Zadávanie úloh zamestnancom: tabuľka, nástenka a kontrolný zoznam

Rýchla odpoveď

#Na čo je to dobré

• Drobné úlohy sa nestratia v chate ani na papieri: objednať zeleninu, odvápniť kávovar, skontrolovať chladničky.
• Zamestnanec úlohu vidí v tej istej aplikácii, v ktorej skenuje dochádzku. Druhú aplikáciu nepotrebuje.
• Fotka alebo PDF ako dôkaz je priamo pri úlohe.
• Prehľad ukáže, kto plní úlohy načas a kto po termíne.

#Pre koho je to vhodné

#Postup krok za krokom

1. Otvorte Úlohy.

   V ľavom menu kliknite na Úlohy. Hore vyberiete zobrazenie Tabuľka, Nástenka alebo Prehľad. Tabuľka zoskupuje úlohy podľa stavu; cez Zoskupiť podľa ich zoskupíte aj podľa termínu, priradeného alebo abecedne.

   

2. Napíšte úlohu do riadka Čo treba urobiť?

   Do riadka nad tabuľkou napíšte názov, napríklad „Odvápniť kávovar“. V poli Priradený vyberte jedného alebo viac zamestnancov, v poli Termín deň. Stlačte Enter. Úloha sa vytvorí v stave Nový a v stĺpci Zadal bude váš účet.

   

3. Doplňte popis a kontrolný zoznam.

   Kliknite na názov úlohy. V okne napíšete popis a v časti Kontrolný zoznam cez Pridať položku rozdelíte úlohu na kroky – napríklad nákupný zoznam alebo body hygienickej kontroly. Zamestnanec ich v aplikácii odškrtáva a vy vidíte postup, napríklad „2 / 4 hotovo“. Ľavá časť okna je označená ako Koncept: zmeny platia až po kliknutí na Uložiť.

   

4. Nastavte, ako sa úloha uzatvára.

   Rozbaľte Ďalšie nastavenia:

   • Zamestnanci môžu znova otvoriť dokončenú úlohu – keď je vypnuté, zamestnanec úlohu v aplikácii iba dokončí. Znova ju otvoríte len vo webe.
   • Pred dokončením vyžadovať všetky položky zoznamu – ponúkne sa, keď má úloha kontrolný zoznam. Úlohu potom nejde dokončiť, kým nie sú odškrtnuté všetky položky.
   Uložte tlačidlom Uložiť.

5. Sledujte komentáre a prílohy.

   Pravá časť okna sa volá Aktivita a Ukladá sa okamžite. Komentár napíšete do poľa a odošlete Enterom. Prílohy pridáte pretiahnutím alebo tlačidlom Nahrať. Povolené sú obrázky JPG, PNG, WEBP, GIF a PDF do 10 MB, najviac 20 na úlohu. Komentáre a fotky, ktoré pridá zamestnanec z mobilu, uvidíte na tom istom mieste.

   

6. Skontrolujte, čo je hotové.

   Keď zamestnanec v aplikácii ťukne na Dokončiť, úloha sa presunie medzi dokončené. Zapnite Zobraziť dokončené, aby ste ju videli v tabuľke. Pri dokončenej úlohe je značka Načas, Po termíne alebo Bez termínu. Načas znamená dokončenie najneskôr v deň termínu. Pod zoznamom je karta Nedávno dokončené za posledných 7 dní, týždeň alebo mesiac.

   

#Čo vidí zamestnanec

Zamestnanec nedostane o novej úlohe ani o novom komentári push notifikáciu ani e-mail. Keď otvorí aplikáciu s internetom, na karte Úlohy na spodnej lište uvidí číslo otvorených úloh a na domovskej obrazovke kartu Nové úlohy. Pri súrnych veciach mu preto zavolajte alebo napíšte.

V úlohe môže odškrtávať kontrolný zoznam, písať komentáre, pridávať fotky a PDF a úlohu dokončiť. Názov, termín ani popis meniť nemôže. Ako to vyzerá v mobile, ukazuje návod Úlohy pre zamestnancov v mobile.

Ani vy nedostanete e-mail, keď zamestnanec úlohu dokončí alebo napíše komentár. Stav sledujte v zozname, na Nástenke alebo v Nedávno dokončené.

#Úloha pre viacerých ľudí

Ak úlohe priradíte dvoch zamestnancov, je to jedna spoločná úloha s jedným stavom a jedným kontrolným zoznamom. Ktorýkoľvek z nich ju dokončí za všetkých a obaja vidia komentáre a fotky toho druhého. Ak má niečo urobiť každý sám, vytvorte každému samostatnú úlohu alebo použite automatické vytváranie úloh.

#Ďalšie zobrazenia

• NástenkaÚlohy ako karty v stĺpcoch podľa stavu. Kartu presuniete myšou do iného stĺpca. Dokončené úlohy sa ukážu v poslednom stĺpci, až keď zapnete Zobraziť dokončené. Ak úloha vyžaduje celý kontrolný zoznam a nie je odškrtnutý, karta sa do stĺpca dokončených nepresunie.

  

• PrehľadTabuľka za zamestnancov: Zadané, Splnené, Nesplnené, Zrušené, Načas, Po termíne a Bez termínu. Obdobie vyberiete hore, napríklad tento mesiac. Úlohy sa počítajú podľa dátumu zadania. Kliknutím na riadok uvidíte úlohy daného zamestnanca.

  

• Opakované úlohyÚlohy, ktoré sa opakujú každý týždeň, nemusíte zadávať ručne. Tlačidlo Pravidlá auto-vytvárania otvorí pravidlá – pozri Automatické vytváranie úloh.

#Okrajové prípady a tipy

Úloha bez priradeného

Ak nevyberiete nikoho, úloha je Nepriradené. V aplikácii ju nevidí nikto.

Znovuotvorenie dokončenej úlohy

V tabuľke kliknite na krúžok pred názvom, alebo v detaile zmeňte Stav. Úloha sa vráti medzi otvorené.

Vymazanie úlohy

Krížik v riadku alebo kôš v detaile úlohu po potvrdení vymaže aj s prílohami. Späť ju vrátiť nejde.

Účet iba na čítanie

Roly Úlohy: Iba čítanie a Manažér: Iba čítanie okrem nastavení firmy vidia Tabuľku, Nástenku aj Prehľad, ale detail úlohy neotvoria.

Vypnutie modulu

Keď Úlohy v Doplnkových službách vypnete, zmizne menu vo webe aj karta v aplikácii.

Iné typy súborov

Word ani Excel k úlohe nepriložíte. Uložte ich ako PDF.

#Súvisiace

Webová aplikácia (administrátor)Mobilná aplikácia (zamestnanec)