Перетини відвідуваності та відсутності: перевірка | FreshQR
Відсутності та відпустки
Адміністратор (веб)

Перетини відвідуваності та відсутності: робота під час відпустки

Šimon Skotnický, засновник FreshQR Оновлено Час читання: 3 хв
На цій сторінці
  1. Коротка відповідь
  2. Навіщо це потрібно
  3. Кому підходить і кому ні
  4. Покрокова інструкція
  5. Інші способи
  6. Особливі випадки та поради
  7. Поширені запитання
  8. Пов’язані теми

Коротка відповідь

Вкладка Перетини відвідуваності та відсутності показує працівників, які сканували QR-код філії під час своєї затвердженої відсутності – наприклад, прийшли на дві години посеред відпустки. Оберіть рік і місяць, перегляньте рядки й виправте або відсутність, або сканування. Сама вкладка нічого не змінює, лише показує збіги.

  • Перед нарахуванням зарплати ви бачите всі дні, де одночасно записано роботу й відсутність.
  • Помилково внесену відпустку або забутий скан виправите до того, як звіт піде бухгалтеру.
  • Таблицю можна вивантажити в Excel і передати бухгалтеру разом зі звітами.

#Кому це підходить

Кому підходить

  • Кадровикам і адміністраторам, які щомісяця закривають облік робочого часу.
  • Компаніям, де люди часто приходять на кілька годин під час відпустки чи після лікаря.

Кому не підходить

  • Командам, які відсутності у FreshQR не ведуть.

#Покрокова інструкція

  1. Відкрийте вкладку перетинів.

    У меню Відсутності перейдіть на вкладку Перетини відвідуваності та відсутності. Її бачать усі, хто має доступ до відсутностей; у таблиці лише працівники, яких ви маєте право бачити. Значок (i) поруч із назвою вкладки нагадує, що враховано реальний час сканування і що деякі типи пропущено – які саме, описано нижче.

    Вкладка Перетини відвідуваності та відсутності у розділі Відсутності з підказкою
    Вкладка Перетини відвідуваності та відсутності

  2. Оберіть рік і місяць.

    Задайте Рік і Місяць. Перевірте, що обрано саме той місяць, який ви закриваєте. Поки збігів немає, таблиця показує Дані недоступні.

  3. Перегляньте рядки.

    Кожен рядок – це пара: сканування і відсутність одного працівника, які перетинаються в часі. Стовпці: Ім’я, Дата, реальний початок і завершення відвідуваності, Від і До відсутності та Код відсутності. Цілоденна відсутність триває до півночі, тому в стовпці До стоїть 00:00 наступного дня – це не дводенна відсутність.

    Таблиця Перетини відвідуваності та відсутності за жовтень: працівники, які сканували під час затвердженої відсутності
    Сканування під час затверджених відсутностей за місяць

  4. Виправте відсутність або сканування.

    Рядки не клікабельні. Якщо помилкова відсутність – знайдіть її на вкладці Відсутності, змініть дати або встановіть статус Скасовано (див. внесення відсутності). Якщо помилкове сканування – виправте його в Деталях сканування. Якщо обидва записи правильні (людина справді прийшла на дві години), нічого міняти не треба: у звітах відсутність автоматично скорочується на відпрацьований час і день не рахується двічі.

  5. Увімкніть лист на майбутнє.

    У Моя компанія › Сповіщення увімкніть правило Сканування відвідуваності під час затвердженої відсутності і виберіть одержувачів, наприклад Прямий керівник. Лист приходить протягом 30 хвилин після сканування, не частіше ніж раз на день для одного працівника. Детальніше в інструкції про email-сповіщення.

    Правило сповіщення Сканування відвідуваності під час затвердженої відсутності увімкнено, одержувач – Прямий керівник
    Лист, коли хтось сканує під час відсутності

#Інші способи

  • Експорт в ExcelКнопка Експорт в Excel над таблицею вивантажує всі рядки місяця.
  • Перевірки у звітахІнші проблеми перед закриттям місяця – пропущені скани чи незвичні години – показує вкладка Перевірки у Табличних звітах.

#Особливі випадки та поради

Які відсутності тут не з’являються
Лише затверджені. Пропущено типи з позначками Екстрений (чергування), Вважається роботою (віддалена робота, службова, відрядження) і Відгул – у ці дні працювати можна. Позначки налаштовуються в типах відсутностей.
Сканування на проєктах
Перетини порівнюють сканування у філіях; сканування на проєктах перевіряйте в Деталях сканування.
Відпустка, що почалася минулого місяця
Відсутність потрапляє в таблицю того місяця, у якому починається. Якщо відпустка почалася 28 жовтня, а працівник сканував 3 листопада, у листопаді цей збіг не відобразиться – подивіться жовтень.
Працівник ще на зміні
Рядки з працівником, який ще не відсканував вихід, перевіряйте після завершення його зміни.

#Поширені запитання

Чому тут немає дня віддаленої роботи?

Типи, що вважаються роботою, а також чергування й відгул пропущено навмисно.

Чи виправляє вкладка щось автоматично?

Ні, вона лише показує збіги. Звіти й так не рахують один і той самий час двічі – відсутність скорочується на відпрацьований час.

Хто бачить вкладку?

Усі, хто має доступ до меню Відсутності, у межах працівників, яких їхній обліковий запис бачить.

#Пов’язані теми

Вебзастосунок (адміністратор)Мобільний застосунок (працівник)