR: rozpis v mobilu každého zaměstnance, výměny směn v aplikaci a plán, který rovnou sedí s docházkou.

Vyzkoušet Fresh QR 30 dní zdarma Stáhnout šablonu (.xlsx)

Šablona a texty na této stránce nejsou právní poradenství. Svátky odpovídají zákonu č. 245/2000 Sb. ke stavu k říjnu 2026. Microsoft Excel je ochranná známka společnosti Microsoft; Fresh QR s ní není propojen.