Automatické absence a náhradní volno ve FreshQR

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Zaměstnanec odejde k lékaři, označí si sken a vrátí se. Druhý den ráno máte v systému schválenou absenci Návštěva lékaře s přesným časem – bez papírů a ručního zadávání.
• Pozdní příchod po lékaři nebo dřívější odchod na půl dne dovolené se v docházce neukáže jako chybějící hodiny.
• Neoznačené přestávky zůstanou přestávkami, nic se nemění bez vědomí zaměstnance.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Zapněte Automatické absence.

   V Moje Společnost › Detaily společnosti najděte sekci Obecná nastavení a zapněte Automatické absence. Nápověda říká: Přemění přestávky označené typem (např. Lékař, Dovolená) na schválené absence. Neoznačené přestávky zůstávají přestávkami. Uložte.

   Máte-li další pobočky, otevřete v Moje Společnost › Pobočky každou z nich a přepínač zapněte i tam.

   

2. Propojte značky s typy absencí.

   V Absence › Typy absencí otevřete tužkou typ, na který se má značka měnit, například Návštěva lékaře. V sekci Typ přestávky zapněte Lékař a uložte. Stejně propojte další značky: Lékař doprovod s Doprovázením člena rodiny, Dovolená s 1/2 dovolenou, Služební odchod se Služebně.

   Každá značka může patřit jen k jednomu typu. Obědovou pauzu a přestávku nepropojujte, pokud z nich absence vznikat nemají.

   

3. Povolte zaměstnancům označování skenů.

   Zaměstnanec musí mít v aplikaci volbu Označit další sken jako…. Zapnete ji v nastavení mobilní aplikace přepínačem Zobrazit možnost "Označit jako speciální". Jak to vypadá u zaměstnance, popisuje návod Označit další sken jako oběd, přestávku či lékaře.

   V aplikaci se značky jmenují trochu jinak než na webu: Obědová pauza, Přerušení práce, Lékař, Doprovod k lékaři, Dovolená a Služebně.

4. Druhý den zkontrolujte absenci.

   Absence vzniká v noci za předchozí den, nikdy hned. Ráno ji najdete na kartě Absence ve stavu Schválená, s typem podle propojení a s popisem, že vznikla automaticky. Objeví se také v měsíčním reportu a v docházce daného dne.

#Kdy absence vznikne

Mezera se počítá proti začátku a konci pracovní doby z rozvrhu zaměstnance:

Příklad: Tomáš má rozvrh 7:00–15:30. V 10:15 si označí sken jako Lékař a odejde, v 11:40 se vrátí a naskenuje příchod. Druhý den je v systému schválená absence Návštěva lékaře 10:15–11:40.

Absence je vždy schválená. Stejná absence (stejný typ, zaměstnanec a čas) se nevytvoří dvakrát.

#Náhradní volno a přesčasy

Výchozí typ Náhradní volno (kód NV) má příznak Náhradní volno. Zaměstnanec o něj žádá jako o jakoukoli jinou absenci a vy ho schvalujete běžným postupem.

Schválené náhradní volno se odečte z přesčasů – nejde o placenou práci, ale o čerpání přesčasových hodin. Za jeden den se počítá nejvýš délka pracovního dne. Pokud zaměstnanci ten den hodiny chybí, náhradní volno je jen dorovná a dvakrát se neodečte. Jak se přesčasy počítají, vysvětluje návod Přesčasy – měsíční, kumulativní a schválení.

Toto chování je zapnuté pro všechny pobočky a v aplikaci pro něj přepínač není. Pokud ho potřebujete změnit, nastaví to podpora FreshQR – napište na info@freshqr.online nebo přes WhatsApp.

#Když automatika nestačí

• Ruční zadáníKdyž zaměstnanec sken neoznačil, absence nevznikne. Zadejte ji sami – postup je v návodu Zadání absence za zaměstnance.
• Žádost z aplikaceU plánované návštěvy lékaře může zaměstnanec předem poslat žádost s časem od – do, stejně jako o dovolenou.

#Zvláštní případy a tipy

Značka bez propojeného typu

Propojte všechny značky, které vaši lidé používají – u prvního nebo posledního skenu dne se značkou bez přiřazeného typu může vzniknout absence bez typu.

Nová firma nemá propojení

Po zapnutí funkce projděte u typů pole Typ přestávky – u nové firmy nemusí být značky propojené předem.

Obědová pauza se změnila na absenci

Stane se to jen tehdy, když je značka Obědová pauza propojená s nějakým typem. Propojení v poli Typ přestávky zrušte.

Nic nevzniklo

Zkontrolujte, že je funkce zapnutá na pobočce, kde zaměstnanec skenoval odchod, že má zaměstnanec rozvrh se začátkem a koncem dne a že mezera leží uvnitř pracovní doby.

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)