Šablona výkazu docházky: vlastní sloupce a vypočítané hodnoty

Rychlá odpověď

#K čemu je to dobré

• Mzdová účetní dostane jen sloupce, které opravdu potřebuje – třeba hodiny, přesčas a noční práci, bez příchodů a odchodů.
• Vypočítaný sloupec ukáže hodnotu, kterou byste jinak počítali v Excelu, například sobotní hodiny × 1,5 nebo hodiny ve svátek.
• Šablony přepínají celé rozvržení najednou: jedno pro mzdy, druhé pro archiv s podpisy.
• Stejné nastavení platí pro tabulku i pro PDF a Excel z karty Podle zaměstnance.

#Pro koho se to hodí

#Postup krok za krokem

1. Otevřete Přizpůsobit report.

   V Tabulkové Reporty otevřete kartu Podle zaměstnance. Nad tabulkou klikněte na ikonu s popiskem Výběr sloupců a souhrnů, které se zobrazí v reportu. Otevře se okno Přizpůsobit report. V části Sloupce tabulky jsou dlaždice sloupců rozdělené do skupin. Sloupec zapnete nebo vypnete kliknutím na dlaždici, hledat můžete i podle názvu.

   

2. Seřaďte sloupce.

   Rozbalte Pořadí sloupců. Čipy sloupců jsou očíslované v pořadí, v jakém budou ve výkazu. Přesuňte je tažením, nebo klikněte na čip a použijte šipky. Klávesa Delete sloupec z reportu odebere.

   

3. Vyberte součty a obsah PDF.

   V části Souhrnné údaje tabulky zvolíte, které součty se ukážou pod tabulkou každého zaměstnance. V části Obsah PDF zapnete adresu pobočky, legendu absencí, pole pro podpisy a čas exportu. Co z toho v PDF uvidíte, ukazuje návod Měsíční report zaměstnance a PDF k podpisu.

4. Přidejte vypočítaný sloupec.

   V části Vypočítané sloupce klikněte na Přidat vypočítaný sloupec. Příklad pro Stavby Kratochvíl, kde se sobotní práce zedníků a tesařů sleduje zvlášť:

   1. Název sloupce: Sobota × 1,5.
   2. Vzorec: Hodnota z reportu Práce hodiny × Pevné číslo 1.5.
   3. Podmínka (volitelné): Jen ve vybrané dny v týdnu – sobota.
   4. Když podmínka neplatí: Nechat buňku prázdnou.
   Desetinné číslo zadejte s tečkou, tedy 1.5 – s čárkou ho formulář nepřijme. Vzorec se počítá zleva doprava, jak upozorňuje nápověda: A + B × C znamená (A + B) × C. Vypočítaných sloupců můžete mít nejvýše 10.

   

5. Zkontrolujte výsledek v tabulce.

   Po uložení se nový sloupec objeví v reportu. Hodnotu má jen v sobotu, ostatní dny jsou prázdné. Vypočítané hodnoty se přenesou i do PDF a Excelu.

   

6. Uložte nastavení jako šablonu.

   V okně Přizpůsobit report klikněte na Uložit jako šablonu…, vyplňte Název šablony, třeba „Mzdy – podklad pro účetní“, a klikněte na Uložit šablonu. Řádek Uloží: vypíše počet sloupců, souhrny a obsah PDF. Vypočítané sloupce se uloží také, i když je tento přehled nevypisuje.

   

7. Přepínejte mezi šablonami.

   Jakmile máte aspoň jednu šablonu, objeví se vedle tlačítek exportu přepínač Šablona reportu. Výběrem šablony se přepíše celé aktuální rozvržení. Když pak něco změníte, ukáže se u šablony Upraveno. Změnu do šablony uložíte znovu přes Uložit jako šablonu – volbou Aktualizovat "…" tímto nastavením. V přepínači šablonu také přejmenujete nebo smažete.

   

#Dvě šablony, které se v praxi osvědčí

Na začátku měsíce přepnete na „Archiv s podpisy“ a vytisknete výkazy k podpisu. Pak přepnete na „Mzdy“ a stáhnete podklad pro výplaty. Data jsou v obou případech stejná, liší se jen to, co je vidět.

#Další způsoby, jak upravit sloupce

• Karty Roky, Měsíce, Týdny a DnyTyto karty okno Přizpůsobit report nemají. Sloupce v nich skryjete jednoduchým tlačítkem viditelnosti sloupců nad tabulkou. Vypočítané sloupce ani šablony se na ně nevztahují.

#Zvláštní případy a tipy

Kolega vidí jiný výkaz

Výběr sloupců, součty, obsah PDF i šablony patří vašemu uživatelskému účtu. Nový vedoucí začíná s výchozím výkazem. Má-li mít stejný, nastavte ho v jeho účtu a uložte jako šablonu.

PDF je vpravo oříznuté

Při příliš mnoha nebo širokých sloupcích okno upozorní PDF může přetéct šířku stránky. Do PDF se vejde nejvýše 10 sloupců s daty. Některé sloupce vypněte, nebo si pro PDF vytvořte samostatnou šablonu.

Vypočítaný sloupec hlásí Nedostupné

U sloupce svítí Nedostupné — upravte nebo smažte. Vzorec odkazuje na sloupec, který už pro vaši firmu není dostupný. Sloupec upravte, nebo smažte.

Vzorec dává jiné číslo

Vzorec se počítá zleva doprava, násobení nemá přednost. U A + B × C se nejdřív sečte A + B. Potřebujete-li jiné pořadí, přehoďte členy.

Chybí sloupec Přesčas u dnů

Máte-li ve firmě zapnutý Měsíční přesčas, sloupec Přesčas u jednotlivých dnů se nenabízí. Proč, vysvětluje návod Přesčasy.

Peníze ve výkazu

Pokud mají zaměstnanci zadanou mzdu, nabídka obsahuje i sloupec s náklady (Výdaje bez bonusů).

#Související

Webová aplikace (administrátor)Mobilní aplikace (zaměstnanec)